Ferramentas digitais podem ajudar na retenção de funcionários de linha de frente

Apesar das preocupações recentes sobre uma recessão que se aproxima, muitas empresas ainda lutam para gerenciar a escassez aguda de pessoal – particularmente aquelas que apoiam uma força de trabalho substancial da linha de frente nos setores de varejo, hospitalidade e transporte. Assim, a retenção de funcionários tornou-se uma prioridade.

Embora os trabalhadores mudem de emprego por vários motivos – salários mais altos, melhores oportunidades de carreira, mais flexibilidade no local de trabalho –, as empresas estão descobrindo que têm mais chances de manter os valiosos funcionários da linha de frente com ferramentas digitais.

“A tecnologia pode não apenas ajudar a dar voz aos trabalhadores da linha de frente, mas também ajudá-los a se sentirem mais valorizados, mais parte da equipe e mais eficazes”, disse Angela Ashenden, Analista Principal da CCS Insight. “Esse envolvimento pode reduzir a rotatividade de funcionários e aumentar a comunidade, bem como uma cultura corporativa reconhecível e atraente”.

Mais de um terço (37%) dos trabalhadores que se enquadram no grupo “deskless workforce” [“trabalhadores sem mesa”] estão pensando em deixar seus empregos nos próximos seis meses, de acordo com a pesquisa de julho do Boston Consulting Group com 7.000 funcionários de sete países e vários setores.

“As pessoas estão preocupadas com uma recessão, mas há muitos empregos abertos para preencher. E mesmo que você comece a cortar alguns empregos, você ainda quer [reter] os melhores trabalhadores, então 37% é bastante preocupante”, disse Debbie Lovich, Diretora Administrativa e Sócia Sênior do Boston Consulting Group.

A principal razão para considerar a saída foi a falta de progressão na carreira (41%), com as preocupações salariais em segundo lugar (30%). Outras razões incluem flexibilidade sobre horas de trabalho e localização (28%), equilíbrio entre vida profissional e pessoal (22%) e falta de prazer em sua função atual (15%).

Existem maneiras pelas quais as tecnologias no local de trabalho podem ajudar a resolver a maioria desses problemas, disse Lovich. A introdução de mercados de turnos poderia proporcionar maior flexibilidade, por exemplo, ou o microinstrumento poderia ser usado para aprimorar as habilidades dos trabalhadores e ajudar a avançar em suas carreiras. As ferramentas de reconhecimento de funcionários também podem ser usadas para destacar e recompensar o bom desempenho dos funcionários.

Mais opções de tecnologia para trabalhadores da linha de frente

A gama de produtos de software destinados a apoiar os trabalhadores da linha de frente cresceu nos últimos anos. O Microsoft Teams e o Workplace, da Meta, ambos projetados principalmente para uso por trabalhadores de escritório, foram adaptados ao fluxo de trabalho dos trabalhadores da linha de frente, por exemplo. E vários fornecedores menores que atendem às necessidades de comunicação de trabalhadores sem mesa, incluindo StaffBase, Beekeeper, Yoobic e WorkJam, surgiram.

Os recursos variam de mensagens instantâneas diretas a recursos de gerenciamento de tarefas, aprendizado e intranet que melhoram o fluxo de informações e criam uma conexão mais forte entre a matriz e os funcionários da linha de frente.

Há também uma variedade de ferramentas de RH e gestão de trabalho que buscam melhorar o gerenciamento da equipe da linha de frente, incluindo ferramentas de agendamento de turnos, integração e folha de pagamento. “Os aplicativos de RH também são uma ótima oportunidade para os funcionários da linha de frente, seja para atividades transacionais, como reservar folgas, ou para obter acesso a oportunidades de emprego em toda a empresa ou até mesmo acesso a benefícios de funcionários, como descontos”, disse Ashenden.

Para acessar esses aplicativos, os trabalhadores sem mesa geralmente precisam de um smartphone ou outro dispositivo móvel, e é mais provável que as empresas ofereçam essas ferramentas, especialmente após a pandemia de Covid-19.

Uma pesquisa do IDC descobriu que 42% dos trabalhadores que não trabalham em escritórios nos EUA são totalmente dependentes de dispositivos móveis, o que significa que não podem fazer fisicamente seu trabalho sem a ajuda de um dispositivo móvel.

“O trabalho na linha de frente geralmente é manual por natureza e/ou voltado para o cliente, então os primeiros casos de uso móvel para a linha de frente não pareciam uma prioridade”, disse Bryan Bassett, Gerente de Pesquisa do IDC, que cobre mobilidade corporativa. “Isso certamente mudou nos últimos dois anos, pois as empresas aprenderam que mobilizar os trabalhadores da linha de frente ajuda a torná-los mais eficazes e produtivos”.

Processos manuais e ferramentas inadequadas

Trabalhadores sem mesa representam a maior parte da força de trabalho global (o Gartner estima que existam 2,7 bilhões de trabalhadores na linha de frente – mais que o dobro do número de trabalhadores que trabalham atrás de uma mesa), mas muitas vezes são negligenciados quando se trata de investimentos em TI, em comparação com a equipe do escritório.

Isso oferece um forte contraste com a proliferação de ferramentas de produtividade entre os trabalhadores de escritório. “Está começando a mudar, mas ainda está muito atrasado, e acho que isso é um sintoma de trabalhadores sem mesa sendo negligenciados em todas as áreas”, Lovich. “A tecnologia está atrasada para essa população, porque tudo está atrasado para essa população”.

Trabalhadores sem mesa são mais propensos a depender principalmente de processos baseados em papel (15%), em comparação com “trabalhadores de mesa” (5%), de acordo com uma pesquisa Skedulo com 500 trabalhadores sem mesa e 500 trabalhadores baseados em mesa, nos Estados Unidos. O oposto também é verdadeiro: os trabalhadores que trabalham em mesa são mais propensos a depender fortemente de processos digitais (75%) para realizar seu trabalho, em comparação com seus colegas sem mesa (54%).

“Os funcionários querem ser desafiados em seu trabalho, não inserindo manualmente informações que não apenas ocupam uma quantidade significativa de tempo, mas também afastam o trabalho que eles realmente querem fazer”, disse Matt Fairhurst, CEO da Skedulo, que vende software de agendamento e produtividade para coordenar as tarefas do trabalhador móvel. Ele disse que o acesso a ferramentas digitais pode ajudar na retenção de funcionários, pois eles são liberados para se concentrar em “outras necessidades e desejos no local de trabalho”.

“Se essas ferramentas não estiverem acessíveis, eles simplesmente procurarão outra empresa que as use”, disse Fairhurst. “Se há uma maneira mais fácil de fazer um trabalho, por que não fazê-lo? Tornar as coisas mais difíceis por não modernizar só piorará a retenção”.

É importante atender às expectativas dos funcionários já acostumados às ferramentas digitais modernas, disse Fabrice Haiat, CEO da Yoobic, uma plataforma digital de local de trabalho voltada para funcionários de varejo e restaurantes. “A maior parte da força de trabalho no varejo são millennials. Eles não querem ler um documento no fundo da loja e preencher um papel; não é como as pessoas querem experimentar seu trabalho, então você precisa trazer novas ferramentas se quiser mantê-las”, disse ele.

Atender às necessidades de diferentes funções da linha de frente

Para que a tecnologia tenha efeito, é crucial implantar as ferramentas certas para o trabalho.

Muitas empresas confiam em ferramentas digitais que não são adequadas para o propósito, disse Haiat. “Quando começamos um projeto, 80% das vezes eles começam do zero ou estão usando WhatsApp, Excel e SharePoint”, disse ele. “Se você tem 1.000 lojas com 20.000 funcionários e tenta tê-los no WhatsApp, isso vai, imediatamente, ficar uma bagunça, sem nem considerar o risco para o negócio”.

No entanto, atender às necessidades de todos os trabalhadores pode ser mais complicado do que parece, devido à divergência no fluxo de trabalho dos diferentes trabalhos da linha de frente. “É um campo muito diversificado: caminhoneiros, trabalhadores de fábricas, trabalhadores de restaurantes, catadores de armazéns, trabalhadores de hospitais”, disse Lovich. “O truque com essas tecnologias é como você as encaixa no fluxo de trabalho”.

Esse é um problema que a Haiat reconhece e, inclusive, instruiu a abordagem da Yoobic no treinamento de funcionários, incorporando aprendizagem em seu aplicativo de comunicação e gerenciamento de tarefas. “Tem que fazer parte da jornada do funcionário”, disse ele. “Você nunca terá funcionários da linha de frente sentados atrás de um computador por duas horas e passando por um longo treinamento etc. Eles aprendem fazendo, então você precisa de trechos de conteúdo no fluxo de trabalho”.

Existem alguns pontos em comum importantes em todas as funções de trabalho, seja na linha de frente ou no escritório; qualquer funcionário pode se beneficiar de um melhor senso de conexão com o resto de sua organização, por exemplo.

“A chave é começar a quebrar as barreiras entre os trabalhadores de escritório e os trabalhadores da linha de frente, permitindo que o diálogo e a comunidade abranjam todo o negócio”, disse Ashenden. “Embora os trabalhadores da linha de frente possam ter necessidades diferentes de ferramentas operacionais, há uma necessidade uniforme de comunicação, independentemente do tipo de trabalhador”.