Retorno aos escritórios avança, enquanto produtividade de trabalhadores diminui

Quando Bill Mandara era um jovem arquiteto, há décadas, ele perseguia designers seniores pelos escritórios para absorver conhecimento e aprender sobre a profissão.

“Na arquitetura, e imagino que em muitas outras indústrias, o que é especialmente importante é a mentoria”, disse Mandara, que agora é CEO da Mancini Duffy, uma empresa de arquitetura e design de interiores sediada em Manhattan e com cerca de 90 funcionários.

Segundo Mandara, mentoria, a colaboração e a produtividade sofrem em configurações de trabalho remoto. Por isso, ele começou a pedir que seus funcionários retornassem ao escritório, assim que Manhattan permitisse, durante a pandemia de Covid-19 – em junho de 2020.

“Eu não trabalho em casa de jeito nenhum. Gosto de estar perto de pessoas”, disse Mandara. “Parte do meu trabalho é estar presente e ser um recurso para as pessoas. Se eu estiver sentado em meu escritório, em casa, com meu cachorro, meu cachorro vai gostar, mas basicamente só ele.”

Ao longo do último ano, ficou claro que cada vez mais líderes da indústria concordam com Mandara – e eles estão exigindo que os funcionários voltem aos escritórios, em média, três dias por semana.

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De acordo com a Kastle Systems, fornecedora de tecnologia de segurança com chaveiros eletrônicos que está em mais de 2.600 edifícios em 47 estados dps Estados Unidos, a taxa média de ocupação de 10 cidades do chamado Back to Work Barometer, feito pela empresa, foi de 49,2% na semana passada. Embora tenha havido uma leve queda em relação à semana anterior, quando a ocupação estava em 50,2%, a taxa está próxima ao seu registro mais alto desde março de 2020. Além disso, todas as cidades no Back to Work Barometer registraram aumentos nas taxas de ocupação neste ano. O barômetro inclui cidades como Chicago, a região metropolitana de Nova Iorque, região metropolitana de Dalas, Los Angeles e São Francisco.

As reservas de mesas de escritório também cresceram 20% entre janeiro e junho deste ano, de acordo com a Robin Powered, fornecedora de software de agendamento de escritórios. Empresas imobiliárias, empresas de serviços financeiros e instituições educacionais lideraram o movimento para políticas de retorno aos escritórios, de acordo com a Robin.

Cada vez mais, executivos estão identificando no trabalho remoto uma possível parcela de culpa pela produtividade em queda.

Nos últimos dois anos, a produtividade diminuiu 1,9%, de acordo com o Bureau of Labor Statistics (BLS), dos Estados Unidos, o que configura “a maior queda bienal em mais de 75 anos de dados registrados”.

Estudos mostraram que a maioria dos chefes acredita que o trabalho remoto prejudica a produtividade dos trabalhadores. Uma pesquisa com 20.000 pessoas em 11 países realizada pela Microsoft na primavera norte-americana constatou que 85% dos líderes empresariais acreditam que a transição para o trabalho híbrido tornou mais difícil ter confiança de que os funcionários estão sendo produtivos.

A mudança na produtividade é um contraste marcante em relação ao período da pandemia, quando ela aumentou. Entre o segundo trimestre de 2020 e o segundo trimestre de 2021, a produtividade do trabalho aumentou 1,8%, em comparação com um aumento médio anual de 1,4%, entre 2005 a 2019.

No primeiro trimestre de 2023, a produtividade do trabalho caiu 2,1% nos EUA, mesmo com o aumento de 2,6% no número de horas trabalhadas, de acordo com o Bureau of Labor Statistics (BLS).

Os índices mais altos de trabalho remoto estão na América do Norte e na Europa Setentrional, com níveis mais baixos na Europa Meridional e ainda menores na Ásia – especialmente em países em desenvolvimento, de acordo com um estudo do Instituto de Pesquisa de Política Econômica da Universidade Stanford (SIEPR), divulgado em julho.

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“Os Estados Unidos têm ficado para trás em relação ao resto do mundo no retorno ao escritório, e é por isso que você viu esse aumento nas reservas, porque os EUA têm um caminho maior a percorrer. Vemos isso em nossos dados”, disse o CEO da Robin, Micah Remley.

Em maio de 2020, em média, mais de 60% dos dias foram trabalhados em casa, de acordo com o SIEPR. Em seguida, à medida que a pandemia recuou, os níveis de trabalho remoto diminuíram: no norte-americano, eles pareciam estar convergindo para cerca de 25% dos dias. “No final das contas, a pandemia aumentou a parcela de dias trabalhados em casa, que foi de cerca de 5%, em 2019, para 25%, em 2023. Um aumento de cinco vezes”, concluiu o estudo do SIEPR.

Quando se trata de localização, o estudo do SIEPR dividiu os trabalhadores dos Estados Unidos em três grupos: totalmente presencial, híbrido e totalmente remoto. Seis em cada 10 funcionários dos Estados Unidos trabalham completamente em escritórios ou presencialmente – e eles também são os funcionários com menor salário, geralmente atuando no varejo, serviços de alimentação, hospedagem, viagens, limpeza, segurança e outros empregos presenciais que são difíceis de se fazer remotamente.

Os funcionários híbridos, que trabalham em casa parte do tempo, são o grupo mais bem pago, em média, e representam quase 30% dos funcionários. O último grupo, funcionários totalmente remotos, representa apenas 10% da força de trabalho e geralmente atua em funções de suporte, como folha de pagamento, benefícios, recursos humanos, centrais de atendimento e alguns empregos de programação; eles ganham menos do que um trabalhador híbrido típico.

Um decreto e uma reação mista

A reação foi mista quando Mandara exigiu que todos os 90 funcionários de sua empresa retornassem a um dos três escritórios – sendo dois em Nova Jersey e a sede, em Manhattan.

“Algumas pessoas não ficaram muito animadas com isso”, disse Mandara. “Dentro de duas semanas, todo mundo estava bem com isso. Sempre haverá algumas pessoas que não se importam com isso e que gostariam de continuar com o trabalho remoto, e sempre fomos uma empresa flexível. Sempre fizemos acomodações para as pessoas e houve algumas pessoas para as quais fizemos acomodações. Na maioria das vezes, funcionou bem”.

As políticas de Mandara foram regimentadas desde o início: estar no escritório três dias por semana, com os dias exatos variando de acordo com a equipe. Mas um dos dias tinha que ser uma segunda-feira ou uma sexta-feira. “Segundas-feiras são bem movimentadas”, admitiu Mandara.

Mandara reconheceu que nem toda organização precisa de diretrizes tão rígidas. Mas, em organizações maiores, elas podem reduzir a necessidade de monitorar a atividade dos funcionários. “Você não quer ficar monitorando as pessoas e, especialmente, não quer criar regras amplas para algumas pessoas estão abusando do sistema”, disse ele. “Você não quer ter que ditar para pessoas que estão fazendo a coisa certa, e fazendo bem, por causa de algumas pessoas que estão abusando do sistema”.

“Se você simplesmente diz que todos podem vir quando quiserem, é da natureza humana que algumas pessoas não vão querer vir”, acrescentou Mandara.

Estudos têm mostrado que, em particular, trabalhadores remotos mais jovens desenvolvem habilidades em um ritmo mais lento do que seus colegas no escritório. Esses mesmos estudos mostram que a inovação tem ficado para trás em configurações remotas, e o engajamento dos funcionários diminuiu drasticamente, afetando tanto a produtividade quanto a retenção, de acordo com a Kastle Systems.

Em outras palavras, os ganhos marginais de eficiência do trabalho remoto são ofuscados pela diminuição da capacidade de desenvolver capital humano.

Medidas obrigatórias nem sempre são a melhor tática

“Os chefes querem que os funcionários voltem ao escritório; os funcionários querem flexibilidade”, disse Peter Miscovich, diretor-gerente da Jones Lang LaSalle IP (JLL), empresa global de investimento e gestão imobiliária que acompanha as tendências de trabalho remoto.

Mas as atuais políticas de retorno aos escritórios nem sempre têm sido eficazes e correm o risco de afastar os funcionários, de acordo com Miscovich. “Dadas as atuais taxas de desemprego baixas – especialmente nos campos de tecnologia – o talento está em posição de vantagem e continuará a estar nos próximos 10 a 15 anos”, disse.

Enquanto algumas empresas chamaram a atenção por táticas duras para fazer com que os funcionários voltem aos escritórios, outras estão tendo sucesso e obtendo aceitação com políticas híbridas estruturadas de trabalho.

Globalmente, e nos Estados Unidos, as organizações passaram de políticas híbridas ad hoc, em que os funcionários podiam escolher os dias no escritório, para cronogramas estruturados, de acordo com Remley. Em média, os trabalhadores são obrigados a estar no escritório 2,6 dias por semana, sendo terça, quarta e quinta-feira os dias mais populares para estar no escritório.

“Na maioria das vezes, as pessoas dirão que as sextas-feiras são pouco movimentadas, a menos que você tenha um papel direto voltado para o cliente que exija que você esteja no escritório cinco dias por semana”, disse ele. “Cinco dias por semana no escritório já não é comum. O novo horário integral no escritório é de quatro dias”.

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No segundo trimestre de 2023, quase um terço dos funcionários tinham um cronograma fixo no escritório, um aumento de 8% em comparação ao primeiro trimestre. Para empresas que têm uma estratégia formal de trabalho híbrido, 91% dos funcionários estavam no escritório de dois a três dias por semana.

Não são apenas os trabalhadores; os visitantes também estão aumentando. As visitas de convidados, ou seja, o número de reuniões com clientes externos ao escritório, aumentaram 147% de janeiro a junho deste ano, de acordo com os dados da Robin Powered. “É a ideia de trabalhar pessoalmente com colegas, mas também trabalhar pessoalmente com clientes”, disse Remley. “Isso está voltando de forma significativa. Isso atrai mais pessoas aos escritórios em dias específicos da semana”.

Novas políticas de trabalho presencial ganham espaço

A tecnologia continua enfrentando as mudanças mais agudas nas políticas de trabalho remoto, de acordo com um relatório da JLL. Após os mandatos anunciados pela Meta Platforms e pela Lyft, no início deste ano, as 10 maiores empresas inquilinas de tecnologia nos Estados Unidos agora têm alguma forma de política híbrida concreta afetando a maioria de seus funcionários.

Mas tais políticas não se limitaram à indústria de tecnologia – seguradoras proeminentes, escritórios de advocacia, bancos e empresas de telecomunicações também as introduziram. No segundo trimestre, por exemplo, a AT&T e a empresa de investimentos Blackrock anunciaram requisitos de presença mais rigorosos. A Blackrock aumentou sua política presencial de três para quatro dias.

Dena Prastos, CEO da Indigo River, uma empresa de design arquitetônico e gerenciamento de projetos sediada em Nova Iorque com 20 funcionários, disse que os projetos frequentemente requerem muita colaboração entre diferentes equipes, como arquitetos, engenheiros e empreiteiros.

“Essa colaboração pode ser difícil de ser feita efetivamente por videochamada ou outras ferramentas de comunicação remota”, disse ela por e-mail ao Computerworld. “A colaboração presencial permite que os membros da equipe pensem juntos em ideias, compartilhem modelos e desenhos físicos e resolvam conflitos com mais facilidade”.

O trabalho presencial também pode promover a inovação e a resolução de problemas, pois permite que os membros da equipe interajam de forma mais informal e espontânea, resultando em novas ideias e soluções que podem não ser possíveis se todos estiverem trabalhando remotamente.

Segundo Prastos, o treinamento e a integração presenciais também são mais eficazes do que o treinamento remoto, “porque permitem que os novos membros da equipe aprendam com colegas experientes e façam perguntas pessoalmente”.

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O debate em torno do trabalho remoto se transformou em quantos dias os funcionários devem estar no escritório para aumentar a produtividade por meio de supervisão, colaboração e camaradagem, mas não há uma resposta única que sirva para todos. Empresas como a Airbnb relatam enormes benefícios com as práticas de trabalho totalmente remoto, enquanto outras, como o Google e a Meta, estão exigindo que os funcionários passem mais tempo no escritório.

“Certamente, estamos vendo políticas de escritório mudando. As pessoas realmente se afastaram de horários de trabalho ad hoc“, disse Remley.

A outra mudança? As pessoas são criaturas de hábito, então mesmo que uma empresa determine quais dias um funcionário deve estar no escritório, os funcionários se estabelecerão em rotinas consistentes.

Prastos optou por não implementar uma rígida política de trabalho híbrido especificando quais dias os funcionários devem estar no escritório. Em vez disso, ela solicitou feedback dos funcionários sobre quais dias funcionam para eles e como o ambiente de escritório deve ser. Essa política, segundo ela, cria uma cultura de confiança.

“Às vezes, isso significa dar aos funcionários a liberdade de trabalhar de onde quiserem, desde que estejam realizando seu trabalho. Isso pode ajudar a aumentar a moral e a produtividade dos funcionários”, disse ela. “Em última análise, descobrimos que a melhor maneira de trazer os funcionários de volta ao escritório é encontrar uma solução que funcione tanto para a empresa quanto para os funcionários. Ao oferecer um ambiente de trabalho flexível e progressivo, conseguimos incentivar os funcionários a voltar ao escritório e serem mais produtivos”.

Mandara, o proprietário da empresa de arquitetura, admite que o deslocamento para o trabalho é um incômodo, mas os benefícios de estar pessoalmente superam isso.

“Sim, algumas pessoas não gostam”, disse ele. “Eu moro em uma área suburbana de Nova Jersey, e há dias em que é uma rápida viagem de 45 minutos e há dias, como ontem, em que fiquei no carro por três horas. Isso é o que todos nós aceitamos quando decidimos trabalhar na cidade grande”.

Ele também acredita em olhar para as políticas de retorno ao trabalho como “um copo meio cheio”.

“Se alguém me dissesse há 10 anos que haveria um momento em que eu poderia trabalhar em casa dois dias por semana sem ter que lidar com o deslocamento, eu teria ficado extasiado”.

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