Tecnologia de colaboração evolui para o futuro pós-Covid

Embora muitas organizações já estivessem planejando ou implementando estratégias de transformação digital quando a Covid-19 chegou, a pandemia levou essas empresas a acelerar seus esforços. À medida que o trabalho em casa se tornou a regra, não a exceção, as empresas correram para implantar ferramentas de colaboração para que os funcionários pudessem trabalhar juntos e permanecer produtivos em locais diferentes.

Agora, com o retorno ao escritório e o trabalho híbrido aumentando, as empresas precisam considerar como será a colaboração no mundo “pós-pandemia”.

No local de trabalho híbrido, as organizações estão tentando descobrir o equilíbrio certo entre dar aos funcionários remotos a flexibilidade de que precisam para serem produtivos e garantir que a tecnologia também atenda às necessidades dos trabalhadores no escritório, disse Megha Kumar, Vice-Presidente de Pesquisa de Software e Serviços de Nuvem do IDC. “Então, quando se trata de ferramentas de colaboração, as organizações estão percebendo que precisam implementar políticas em termos de como os funcionários se envolverão de forma eficaz”, disse ela.

As empresas precisam garantir que, independentemente de onde os funcionários estejam localizados ou quais dispositivos estejam usando, eles tenham acesso às informações certas no momento certo, disse Kumar. E os fornecedores de ferramentas de colaboração estão tentando expandir e melhorar os recursos de seus produtos para atender às necessidades dessas organizações. Esses fornecedores precisam garantir que os funcionários de seus clientes possam ter as mesmas experiências usando suas ferramentas de colaboração em qualquer dispositivo, disse ela.

Trabalho híbrido + colaboração = tensão

Há uma tensão em torno da colaboração quando se trata de trabalho híbrido, disse Adam Preset, Analista Vice-Presidente de Tecnologias de Experiência do Funcionário do Gartner. O que as organizações aprenderam é que a tecnologia que funciona quando as pessoas estão totalmente remotas precisa ser modificada ou alterada quando alguns funcionários estão no escritório e outros estão trabalhando fora do escritório.

As reuniões híbridas são um ótimo exemplo. Plataformas de videoconferência como Zoom, WebEx e Microsoft Teams funcionam bem se todos estiverem remotos e todos aparecerem no mesmo tamanho de retângulo em uma tela – isso coloca todos em pé de igualdade. As empresas desenvolveram práticas recomendadas e de etiqueta para garantir que todos possam participar, como incentivar as pessoas a inserir novas ideias por meio da função de bate-papo, disse Preset.

Mas uma vez que a reunião totalmente remota se torna uma reunião híbrida, as organizações voltam à dinâmica pré-pandemia, exceto que agora apenas alguns trabalhadores estão na sala de reuniões, enquanto muitos outros estão trabalhando remotamente, disse ele.
“O anfitrião que pode estar realizando a reunião no escritório precisa de tecnologia que permita ver todos que estão remotos o mais próximo possível do tamanho real”, disse Preset. Um anfitrião de reunião no escritório também deve ser capaz de ver o conteúdo e as pessoas que estão participando, ouvir todos e observar os outros sinais digitais que as pessoas remotas estão transmitindo, disse ele.

“Isso pode significar que se eles estão levantando as mãos, eles estão usando a ferramenta de levantar as mãos?”, disse Preset. “Se alguém digitar algo no bate-papo, existe uma maneira de o anfitrião da reunião na sala ver isso na tela grande ou receber uma pequena notificação de que uma conversa está acontecendo ao lado durante uma reunião? E assim por diante”.

Novos recursos no software de videoconferência podem ajudar a tornar a experiência de reunião mais igual para todos. A Smart Gallery do Zoom, por exemplo, usa inteligência artificial para criar um feed individual de cada participante na sala de reunião para que participantes remotos possam ver seus movimentos e expressões faciais com mais clareza.

E o hardware atual da sala de reuniões, como a câmera MeetUp da Logitech, oferece recursos “hybrid-friendly”, como a capacidade de encontrar e enquadrar automaticamente cada participante na sala, ajustes de nível de som para vozes mais altas e mais suaves e outros aprimoramentos para criar uma experiência melhor para participantes remotos.

Esses tipos de modificações de tecnologia de reunião são necessários para que o trabalho híbrido seja bem-sucedido a longo prazo.

Novas ferramentas para novos tempos

As organizações também precisam implementar tecnologia que permita a colaboração com trabalhadores “sem mesa” ou “linha de frente”, como técnicos em campo, motoristas de caminhão, trabalhadores de armazém, funcionários de varejo e equipe médica, para que se sintam conectados, disse Josh Bersin, fundador e CEO da The Josh Bersin Company, uma empresa de consultoria de recursos humanos.

Trabalhadores sem mesa geralmente são cortados da intranet da empresa, bem como chamadas em conferência e sessões de treinamento que ajudam os membros da equipe a permanecerem conectados. Esses trabalhadores podem não ter tempo para participar de uma reunião ou podem não conseguir interromper seu trabalho para encontrar computadores de mesa executando o software de colaboração mais recente. Em vez disso, eles normalmente usam seus próprios dispositivos móveis e aplicativos, que não são muito seguros, para se manterem conectados.

Consequentemente, as empresas precisam se concentrar em melhorar a capacidade dos funcionários sem mesa de colaborar com colegas de trabalho, independentemente de onde estejam localizados. Uma maneira de as empresas fazerem isso é implementando aplicativos sem mesa, disse Bersin.

“Sua empresa pode não querer que seu telefone pessoal seja seu sistema educacional porque não é muito seguro”, disse Bersin. “Mas agora existem aplicativos [seguros], como o WorkJam, projetados para comunicações de ponta a ponta com pessoas que não têm computadores. E os grandes fornecedores estão tentando descobrir como construir [essas aplicações] também”. A Microsoft, por exemplo, adicionou uma série de recursos destinados aos trabalhadores da linha de frente ao seu aplicativo móvel Teams nos últimos anos.

Procurando aumentar o envolvimento entre todos os tipos de funcionários, o fornecedor também lançou recentemente um novo aplicativo social no local de trabalho em sua plataforma de experiência do funcionário Microsoft Viva, chamada Viva Engage, uma espécie de rede social para a empresa, disse Bersin. O aplicativo está disponível como um complemento para o Microsoft Teams, que a empresa está posicionando como um hub de colaboração e comunicação.

O Viva Engage, construído com base no Yammer, a ferramenta de rede social anterior da Microsoft, permite que os funcionários de uma organização se conectem uns com os outros e também com os líderes da empresa “para encontrar respostas para perguntas, compartilhar sua história única e encontrar pertencimento em trabalho”, de acordo com a Microsoft. O objetivo do Viva Engage é ajudar os colaboradores a se sentirem mais incluídos no ambiente de trabalho híbrido.

Outras ferramentas que estão surgindo para aumentar a comunidade entre os trabalhadores em diferentes locais incluem aplicativos de bebedouros virtuais, plataformas de aprendizado on-line e ferramentas de mensagens de vídeo assíncronas. E vários fornecedores líderes de tecnologia, incluindo Cisco, Meta e Microsoft, estão explorando o uso de ambientes virtuais para reuniões e outros eventos.

“Acabei de conversar com as equipes de produto da Microsoft e seus planos são impressionantes”, disse Bersin. “O Microsoft Mesh for Teams, que será lançado em meados do próximo ano, permitirá que você substitua sua presença de vídeo por um avatar, crie salas virtuais e implemente espaços 3D no Teams. Imagine uma feira comercial, uma conferência de aprendizado ou uma experiência de integração em 3D, tudo baseado em equipes. Eu tenho que acreditar que haverá um tsunami de interesse nesta tecnologia”.