9 boas práticas para iniciar o onboarding de novos funcionários durante a quarentena

O período de quarentena não impediu que as empresas continuem com a maioria dos processos corporativos – entre eles, a contratação. Apesar de algumas companhias já adotarem o regime de trabalho remoto para profissões específicas, é a primeira vez que esse tipo de processo é realizado em grande escala. 

E o que pode ser feito para facilitar o início dos trabalhos de novos colaboradores? Abaixo, apresentamos algumas práticas que executivos compartilharam com o Business Insider sobre o que seus negócios têm feito para adaptar os novos colaboradores.  

1) Escolha a hora certa – ou quando houver maior disponibilidade 

Não é incomum que as novas contratações aconteçam no meio de um projeto, quando o contato com a equipe é presencial. Mas o momento atual pede uma nova abordagem. Segundo Yaprak DeCarmine, CEO da Game Jolt, exige uma nova dinâmica. 

“No passado, as pessoas começaram no meio de projetos importantes, o que realmente prejudicou a qualidade do treinamento”, alertou ela. “Aprendi a escolher com cuidado as datas de início nas semanas em que posso estar de prontidão para o que eles precisarem, sempre que precisarem.” 

2) Comece o processo de onboarding bem antes do primeiro dia de trabalho 

Cofundadora e COO da Wethos, uma empresa totalmente remota com 21 funcionários e uma rede de mais de 4.000 freelancers, Claire Humphreys observou que o processo de integração de sua empresa começa muito antes de um funcionário começar a trabalhar de forma remota 

 “Queremos garantir que eles se juntem à equipe em pé de igualdade, com uma base sólida que foi intencionalmente construída para configurá-los para um começo fortalecido com nossa empresa”, ela compartilhou. 

3) Alinhe com sua equipe como fazer a recepção do novo colaborador 

“Com uma equipe remota, o primeiro dia [da nova pessoa] pode parecer como abrir o computador e não fazer ideia do que acontece a seguir. Nós fornecemos estrutura pré-agendando reuniões para fornecer alguns marcos tangíveis para as primeiras semanas”, explicou Humphreys.  

Essas reuniões incluem um bate-papo com o líder de operações / RH, um check-in com o CEO ou COO sobre o estado da empresa, oportunidades de “shadowing” [quando um funcionário passa o dia conhecendo o trabalho de outro] com outros departamentos e uma sessão de planejamento de 30/60/90 dias com seu supervisor direto. 

4) Pense em como a tecnologia pode ajudar nas integrações em massa 

“Quando tivemos um afluxo de seis funcionários remotos ao mesmo tempo no ano passado e sabíamos que mais estavam por vir, tomamos um tempo para formalizar qual deveria ser a integração”, acrescentou Yulia Eskin, que liderou uma equipe de mais de 20 pessoas anteriormente. 

Ela criou um cronograma de integração, atribuiu-o a um treinador na equipe, gravou tudo e o salvou no Confluence, a base de conhecimento interna da empresa. 

5) Ajude as novas pessoas a saber quem é quem 

Embora conhecer uma equipe totalmente nova de fato leve um tempo mesmo quando se trabalha presencialmente, não conhecer pessoas pessoalmente pode adicionar um novo desafio. 

“Todo novo contratado provavelmente está se perguntando: ‘Quem são todas essas pessoas nesta ligação e quais são seus papéis?'”, observou Humphreys.

“[Criar] um baralho que descreve cada membro da equipe, suas responsabilidades e como a equipe funciona e opera toda semana ajudará a aliviar o ‘não sei o que está acontecendo!’ ansiedade.” 

Shanna Tellerman, CEO e fundadora da Modsy, que tem 100 funcionários, todos atualmente trabalhando virtualmente, concordaram. 

“Uma dica realmente útil é garantir que cada funcionário envie uma foto e tenha sua função declarada no perfil do Slack”, disse ela. “Os gerentes também devem identificar pessoas-chave em toda a empresa e criar proativamente os novos contratados nas primeiras duas semanas. Ajude-os a entender rapidamente com quem trabalharão e com as pessoas-chave com quem irão interagir. regularmente.” 

6) Facilite a colaboração 

Além de apresentar os membros da equipe, os gerentes devem dar o passo extra de facilitar o trabalho compartilhado. Parte do processo da DeCarmine é atribuir contatos de acesso para cada novo funcionário, para que eles sempre tenham alguém a quem recorrer. 

“Além de ter uma pessoa principal para procurar orientação e perguntas, aprendi que é importante designar uma pessoa secundária também”, ela aconselhou. “Não saber quem pode ajudá-lo e quem você pode interromper é um sentimento terrível e solitário que é amplificado quando você está trabalhando em casa.” 

Eskin gosta de usar a abordagem de emparelhar pessoas em tarefas ou projetos de trabalho específicos. “Especialmente no início, eu os combinava com uma tarefa ou com alguns dos engenheiros mais experientes da equipe. Dessa forma, eles desenvolvem relacionamentos com todos”, disse ela. 

Job van der Voort, CEO da Remote, que dirige uma equipe remota de 20 pessoas, também observou que os gerentes devem certificar-se de construir pontes fora da equipe em que o novo funcionário está, sejam vendas, engenharia ou marketing. 

“Para uma organização remota, ‘polinização cruzada’ desse tipo não acontece acidentalmente … você precisa forçá-la de alguma forma”, disse ele. Ele recomendou chamadas para toda a equipe (se a equipe não for muito grande) ou reuniu uma seleção aleatória de pessoas fora do seu grupo. 

Iggy Moliver, chefe de produto e estratégia da Remedy Point Solutions, que possui 38 funcionários – 75% dos quais eram remotos antes do COVID – observou que, para funcionários remotos, há uma tendência a ser orientado a tarefas e trabalhar em silos. 

“Você pode ouvir coisas como ‘Eu fiz minha parte’ ou ‘Isso não é responsabilidade minha'”, alertou. “É fácil esquecer de ser caloroso e empático quando você realmente não vê seu colega lutando com um problema ou passando por um momento difícil. Você pode perder o lado humano de ser companheiro de equipe”. 

7) Incorpore atividades sociais 

Assim como o escritório não é só negócios o tempo todo, o local de trabalho remoto também não deveria ser um momento só para assuntos profissionais. “Tentamos aprender sobre a vida um do outro fora do trabalho e passamos o tempo em cada chamada apenas conversando, como você faria com a máquina de café”, disse Moliver. 

Assim como você agendaria almoços de equipe ou datas de café para uma nova contratação, tente criar uma interação social virtualmente. 

 “Trabalhar sozinho e longe da sua equipe fica solitário, então você deve criar uma cultura da empresa por meio de ferramentas virtuais como Slack e Zoom”, ofereceu DeCarmine. “Ter um canal ‘geral’ ou ‘aleatório’ é uma ótima maneira de criar uma atmosfera de equipe, como um refrigerador de água virtual faria no mundo físico”. 

Tellerman compartilhou hábitos semelhantes na Modsy. “Cada equipe tem seu próprio canal Slack, mas também temos um número enorme de canais para vários interesses, que variam de música a livros e cães”, disse ela. “Ao longo do ano, organizamos semanas de espírito corporativo sobre o Slack, onde fazemos uma pergunta temática todos os dias da semana e as pessoas postam fotos e histórias pessoais”. 

Van der Voort acrescentou que ele tem novos contratados que fazem uma “ligação para o café” com todos da equipe – uma ligação de 15 a 30 minutos apenas para conhecer todos que estão fora do trabalho – e os funcionários têm atividades fora do trabalho, como reproduzir vídeos jogos juntos ou realizando sessões de Dungeons e Dragons com zoom. 

8) Mantenha contato de forma periódica  

Quase todos os entrevistados enfatizaram a necessidade de pontos de contato regulares com novos contratados. Tellerman recomendou semanalmente por pelo menos 45 minutos.  

“Sempre que possível, faça isso com a câmera ligada”, explicou ela. “O seu tempo com seu funcionário remoto deve ser gasto construindo confiança, criando relacionamento pessoal e, especialmente, observando a linguagem corporal deles para ler nas entrelinhas como eles podem estar se sentindo”. 

Nos primeiros dias de um novo contratado, a Humphreys recomendava check-ins ainda mais frequentes. “Coloque uma base de toque diária em seu calendário para preencher o vazio do balanço diário em sua mesa”, ela recomendou. 

 Mas não assuma que esses primeiros encontros são suficientes. Moliver observou que um mês após a posse do novo funcionário, um líder lidera uma entrevista cultural para entender a percepção da empresa sobre a empresa e suas práticas. 

 “Isso oferece uma oportunidade para avaliar nossa cultura e, claro, corrigir quaisquer problemas”, disse ele. “Verifique frequentemente o feedback para garantir que a percepção do funcionário corresponda ao que você está tentando se comunicar”. 

9) Seja paciente com o processo virtual 

Humphreys observou que os gerentes devem esperar uma ou duas semanas extras de integração em um ambiente remoto. Com o tempo, ela ajustou seu processo para refletir isso. 

“A certa altura, estávamos tentando uma integração diária de uma semana para cada departamento, o que no final deixou o novo contratado mais confuso no final da semana do que quando eles começaram”, lembrou ela.

“Tire a pressão deles para aprender tudo e preencher seus dias com reuniões da empresa, onde eles podem se sentar e ser uma esponja de como todos operam – como se estivessem em um escritório ouvindo outras equipes falarem sobre seus projetos e colaborarem”. 

Eskin também encorajou os gerentes a se comunicarem demais e repetirem as coisas quantas vezes forem necessárias. “Nem todo mundo tem uma ótima memória ou é muito focado e pode reter informações imediatamente. Não fique chateado se as pessoas esquecerem algo que você explicou. Seja paciente!” ela disse. 

E acrescentou Peer: “A experiência de integração remota sempre será mais complicada do que uma experiência de integração no escritório, mas isso não significa que não funcione bem”. 

O conselho mais importante dela? “Pense em todos os detalhes. Seja rigoroso durante o processo de planejamento. Seja preciso e disciplinado. Ser hiperorganizado ajudará todos os envolvidos a ter uma ótima experiência”, disse ela.