6 perguntas-chave do conselho que os CIOs devem estar preparados para responder

Diretores de conselho, como Jean Holley, podem ser o melhor amigo ou o pior pesadelo de um CIO. Ela própria ex-CIO, Holley sempre entra em contato com o CIO antes das reuniões do conselho para oferecer recomendações sobre como lidar com perguntas inevitáveis. “É incrível quantas vezes eles não me aceitam”, diz Holley.

Esses CIOs, especialmente os novos na função, muitas vezes parecem excessivamente técnicos, sem contato com os negócios ou, pior, sem profundidade na posição, diz ela. Em três conselhos diferentes, os diretores perguntaram a Holley se a empresa escolheu o CIO certo, e três vezes ela respondeu que não. Não seja esse CIO.

Os CIOs têm mais influência do que nunca na sala de reuniões. O CEO e o conselho podem dirigir o navio, mas estão contando com o radar do CIO para ver o que está por vir. A preparação é fundamental e pode construir ou quebrar o relacionamento. Prepare-se para essas perguntas.

Primeiro, conheça seu público

Antes de se reunir com o conselho pela primeira vez, é importante pesquisar o histórico de cada membro do conselho e dos outros conselhos em que estão, diz Gary Cantrell, ex-CIO e Vice-Presidente Sênior de TI da empresa de manufatura Jabil, que se reúne com seu conselho trimestralmente.

“A maioria dos membros do conselho não é profundamente versada em TI, mas eles sabem o que é importante lendo as notícias ou com o que aprenderam com outros conselhos em que participam”, diz Cantrell. “Se você seguir essas empresas em seu feed e ler sobre um incidente antes de chegar à frente do conselho, poderá responder a perguntas com bastante facilidade. Se não, você tem que dançar à medida que avança”.

1. ‘Somos vulneráveis às ameaças cibernéticas atuais?’

A segurança cibernética continua sendo uma das principais preocupações do conselho, especialmente devido à guerra na Ucrânia e à agitação global em andamento. Os CIOs devem sempre se preparar para essa pergunta carregada sem dar previsões apocalípticas ou parecer excessivamente confiantes.

“Prepare-se para questões cibernéticas no contexto de risco”, diz Jay Ferro, Diretor de Informações e Tecnologia da Clario. “Explique que a probabilidade de um risco X acontecer é muito baixa, mas o impacto pode ser alto, então aqui está o que estamos fazendo para mitigá-lo”, diz Ferro. “Tenha uma conversa sobre onde você não está tão seguro também, mas siga imediatamente com como você está melhorando, qual é o seu plano e como eles podem contar com sua responsabilidade para melhorar”.

Aqui, os CIOs podem ajudar o conselho a ver melhorias reutilizando e atualizando gráficos e tabelas de desempenho que foram apresentadas em reuniões anteriores do conselho, para que os diretores possam ver o progresso, acrescenta ele.

A vulnerabilidade não é a única questão cibernética que os CIOs devem estar preparados para abordar. Ferro diz que muitas vezes foi questionado com a pergunta: “Estamos gastando o suficiente em segurança cibernética?”

“Você sempre quer gastar mais, mas seu CEO está na sala e você precisa ter muito cuidado com sua resposta”, diz Ferro. “Você não quer jogar seu CEO debaixo do ônibus”.

Por outro lado, o clima econômico atual leva alguns conselhos a perguntarem: “Você pode fazer isso mais barato?”, diz Alexander Lowry, apresentador do podcast “Boardroom Bound”. Normalmente, a resposta é não, se a empresa quiser permanecer bem defendida ou precisar reter talentos, diz ele. “Tempo, custo e qualidade formam o triângulo do equilíbrio”, acrescenta, e os CIOs devem explicar a importância dos três fatores.

Os diretores que fazem parte de vários conselhos também podem perguntar sobre a cadeia de comando de segurança da organização, diz Holley. Por causa disso, os CIOs são frequentemente questionados: “O CISO deve se reportar ao CIO ou a outra pessoa?”

“Cerca de 90% dos CIOs dirão sim, eu quero”, diz Holley. “Mas se você é uma empresa baseada em tecnologia e desenvolve tecnologia para viver ou talvez no espaço de segurança, não deveria estar sob o comando do CIO. O conselho prefere os freios e contrapesos de dois líderes diferentes neste caso, diz ela.

2. ‘Estamos investindo na tecnologia certa que se alinha à nossa estratégia?’

O conselho quer garantias de que o CIO tem o comando dos investimentos em tecnologia vinculados à estratégia corporativa. “Desmistifique essa conexão”, diz Ferro. “Mostre como esses investimentos se relacionam com o cenário maior e mostre retorno imediato o máximo que puder”.

Anupam Khare, CIO Global e CDO, tenta educar o conselho da fabricante Oshkosh Corp. em suas apresentações. “Meu conjunto de slides está em grande parte no contexto do negócio, para que você possa ver o benefício primeiro e a tecnologia depois. Isso cria curiosidade sobre como essa tecnologia cria valor”, diz Khare. “Quando dizemos: ‘Este projeto ou tecnologia criou esse impacto de receita operacional nos negócios’, esse é o gancho. Então explico o motivo desse impacto, e isso leva a uma melhor compreensão de como a tecnologia funciona”.

Os membros do conselho também podem apresentar suas próprias sugestões de tecnologia que ouviram de concorrentes ou de outros conselhos em que estão. Portanto, os CIOs também devem estar preparados para responder à pergunta: “Devemos usar a mesma tecnologia da empresa X?”

Evite o desejo de usar jargão técnico para explicar os méritos de novas plataformas de nuvem, aplicativos voltados para o cliente ou Slack como ferramenta de comunicação e “responda a essa pergunta de um contexto de negócios, não de um contexto de tecnologia”, diz Holley. “[A resposta] depende de como o negócio está indo e onde você está competitivamente. Você está tentando ser um líder ou um seguidor rápido” no espaço digital?

Também é aconselhável preparar uma lista de três áreas nas quais você investiria se o capital estivesse disponível, diz Holley. “Essa é uma pergunta-chave para sempre ter uma boa resposta, caso a empresa esteja gastando mais dinheiro ou alguém não esteja gastando tanto capital”, diz ela. “Por exemplo, se investirmos US$ 5 milhões agora nesse projeto ativo, poderíamos obter esse ROI em seis meses. Também pode não estar relacionado a TI. Se pretendemos realizar essa aquisição no primeiro trimestre do próximo ano, por que não o fazemos no quarto trimestre deste ano já que as pessoas têm a largura de banda”.
Holley tinha uma pequena lista semelhante de projetos para desacelerar ou parar se o negócio estivesse em contração ou a empresa tivesse um trimestre difícil e precisasse recuar. Os principais concorrentes foram projetos em que a empresa não está engajada o suficiente, ou aqueles que a empresa não pode trazer o número certo de funcionários para fazê-la avançar mais rápido, diz ela.

3. ‘Como você está retendo e atraindo talentos de tecnologia?’

Os membros do conselho leram sobre a escassez de talentos de TI em todo o mundo e estão perguntando aos CIOs o que estão fazendo para desenvolver talentos internamente e como estão retendo funcionários, diz Cantrell. Eles também estão perguntando sobre as taxas de atrito e como você está atraindo novos talentos. Você está oferecendo apenas salários mais altos ou outras vantagens?

4. ‘Devemos buscar a automação para preencher as lacunas de contratação?’

Sem trabalhadores qualificados suficientes, alguns membros do conselho também podem perguntar sobre automação ou robótica como alternativa, diz Lowry. “A questão pode ser: ‘Como não podemos obter seres humanos suficientes para fazer essas coisas de qualquer maneira, poderíamos fazê-lo de forma mais eficiente com a automação? Não apenas hoje, mas no médio ou longo prazo isso tornaria a organização mais resiliente ou nos ajudaria a operar de forma mais barata?” Os CIOs devem preparar uma lista de quais partes do negócio podem ou devem ser automatizadas, diz Lowry.

5. ‘Como você está cultivando a equipe de tecnologia mais diversificada, equitativa e inclusiva?’

Com a crescente ênfase na diversidade, equidade e inclusão (DEI) como um objetivo chave no local de trabalho e impulsionador de produtividade, os CIOs também devem estar preparados para descrever suas iniciativas de DEI, incluindo como eles estão procurando esse talento, como parcerias com organizações que pode ajudar, diz Ferro.

Esses tipos de tópicos de responsabilidade corporativa também podem incluir questões de sustentabilidade, acrescenta. “[Como] O que você está fazendo para administrar uma organização de tecnologia mais sustentável – seja reduzindo a pegada do seu data center ou migrando para a nuvem”, diz ele.

6. ‘Com o que devemos nos preocupar que não está no nosso radar?’

O conselho está confiando em seu radar para ajudá-lo a moldar a estratégia de negócios. Uma lista nítida das três primeiras deve começar. “Este não é um convite para ser apocalíptico ou para falar demais ou explicar demais”, diz Holley.

“Eu sempre pré-pensava uma resposta interna e externamente”, diz Holley. “Começo com algo como: ‘Externamente, há uma oportunidade de aumentar a receita em x%’. Ou eu perguntava: ‘Você sabe o que nossos concorrentes estão fazendo?’ E eu expandia isso. Ou eu começaria com: ‘O concorrente que nem vemos hoje provavelmente está fazendo isso’”.

Em vez de elaborar cada ideia, ela prosseguia com: “Você gostaria de saber mais?” O presidente do conselho ou o presidente do comitê, normalmente, diria que sim ou gostaria de fazer o acompanhamento mais tarde.

Lidando com o inesperado

Se surgir alguma pergunta que você não esteja preparado para responder, nunca invente a resposta, diz Ferro. “Esteja preparado para dizer: ‘Gostaria de voltar a falar com você sobre isso, ou apenas dizer: ‘Essa é uma ótima pergunta. Geralmente, está no nosso radar. Vamos fazer uma ligação separada sobre isso’”.

A preparação pode valer a pena, diz Cantrell. “É sempre a primeira impressão. Se você conseguir sair com o pé direito nas três primeiras reuniões, a vida fica muito mais fácil. Caso contrário, será um desafio”.