4 passos para a criação de um time ágil de sucesso

Ultimamente empresas de diversos setores, principalmente de TI, estão em busca de melhorias em seus processos de desenvolvimento de determinados produtos e/ou serviços. Uma das estratégias que tem sido muito utilizada é a criação de times ágeis, grupo de pessoas com o poder de receber ou captar uma demanda e transformá-la em valor para o cliente de forma rápida e sem interrupções, percorrendo todo o fluxo de valor.

Ao optar por esse modelo, a empresa pode algumas vezes não obter bons resultados e achar que a escolha não tenha contribuído positivamente para a mudança de seu processo e os colaboradores das organizações tendem a acreditar que a formação dessas equipes não foi uma boa ideia. O fato é que a criação de um time ágil é um dos primeiros passos para uma grande mudança cultural na companhia e de mindset de seus colaboradores. Apesar desse processo não ser fácil, a boa notícia é que de acordo com as empresas que presenciei a adoção de uma célula ágil foi possível alcançar uma melhora de produtividade do time de 30% a 150%, chegando a mais em alguns casos.

O possível fracasso de uma implantação dessa metodologia se dá na maioria das vezes devido à maneira adotada pela empresa no momento da criação. Por essa razão, seguem quatro passos para criar um time de sucesso:

Escolha corretamente o problema relacionado a um produto/serviço

A formação dessa equipe deve ser vista como uma consequência de algo maior, ou seja, deve existir um propósito claro para essa estratégia, ou em outras palavras, qual o problema de negócio que sua empresa resolverá com essa mudança. O problema pode estar relacionado, por exemplo com a diminuição do marketing share de determinado produto, baixa qualidade ou alto lead time na entrega das demandas. Escolhendo corretamente o objetivo final ficará mais fácil definir a ação de cada célula, deixando claro para os participantes o que se espera deles.

Envolva a diretoria e todas as áreas da empresa que trabalham no fluxo de valor do produto/serviço

Entender o fluxo de valor do produto de ponta a ponta é crucial para montar a equipe corretamente. Formam o fluxo de valor: as pessoas que recebem o pedido ou uma demanda do cliente, as que fazem parte do processo de desenvolvimento, além dos colaboradores responsáveis em colocar a pendência em produção.

Essa etapa não é nada fácil, pois em muitos casos o produto possui certa complexidade e envolve outras áreas de apoio que, por diversas vezes, estão situadas fisicamente em outros locais. Além disso, o desafio exige apoio da diretoria, pois normalmente essas áreas são supervisionadas por diferentes líderes cada qual com suas respectivas tarefas não necessariamente relacionadas ao funcionamento do time ágil.

Colocar todas essas pessoas juntas inicialmente é crucial para o sucesso do time – isso diminuirá o tempo de espera que a informação leva para percorrer as etapas do processo.

Antes de começar a tirar as pessoas de um local e colocar em outro é necessário termos um bom planejamento e, como já mencionado anteriormente, um propósito claro e para isso, precisamos de uma ferramenta chamada A3.

Elabore um A3 para resolução de problemas

O A3 é uma folha de papel de tamanho internacional 297 x 420 mm que servirá para descrever o diálogo entre mentor e subordinado. Ela deve ser dividida de forma vertical em dois lados: esquerdo (descreve o problema) e direito (possíveis contramedidas). Por meio desse formulário pretende-se encontrar a causa raiz do problema e posteriormente estabelecer um plano de ação para resolvê-lo definitivamente. Se não for encontrada a verdadeira causa, a solução não será definitiva, levando a desperdícios e consequentemente a desmotivação dos colaboradores, pois o time não funcionará conforme o esperado.

Desenhe o mapa do fluxo de valor do estado atual e do estado futuro do produto/serviço

O mapa do fluxo de valor (MFV) é uma ferramenta que estabelece a comunicação padronizada entre os colaboradores. Com ela é possível mapear um processo conhecendo com profundidade as etapas, os responsáveis, os tempos de espera, de processamento, etc.

Ao fazer o mapa conheceremos como a informação fluirá entre as áreas e os colaboradores da empresa. Um MFV do estado atual pode ser usado para compor o lado esquerdo do A3, mais especificamente, no campo situação atual. Já o MFV do estado futuro poderá compor o lado direito no campo contramedidas.

Durante o processo de construção do MFV do estado atual a equipe começará a enxergar diversos problemas que deverão ser solucionados ao desenhar o MFV futuro. Por exemplo: em quais etapas a demanda fica o maior tempo parada, onde há retrabalho, menos qualidade, quais medições poderiam ser feitas fazer para melhorar o processo.

Conclusão

A criação de um time ágil exige muito mais do que simplesmente aproximar pessoas, mas uma mudança cultural na empresa. Os colaboradores passarão a desenvolver outras tarefas de forma a ter fluxo contínuo nas entregas, o entendimento do que é o valor para o cliente passará a ser constante e a interação entre as pessoas será a maior de forma a entender os problemas do dia a dia. Seguindo esses passos a equipe será mais produtiva, pois estará cada vez mais motivada, pois a importância de seu trabalho para o cliente será destacada.

*Rodrigo Aquino é Head de Lean Transformation, da Lean IT