10 maneiras de equipes menores serem mais ágeis e produtivas

Um objetivo importante na maioria das grandes empresas é melhorar a eficiência e a eficácia. Com o crescimento das receitas de primeira linha, difícil de obter na maioria dos mercados, uma forma importante de ampliar os retornos para os acionistas é aumentar os resultados – e isso significa aumentar a produtividade. Esses ganhos precisam vir da melhoria dos processos corporativos, bem como daqueles que a alteram.

Infelizmente, alcançar mais produtividade em equipes de projeto focadas em mudanças pode ser um desafio, especialmente quando novas tecnologias estão envolvidas. Toda empresa já experimentou um projeto que foi entregue com o dobro do orçamento e o dobro do tempo, ou nunca entregue, de fato, contra seus objetivos e, eventualmente, descartado.

Existem muitas razões pelas quais esses grandes programas falham, mas uma possível causa raiz é que eles simplesmente quebram sob seu peso. Uma maneira de melhorar a eficácia dos projetos é reduzir o tamanho das equipes mobilizadas para enfrentá-los. Em outras palavras, talvez seja hora de tornar menores suas equipes de projeto.

Equipes menores movimentam-se mais rapidamente, interagem com maior frequência e inovam mais para a empresa. Existem infinitos exemplos de pequenas equipes que alcançam coisas incríveis. Quando o Facebook comprou o WhatsApp por US$ 19 bilhões, os 32 engenheiros da empresa criaram uma plataforma que foi usada por 450 milhões de usuários.

O Volkswagen Golf GTI, um dos mais famosos hatchbacks da história, foi criado por uma equipe de oito pessoas. Muitas das maiores empresas de tecnologia criaram seus primeiros produtos de sucesso com equipes de menos de dez pessoas.

Jeff Bezos instituiu uma “regra de duas pizzas” nos primórdios da Amazon. Seu decreto era que qualquer equipe que não pudesse ser alimentada por duas pizzas era grande demais. No conceito, é bastante fácil entender como um time menor pode ser mais eficaz, pois a comunicação é mais fácil e as tomadas de decisão podem ser realizadas mais rapidamente.

Mas, na prática, como os gerentes podem tirar proveito dessa técnica em grandes organizações? Chris DeBrusk, da MIT Sloan, lista dez formas.

1. Faça de grandes problemas, problemas menores

Estabelecer equipes de duas pizzas é especialmente desafiador com programas em grandes organizações que tendem a crescer com o tempo. Se você acompanhar o escopo de uma grande iniciativa de mudança, muitas vezes descobrirá que, até o final do projeto, as metas do programa têm pouca semelhança com as que foram acordadas no início.

Esse efeito de crescimento é vastamente multiplicado à medida que o tamanho do programa e a equipe que o apoia crescem. Novos membros trazem novas metas que devem ser incorporadas ao programa (e, é claro, nada é removido).

Uma maneira de controlar esse ganho de peso do programa natural é decompor o projeto desde o início em problemas discretos que podem ser resolvidos por equipes menores. Com foco de liderança, mesmo problemas grandes e complexos podem ser compartimentalizados em partes separadas e realizáveis, ​​que uma pequena equipe pode facilmente assumir e entregar.

Outra maneira de diminuir o tamanho sem realmente encolher sua organização é dividir as capacidades de negócios em unidades organizacionais focadas, cada uma com um mandato claro para fornecer à empresa um conjunto discreto de serviços bem definidos e compreendidos. Em seguida, coloque alguém no comando e dê a eles responsabilidade e autoridade para fazer as coisas – e veja o que eles podem realizar.

2. Garanta que nenhum membro da equipe seja indispensável

Uma das realidades de muitas grandes organizações é que poucas pessoas têm o luxo de trabalhar apenas em um único problema. À medida que os problemas e as equipes que visam resolvê-los se multiplicam, as pessoas-chave se dividem em muitas tarefas concorrentes, de modo que seu tempo é dividido em pequenos incrementos difíceis de gerenciar. Quando um membro crítico de uma equipe está trabalhando simultaneamente como um membro de seis outras equipes, a entrega contra marcos críticos é inevitavelmente afetada. Apenas entrar no calendário dessa pessoa se torna difícil.

É importante gerenciar ativamente longe de pessoas “indispensáveis” em seus projetos de mudança e transformação. Decisões importantes de single-threading para qualquer pessoa criam um único ponto de falha para a equipe. Como resultado, projetos e inovações se movem em um ritmo mais lento e operam com maior risco. Pequenas equipes permitem que você tome medidas mais facilmente para treinar de forma cruzada para gerenciar esse risco.

3. Adote decisões em uma etapa

Grandes equipes são notórias por precisar de várias etapas para tomar a maioria das decisões. Alinhar calendários geralmente leva tempo, e quando você coloca todos em uma sala (ou, mais provavelmente, em uma chamada), vários participantes precisam ser atualizados. Alguns não terão lido o material requisitado, e outros serão enviados como substitutos dos principais tomadores de decisão, que não puderam cumprir o tempo (e esses substitutos não poderão tomar nenhuma decisão crítica sem conferir com seu chefe).

Todos nós assistimos a esses tipos de reuniões. Raramente resultam em decisões – e geralmente levam a reuniões adicionais. Uma pequena equipe pode simplificar esses problemas com mais facilidade. Menos pessoas precisam estar presentes para tomar decisões, e os presentes normalmente estão muito mais envolvidos nos detalhes do problema, por isso não precisam de uma reunião para contribuir.

Quando você forma uma equipe pela primeira vez, dedique tempo para determinar que tipos de decisões cada membro da equipe pode tomar por conta própria, que tipos de decisões a equipe pode tomar como um grupo e o que precisa ser escalado para uma entrada mais sênior. Em seguida, lute com afinco para impulsionar o máximo de decisões para a equipe, definindo diretrizes muito claras que garantam a propriedade e a responsabilidade da equipe.

4. Ganhe confiança

Não há nada mais poderoso em uma equipe do que confiança. Acelera o progresso, melhora a qualidade e reduz o risco de execução. No entanto, a confiança não vem automaticamente e muitas vezes precisa ser criada intencionalmente. Equipes menores permitem que os gerentes passem mais tempo com cada pessoa, conhecendo seus pontos fortes, fracos e objetivos de carreira.

Eles podem estruturar tarefas de forma a fortalecer as habilidades naturais da equipe, o que permite que os membros da equipe mostrem sua competência e isso gera confiança. Os membros da equipe também constroem confiança por meio de interações constantes à medida que enfrentam e resolvem problemas juntos.

Um evento da equipe bem-sucedido fora do trabalho também não atrapalha. Às vezes, a confiança é construída na pista de boliche, no campo de paintball, na quadra de basquete ou simplesmente desfrutando de boa comida.

5. Seja menos formal ao compartilhar informações

Apresentações são uma ferramenta incrível para comunicar ideias complexas. Ao mudar para equipes menores e mais focadas, você pode reduzir, se não eliminar, a necessidade da comunicação estruturada que uma apresentação oferece.

Uma equipe pequena e focada pode facilmente substituir uma apresentação formal e uma apresentação de slides que requer horas para sua criação com uma sessão de quadro branco, em que o problema e a solução são esquematizados em tempo real.

Se a equipe não estiver posicionada, há muitas ferramentas de colaboração, como o Slack, o Microsoft Teams e o Symphony, que podem substituir um quadro físico e mover o brainstorming on-line. O impacto é o mesmo: soluções mais rápidas e maior alinhamento na equipe.

6. Aumente a visibilidade (e responsabilidade)

É bastante fácil se esconder em uma equipe grande. Você pode discar para chamadas em conferência e evitar contribuir. Como as entregas são de propriedade de várias pessoas, é fácil permitir que outras pessoas façam o trabalho pesado. Você pode estar ocupado durante as principais reuniões em que precisa estar preparado. Todos trabalhamos em equipes nas quais ninguém sabia realmente o que alguns membros estavam fazendo.

Com equipes pequenas, se esconder é quase impossível. A falta de contribuição é imediatamente notada, e aqueles que não contribuem para mover a bola para a frente podem ser afastados muito mais facilmente, porque há evidências diretas de que eles não estão agregando valor.

7. Limite de reuniões desnecessárias

Embora não seja possível eliminar completamente as chamadas em conferência, a onipresença de plataformas de colaboração como o Slack, mensagens instantâneas e videoconferência em computadores significa que as equipes podem se comunicar de várias maneiras que não giram em torno de teleconferências com todos os desafios inerentes.

Equipes pequenas podem evitar as teleconferências porque elas se comunicam com frequência por meio de vários canais, tanto digitais quanto face a face. As equipes grandes não interagem tanto e, portanto, precisam de ajustes regulares para sincronizar novamente os objetivos e garantir que as informações sejam compartilhadas com eficiência. Mesmo assim, as teleconferências ainda são relativamente ineficazes para garantir o alinhamento.

8. Concentre-se menos no acompanhamento do projeto

Os gerentes de projeto vivem para rastrear as coisas. Eles fazem listas de tarefas e acompanham o seu progresso. Eles identificam dependências e controlam o deslizamento relativo. Um gerente de projeto eficiente é capaz reduzir o atrito que ameaça afetar a entrega. No entanto, gerentes de projetos menos eficientes passam seus dias incomodando as equipes por atualizações de status e criando apresentações que agregam as atualizações recebidas.

Com a ampla adoção de ferramentas como o Slack e o Jira, a necessidade de alguém desempenhar o papel de agregador de progresso está rapidamente chegando ao fim porque as plataformas automatizam o rastreamento. Isso é ainda mais pronunciado com equipes menores, que se comunicam em uma largura de banda tão alta que todos sabem quais são as tarefas que estão por trás e o que precisa ser feito para colocá-las de volta nos trilhos.

Os gerentes de produto são críticos, mas a utilidade dos gerentes de projeto deve ser questionada, especialmente quando as equipes ficam menores e mais focadas.

9. Trabalhe mais facilmente com outras equipes

À medida que você divide os programas em partes que as equipes menores podem resolver, a interface entre as equipes dependentes umas das outras se torna crítica. Muitas vezes, há atrito entre equipes que se transformam em dependências perdidas e escorregamentos na linha do tempo.

É importante criar “contratos” entre equipes que delineiem claramente seus mandatos individuais, expliquem como irão interagir e identifiquem que podem confiar uns nos outros para fornecer e quando. Um foco no gerenciamento de dependência claro e conciso aumenta a transparência e, ao mesmo tempo, garante que cada equipe possa se concentrar em atingir as metas específicas que foram atribuídas.

10. Abrace a tecnologia de forma mais rápida e eficaz

Equipes de negócios menores e mais poderosas, que controlam seu próprio destino, começam a descobrir como aproveitar a tecnologia para melhorar o mundo que agora controlam mais rapidamente – especialmente se você der a elas uma supervisão mais direta das equipes de tecnologia que as suportam.

Para conseguir isso, as empresas precisam descobrir quais aspectos de sua capacidade de entrega de tecnologia precisam ser centralizados e quais aspectos podem ser descentralizados e se aproximar das equipes que estão executando para clientes e colegas. Melhorias também precisam ser feitas no processo de avaliação e aprovação do uso de tecnologias inovadoras, já que isso é frequentemente um ponto de atrito em organizações maiores.

O surgimento do aprendizado de máquina como uma ferramenta de negócios crítica é um exemplo que mostra como as equipes de tecnologia estão trabalhando para colocar a capacidade analítica sofisticada nas mãos de pequenas equipes de usuários corporativos. Embora seja difícil de realizar, uma capacidade de entrega de tecnologia adequadamente equilibrada, que suporte as equipes de execução, resultará em maior inovação e aceleração no cumprimento das metas de negócios.

À medida que a tecnologia se torna mais modular e flexível e as organizações adotam técnicas de entrega ágil, os conceitos descritos acima provavelmente se tornarão mais comuns. Se você quiser reduzir o risco de execução, aumentar o ritmo da inovação e entregar mais rápido, transforme seu grande projeto em um grupo de projetos menores e deixe as equipes trabalharem.