Controle de licenciamento enxuto e simplificado é igual a Lean

Primeiramente uma pequena introdução sobre o Lean Thinking (ou mentalidade enxuta), que é uma filosofia ou estratégia de negócios para aumentar a satisfação dos clientes através da melhor utilização dos recursos. 

Feito isto, para começar a nossa discussão, farei quatro perguntas bem simples:

1. Quantos são os contratos de licenciamento e quantas são as licenças de software que você administra?

2. Qual é a quantidade de usuários que necessitam dessas licenças atualmente?

3. Qual é a quantidade mínima necessária de licenças para manter todos os usuários com os seus devidos acessos?

4. Quais são as datas de renovação desses contratos de licenciamento e seus respectivos valores?

Para conseguirmos medir o desperdício de dinheiro, é necessário responder essas quatro perguntas que parecem simples, mas são muito complexas de serem respondidas com exatidão. Se você conseguiu responder a todas, parabéns! Você tem os mínimos controles necessários para minimizar o desperdício de dinheiro no licenciamento de seu ambiente, mas se você não conseguiu responder: “Houston, we have a problem!”. É muito provável que o dinheiro de sua companhia esteja sendo desperdiçado!

Existem alguns controles básicos que podem (e devem) ser feitos para minimizar esse desperdício:

• Definir e manter um controle dos vencimentos de contratos de licenciamento atualizado (um software de apoio é uma ótima pedida!);

• Definir e manter atualizada uma base de usuários que necessitam das licenças;

• Definir e manter atualizada uma base de licenças necessárias para atender as demandas;

• Manter um relacionamento sistemático com os fornecedores de licenças para negociação dos valores e quantidades de licenças com, no mínimo, 30 dias de antecedência dos vencimentos.

ATENÇÃO: Este último ponto é muito importante, pois existem cláusulas contratuais que renovam os contratos, com o mesmo escopo de anos atrás, pelo mesmo período da vigência anterior AUTOMATICAMENTE.

Para exemplificar:

Suponhamos que você comprou 100 licenças para 100 usuários por um período de vigência de 12 meses por R$ 100.000,00. Após esse prazo de vigência de 12 meses, o valor de R$ 100.000,00 sofrerá correções dos índices de mercado (IGP-M, IPCA, por exemplo), será renovado por mais 12 meses devido à cláusula de renovação automática e chegará à fatura para você pagar.

E se você não precisar mais dessas 100 licenças e sim de 50? Tarde demais, desperdício de dinheiro.

Para que isso não volte a acontecer, seguem algumas dicas:

• Tenha a visão e o controle de todos os seus contratos de licenciamento, suas datas de renovação, os valores das licenças, as cláusulas de renovação, os índices de correções e as quantidades de licenças e usuários. O processo descrito acima é extremamente enxuto, onde, com o apoio de um software ou ferramenta, você potencializa a economia e controle de suas licenças.

• Gere indicadores periódicos desses controles e programe com antecedência a renovação dos contratos com seus fornecedores, se possível automatize a notificação de vencimento próximo garantindo a margem de renegociação de pelo menos 30 dias de antecedência, variando pelo tamanho dos contratos. (Contratos com grandes quantidades de licenças como um ERP global, a renegociação precisa ser iniciada, em alguns casos, com 6 meses (180 dias) de antecedência).

• Mantenha um canal de relacionamento com seu fornecedor e escolha principalmente fornecedores flexíveis e com preços competitivos, para isso utilize benchmarkings e referências de mercado e aplique, quando possível e necessário, as RFs – RFPs, RFQs, RFIs.

• Vá ao mercado e veja o que tem de boas opções e ofertas. Quais novas modalidades de licenciamento os fornecedores oferecem?

 Entenda o que é: SaaS, PaaS, IaaS, Cloud.

• Caso você não tenha equipe, tempo ou “braço” para executar essas atividades, a contratação de uma consultoria pode ser de grande ajuda, com certeza o valor investido ajudará você a recuperar o dinheiro desperdiçado em licenças não utilizadas. O processo descrito acima é extremamente enxuto e, com o apoio de softwares de controle, você ainda potencializa a economia e controle de suas licenças.

• E para fechar com chave-de-ouro, garanta que o método de licenciamento adquirido seja o melhor para a sua companhia, existem diversas formas de contratação de licenças: por usuário, por equipamento, por processador, entre outras. Estude sobre esses métodos, analise o cenário de sua empresa e adquira aquela que melhor atenda as necessidades do seu negócio e lembre-se: A ajuda de um especialista para esta seleção pode resultar em ganhos futuros e muita economia de dinheiro.

Há um caso de um cliente, que por falta desses controles básicos, teve um desperdício de mais de R$ 600.000,00 em licenças de software (mais de meio milhão!). Believe, is true! Então imagine a economia evitando desperdícios? Pois é!

Garantir os controles, valores, tipos e quantidades de licenças para as organizações nesse mundo cada vez mais globalizado são atividades muito complexas e exige certa experiência, foco e energia, mas com algumas pequenas mudanças e controles estabelecidos, as organizações podem obter resultados significativos. Chega de desperdiçar, a TI precisa economizar dinheiro, energia, tempo e garantir a continuidade e estabilidade de seus serviços para o bom desempenho do negócio.

Seja LEAN, ÁGIL, INOVADOR e faça da TI o parceiro ideal para o negócio, esteja um passo a frente, garanta o seu orçamento e agregue o valor esperado estabelecendo controles simples, porém eficazes. As tendências de inovação Lean IT em licenciamento de software podem reduzir custos e aumentar as vantagens, ao mesmo tempo em que isso gera mais valor ao cliente, de forma que ele possa consumir exatamente o que precisa, e da forma que precisa!

Por Guilherme Braghetto – Formado em Gestão de TI, Certificado ITIL, Cobit, ISOs e na Inmetrics é Consultor em Gestão de TI.