7 erros para evitar ao delegar tarefas de TI

Os CIOs estão sobrecarregados com responsabilidades demais para que um único indivíduo possa lidar de forma competente ou produtiva sozinho. É por isso que é importante saber como delegar tarefas de forma eficiente para membros cuidadosamente selecionados da equipe.

Infelizmente, muitos CIOs relutam em atribuir qualquer tarefa importante a um subordinado, acreditando que o trabalho pode não ser realizado adequadamente ou, pior ainda, completamente fracassado. No entanto, tais preocupações muitas vezes são infundadas, pois é provável que o indivíduo designado já tenha demonstrado sua capacidade de lidar com sucesso com cargas de trabalho críticas.

Ainda assim, erros podem acontecer. Se uma tarefa importante for delegada à pessoa errada ou por um motivo inadequado, uma atribuição crítica pode falhar parcial ou completamente. Para garantir que cada tarefa atribuída seja cumprida de forma eficiente e sem problemas, é importante evitar os seguintes sete erros comuns na delegação.

1. Delegar tarefas para funcionários não qualificados ou despreparados

Um dos maiores problemas na delegação é atribuir um trabalho a um indivíduo que não possui as habilidades necessárias para concluir a tarefa com sucesso. Lembre-se de que a responsabilidade final sempre recai sobre você, como líder e delegador.

“É você quem é responsável pelo resultado, e se a qualidade for abaixo do esperado, isso refletirá negativamente em você e, na pior das hipóteses, poderá resultar em uma interrupção ou incidente de segurança cibernética”, diz Jeff DeVerter, evangelista-chefe de Tecnologia da empresa de computação em nuvem Rackspace Technology.

Leia mais: 3 tendências de tecnologia definidas para revolucionar o varejo

DeVerter diz que é um grande defensor do sistema de aprendizes, que coloca membros juniores da equipe com especialistas seniores que garantirão que todo o trabalho atribuído esteja adequado. Ele acrescenta que essa abordagem também ajuda a construir o trabalho em equipe, enquanto quebra a barreira que separa funcionários pouco experientes de profissionais experientes.

2. Delegar além da sua supervisão direta

Os líderes de TI devem evitar qualquer delegação que ceda autoridade a uma parte não supervisionada. A delegação não exime a responsabilidade.

“Se um líder delega a uma parte sobre a qual não possui autoridade direta, cria-se uma situação em que há responsabilidade sem controle”, explica Andrew Riem, vice-presidente de TI da Euna Solutions, provedora de soluções baseadas em nuvem para organizações do setor público. “Também pode ser visto como ‘fazer com que outra pessoa faça o seu trabalho’, o que é prejudicial à sua credibilidade e respeito como líder”.

A delegação é uma habilidade que exige confiança e credibilidade por parte de qualquer líder que queira se tornar um mentor e não simplesmente se envolver em microgerenciamento, afirma Riem.

3. Delegar apenas tarefas menores

Atribuir apenas tarefas e responsabilidades de nível inferior sinaliza uma falta de confiança e de credibilidade nos membros da equipe. Isso também impede que sua equipe enfrente desafios do mundo real e assuma responsabilidades progressivamente maiores.

“Isso pode levar os funcionários a buscar melhores oportunidades para aprender, crescer e avançar em suas carreiras em outro lugar”, adverte Ola Chowning, uma parceira da empresa de pesquisa e consultoria em tecnologia ISG.

Veja também: 7 truques de consultores de TI que CIOs nunca devem cair

Uma das habilidades mais importantes que os profissionais de TI precisam dominar é a construção de relacionamentos, diz Chowning. Ela observa que os CIOs e suas equipes muitas vezes são chamados a trabalhar com grupos de diversas partes interessadas para chegar a decisões que todas as partes possam apoiar.

“Isso muitas vezes requer habilidades de influência e negociação, com uma boa dose de inteligência emocional real”, explica Chowning. “Essas são as qualidades de liderança que devemos buscar desenvolver em nossos subordinados para ajudá-los a se prepararem para funções de liderança mais sênior e assumirem trabalhos verdadeiramente impactantes do CIO”.

4. Delegar a supervisão de tarefas críticas para o negócio

Os líderes de TI devem evitar delegar a supervisão de tarefas críticas para o negócio, especialmente aquelas propensas a mau uso ou má conduta, aconselha George Gerchow, CSO e vice-presidente Sênior de TI da Sumo Logic, uma empresa de análise de dados em nuvem. Como exemplo, Gerchow aponta para a ordem de ativos e a gestão de inventário.

O mau uso pode surgir quando um líder de TI não está diretamente envolvido no programa de inventário e gestão de ativos, o que pode levar a desperdício de hardware e até mesmo potencial roubo interno, alerta Gerchow. “Se a gestão de ativos não tiver a devida supervisão, também pode levar potencialmente à exposição de dados sensíveis, uma vez que etapas críticas de limpeza de dados podem ser ignoradas”.

Gerchow recomenda implementar um sistema de aprovação para incorporação e desincorporação de ativos de TI. “Tenha um equilíbrio de auditorias e aprovações de TI e de segurança da informação”.

5. Fornecer instruções confusas

Não fornecer instruções claras e concisas ao atribuir uma tarefa pode levar à frustração e ao fracasso. Não é incomum que um líder de TI, sobrecarregado com vários projetos, delegue uma tarefa às pressas sem delinear claramente o resultado desejado ou fornecer objetivos específicos e prazos, diz Richard Baker, CTO da provedora de soluções gerenciadas TWC IT Solutions.

A falta de clareza pode levar a graves consequências. “Instruções pouco claras criam um terreno fértil para mal-entendidos e desperdício de recursos”, explica Baker. Em tais situações, os membros da equipe perderão tempo valioso tentando decifrar o que é esperado deles, apenas para descobrir que saíram do curso. “A frustração e a desmotivação resultantes podem ser prejudiciais para a coesão da equipe e a moral individual”, observa ele. Além disso, a ausência de instruções claras abre caminho para erros ou resultados abaixo do esperado, prejudicando a produtividade da equipe e a qualidade do trabalho final.

Veja mais: Como a IA está remodelando a demanda por habilidades e talentos de TI

Ao delegar tarefas, os líderes de TI devem fornecer instruções detalhadas e bem definidas aos membros da equipe. “Ao comunicar claramente o resultado desejado, objetivos específicos, prazos e outras informações relevantes relacionadas à tarefa ou projeto, os líderes podem preparar sua equipe para o sucesso”, diz Baker. “Além disso, estabelecer um canal aberto de comunicação, onde os membros da equipe possam buscar esclarecimentos ou fazer perguntas, garante que todos estejam na mesma página e entendam suas responsabilidades”.

Instruções claras fornecem aos funcionários uma estrutura sólida na qual podem operar e tomar decisões informadas. “Isso os ajuda a entender as expectativas, alinhar seus esforços de acordo e trabalhar de forma mais eficiente em direção aos resultados desejados”, explica Baker. A probabilidade de mal-entendidos ou erros é muito reduzida quando os membros da equipe têm uma compreensão abrangente do que é esperado deles. “Além disso, instruções claras promovem um ambiente de trabalho positivo e de apoio, aumentando a moral e a motivação entre os membros da equipe, o que leva a uma maior colaboração e sucesso”.

Baker acrescenta que, ao estabelecer expectativas claras, manter canais abertos de comunicação e capacitar os membros da equipe, os líderes de TI podem delegar tarefas e projetos de forma eficaz, ao mesmo tempo que cultivam um ambiente de trabalho colaborativo e próspero.

6. Delegar tarefas parcialmente

Um grande erro na delegação é delegar tarefas e, ao mesmo tempo, continuar a fazer microgerenciamento, deixando de dar aos membros da equipe a autoridade e autonomia necessárias para executar totalmente o trabalho.

Uma vez que uma tarefa tenha sido delegada, interferir excessivamente nunca é uma boa ideia, diz Jesse Stockall, arquiteto-chefe da Desenvolvedora de software Snow Software. “Quando um líder ainda está muito envolvido em uma tarefa, isso derrota o propósito da delegação”, observa ele. “A pessoa que recebe a tarefa ainda estará fazendo a maior parte do trabalho, mas com uma supervisão intensa, ela não terá a chance de se desenvolver e crescer”.

Leia também: Quatro papéis-chave que definem os líderes de TI transformacionais hoje em dia

Líderes confiantes fornecem as orientações e pontos de verificação necessários para evitar possíveis falhas catastróficas, ao mesmo tempo em que oferecem um grau de autonomia ao indivíduo encarregado da tarefa. A largura dessas orientações pode ser ajustada de acordo com a experiência e histórico de sucesso do indivíduo, diz Stockall.

Stockall explica que o objetivo deve ser capacitar os membros da equipe a assumir a propriedade de seu trabalho e aceitar a responsabilidade, independentemente do resultado. “Isso, por sua vez, permite que a liderança se concentre em outras atividades”, ele explica.

7. Recusar-se a delegar

Talvez o maior erro na delegação seja nunca delegar. “Isso pode levar ao esgotamento, à ineficiência e à perda de oportunidades”, alerta Brenton Thomas, fundador da agência de marketing digital Twibi. Além disso, quando um líder de TI se recusa firmemente a delegar, ele pode não ter tempo para se concentrar em tarefas mais importantes, o que pode levar a uma ineficiência persistente. “Eles também perdem a oportunidade de desenvolver as habilidades e capacidades de seus membros da equipe”, acrescenta.

A solução é delegar tarefas de forma inteligente e eficaz. “Isso significa atribuir as tarefas certas aos membros da equipe, fornecer-lhes os recursos necessários e estabelecer expectativas claras”, diz Thomas. “Também significa estar disposto a abrir mão do controle e confiar que seus membros da equipe podem fazer o trabalho”.

Siga o IT Forum no LinkedIn e fique por dentro de todas as notícias!