10 dicas: guia do CIO para negociar de forma mais inteligente com o fornecedor

Em um mercado de TI marcado por turbulência, inflação e incerteza econômica, o processo de contratação com fornecedores de produtos e serviços de tecnologia ficou significativamente mais desafiador para os CIOs.

Os líderes de TI podem achar que os preços estão subindo sem um aumento de benefícios, com provedores de tecnologia – menos dependentes de qualquer setor ou geografia – tendo uma linha mais difícil de acordos, diz Achint Arora, Parceiro da Prática de Garantia de Preços do Everest Group.

“Os preços estão aumentando e as negociações estão se tornando mais difíceis”, concorda Melanie Alexander, Analista Sênior de Compras e Equipe de Gerenciamento de Fornecedores do Gartner. “Os fornecedores não estão concedendo as mesmas concessões que têm no passado”.

Regulamentos em evolução relacionados à privacidade de dados, soberania de dados e IA responsável complicam ainda mais os assuntos, à medida que clientes e fornecedores elaboram a responsabilidade e os custos de atender aos requisitos cada vez mais rigorosos.

Além disso, os contratos de tecnologia geralmente são multicamadas. O provedor de SaaS com quem você está negociando pode ser restringido por seus próprios acordos com fornecedores de fornecedores de IAAS e de TI.

“Os maiores desafios de hoje são a complexidade e a conformidade”, diz Brad Peterson, Sócio do escritório de Mayer Brown em Chicago e Líder da Prática Global de Transações de Tecnologia. “Há uma gama crescente de tecnologias e fornecedores. Tecnologias como IA e processos como o Agile tornam mais difícil saber quais compromissos procurar. O grupo de partes interessadas continua crescendo”.

Modelos de preços e métricas também podem ser complexos, dificultando a compreensão de custos adicionais, diz Alexander. De fato, a aritmética pode ser absolutamente opaca.

“Alguns contratos são estruturados como uma caixa preta com visão limitada dos componentes e seu impacto comercial”, diz Arora, acrescentando que os compradores com acesso limitado aos dados do mercado estão em desvantagem ao negociar. “O lado da venda normalmente tem a vantagem da informação”.

Os recursos de tecnologia, geralmente fornecidos por terceiros, são intrínsecos às operações e crescimento de negócios, portanto, os acordos que os líderes de TI fecham com seus fornecedores e provedores de serviços são de importância estratégica, tornando a negociação eficaz um importante criador de diferenças não apenas para isso, mas o negócio.

O CIO.com conversou com especialistas em transações de tecnologia, que vivem e respiram contratos e preços, sobre as melhores ações que os líderes de TI podem executar para negociar efetivamente com os fornecedores para os resultados que buscam. Aqui estão suas 10 principais dicas.

Reconhecer o significado do contrato

O contrato legal entre fornecedor e cliente não é apenas um documento no sentido de iniciar o trabalho; Ele define o tom para os relacionamentos e as expectativas para o desempenho do fornecedor. Se o que você está procurando não estiver no contrato, isso não acontecerá.

“Os maiores erros parecem fluir de aplicar abordagens que tenham sucesso internamente entre as organizações”, diz Peterson. “Isso faz com que o líder de TI subestime o papel do contrato como base para o relacionamento e a importância dos incentivos, cultura e negócios do fornecedor para o sucesso do contrato”.

Construir com tempo para revisões de ambas as partes

Chegar a um acordo leva tempo que os líderes de TI devem considerar no processo e em quaisquer expectativas de negócios sobre a rapidez com que um acordo pode ser feito. “Muitas vezes vemos que os líderes de TI não dão tempo suficiente para uma negociação bem-sucedida”, diz Arora. “Chegar a um acordo ganha-ganha exige paciência de ambas as partes”.

Isso é particularmente importante para as renovações de contratos de aaS. “A negligência de rastrear as datas de renovação do contrato inevitavelmente resulta em pouco tempo para negociar efetivamente”, diz Alexander. “Gerencie proativamente a manutenção e o suporte a renovações de software, bem como as renovações de SaaS, e dê tempo suficiente para avaliar realmente como essas ofertas se encaixam no seu roteiro de tecnologia”.

Procurar experiência multifuncional

Uma série de questões pode surgir quando aqueles que fazem as negociações são desconectados daqueles que operacionalizam o acordo, diz Marc Tanowitz, Sócio-Gerente da Prática de Consultoria e Transformação em West Monroe.

“Isso causa algum atrito, pois as operações conceituadas no contrato não passam necessariamente pela equipe de entrega”, diz Tanowitz. “Isso pode, em última análise, corroer a confiança e o valor entregue ao cliente.”

Antes de negociar com qualquer fornecedor, ele precisa estar na mesma página com outros líderes empresariais sobre objetivos essenciais, apetite ao risco e padrões para avaliar os termos do negócio – antes que um produto ou contrato de serviço esteja na tabela.

“O fornecimento é um esporte de equipe”, diz Peterson. As ofertas feitas apenas por usuários de negócios podem ser tecnicamente doentias. As ofertas feitas apenas por profissionais de compras podem reduzir custos, mas decepcionar os usuários. Somente as ofertas feitas pelos departamentos de TI fornecem tecnologia de ponta, mas geralmente a alto custo e risco legal. É por isso que os líderes de TI devem construir uma equipe de consultoria – ou pelo menos obter informações apropriadas – ao decidir sobre os principais pontos de negócios.

Peterson aconselha a criação de uma equipe com representação não apenas a partir dela, mas também usuários, operações, finanças, compras e jurídico. “Obtenha conselhos de especialistas mais cedo, para evitar armadilhas caras”, diz Peterson. “[E] execute um processo informado, eficiente e eficaz, projetado para tomar boas decisões, enquanto cria bons relacionamentos”.

Olhar além do preço

Este é o maior passo em falso que Tanowitz vê nas negociações de fornecedores? “Excesso de indexação no preço – por exemplo, o menor custo percebido – em vez do valor”, diz ele, acrescentando que os compradores de TI que trabalham em colaboração com seus provedores de serviços para estruturar soluções completas que agregam valor à sua empresa acabam com maiores níveis de satisfação em seus relacionamentos com provedores de serviços de TI.

Os compradores podem pensar que conseguiram um bom negócio se conseguirem que o fornecedor desça com o preço. Mas esse quase nunca é o caso. De fato, os preços baixos podem ser uma bandeira vermelha-uma indicação de custos ocultos que surgirão posteriormente ou subdimensionam o acordo pelo fornecedor. “Um acordo com preços muito baixos pode ter maior impacto negativo do que pagar em excesso”, diz Arora.

Fazer seu dever de casa

“Considere benchmarks, normas de mercado e estratégia antes de entrar na sala de negociação”, aconselha Amy Fong, Sócia do grupo de gerenciamento de fornecimento e fornecedores do Everest Group. O preço deve fazer parte da avaliação pré-negociação, mas não o fator principal.

“Crie uma visão holística da prestação de serviços e considere fatores além do custo como desempenho, eficiência e gerenciamento de riscos”, diz Fong.

Decida sobre sua abordagem de negociação

“Uma das queixas comuns é quando qualquer uma das partes considera a negociação uma vitória/perda”, diz Arora. “Isso tende a ser impulsionado por uma estratégia de negociação baseada na posição das partes”.

Assumir uma posição unilateral para atender às suas próprias necessidades, exigindo resultados ou fazer ultimatos pode simplificar o processo ou acelerar, mas não promove a colaboração. “De fato, geralmente resulta na divisão da diferença entre ambas as partes comprometidas com benefícios”, diz Arora.

Uma abordagem mais eficaz é a negociação baseada em juros. “Nesta estrutura, ambas as partes trabalham para entender as necessidades, desejos e problemas do outro a serem resolvidos”, diz Arora. “Embora esse esforço extra possa ser difícil de executar – desconstruir e analisar posições pode ser complicado e sutil – o processo se concentra mais na solução de problemas”.

O resultado é uma melhor distribuição de valor e, geralmente, um relacionamento mais forte com o fornecedor. Buscar ganhos mútuos, concordar em termos equitativos e executar um contrato equilibrado deve ser o objetivo, diz Fong.

Olhar além das soluções óbvias

Os compradores geralmente acabam negociando um acordo como um fim para si mesmo, em vez de olhar de maneira mais ampla sobre como gerar valor comercial. Por exemplo, eles podem se concentrar na assinatura de um acordo IAAS, em vez de procurar uma plataforma confiável para a execução de software específico.

Mesmo quando a negociação começa para valer, vale a pena deixar os preços de lado primeiro. “Projete a solução certa do negócio antes de negociar o preço final”, aconselha Tanowitz. “Permita aos provedores de serviços a oportunidade de se diferenciar com base nos ativos, ferramentas ou aceleradores exclusivos que eles podem trazer para as operações”.

Pode haver modelos de negócios alternativos que façam sentido. “Os compradores devem parar de fugir de modelos comerciais mais complexos, como contratos baseados em resultados”, diz Arora. “Discutir contratos baseados em resultados com provedores de serviços deve ser uma decisão estratégica, voltada para melhores resultados de negócios para ambas as partes”.

Obter preços all-in e pressione para proteções de custos

Mesmo que os líderes de TI adotem uma abordagem ganha-ganha de negócios, é importante que eles protejam seus interesses. Isso começa com a garantia de obter preços “all-in” dos fornecedores para eliminar os custos surpresa, diz Peterson.

Alexander aconselha pressionar por proteções de custos para acordos e renovações. “Alguns acordos que não têm essa proteção resultaram em aumentos nas taxas anuais entre 5% e 20% – às vezes até mais alto”, diz Alexander. “Negocie limites para aumentos de renovação, revele e proteja-se contra custos ocultos e inclua flexibilidade no modelo de preços ou na duração do contrato”.

Tanowitz também recomenda que se especifique bem qualquer produtividade e economia de custos nos contratos de fornecedores para garantir que eles sejam realizados.

Aproveitar a volatilidade econômica

A dinâmica macroeconômica está mudando mais rápido do que nunca e os líderes de TI devem garantir que seus acordos flexionem de tempos em tempos.

“À medida que passamos de uma economia quente de tecnologia para a recessão, os líderes de TI têm enormes oportunidades de otimizar os custos através da contratação com fornecedores de TI”, diz Peterson. “Use uma abordagem ágil com base na alavancagem de negociação que você ganha na crise. Concentre a energia de negociação no que as desacelerações anteriores demonstraram ser os “pontos de dinheiro” nas negociações enquanto se prepara para o futuro.

Ter um plano de saída

Assim como os fundadores de startups têm um plano de saída claro quando são lançados, os CIOs também devem fazer isso ao abordar um contrato de fornecedor.

“Os líderes de TI precisam entender o que será necessário para se desvincular desse fornecedor e, tão importante quanto, quando puderem”, diz Alexander. “Garanta uma transição suave para outra solução, incluindo extração de dados e assistência de transição em contratos”.