Migrando seu e-mail para a nuvem com Office 365 – parte 2

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12:48 pm - 09 de agosto de 2013

Anteriormente foi apresentado na primeira parte deste artigo uma visão histórica do serviço de e-mail e dois casos de implantação da solução da Microsoft, o Office 365. O primeiro caso trouxe uma visão de negócio e o outro uma visão mais técnica. Mas agora chegou a hora de saber da própria Microsoft as nuances e detalhes do Office 365. Quem conversou comigo foi nada mais, nada menos que Eduardo Campos. Ele é Gerente Geral de Office da Microsoft Brasil. Trabalha há 20 anos na indústria de tecnologia e desde o ano 2000 na Microsoft. Sua experiência combina diferentes perspectivas, variando desde o desenvolvimento de projetos de sistemas, gestão de Marketing, estratégia de mercado e gerenciamento de programas de canal. Ele me recebeu para uma conversa na sede da Microsoft para trocarmos ideias sobre o tema.


Xandó
: Gostaria de começar nossa conversa contando para você quem em 2012 eu tive a oportunidade de implantar o Office 365 em uma empresa, migrando os e-mails do Exchange local para a nuvem da Microsoft (quem leu a parte 1 do texto estou falando da empresa XYZ). Por outro lado eu vi recentemente propagandas, e-mails, etc. , mas falando de Office 365 para usuário final. Como é isso? Em qual lado há novidades no serviço?

Eduardofoi lançado o Office 365 versão Premium para usuário final que consiste de uma compra por assinatura, pagamento anual e vale para 5 dispositivos. Traz também acesso a 20 GB de Skydrive e 60 minutos por mês de chamadas pelo Skype. Mas o Office 365 que vamos conversar é a versão nova deste que você já implantou. Ele traz novas funcionalidades e novas formas de comercialização.

Xandó: A forma ?clássica? de comercialização é pelo número de caixas postais contratadas, não é?
EduardoSim, mas há planos diversos como E1, E2, E3 e agora tem novidades para micro e médios empresários. Já tinha oferta para este público, mas há mudanças.

Xandó: Quem sabe eu mesmo não migro meus e-mails… Eu hospedo meus próprios e-mails e usava para isso um Exchange 2003. Eu tenho os meus próprios servidores de virtualização, minhas máquinas virtuais, para poder aprender a aplicar isso nas empresas. Mas já migrei há pouco tempo para um Exchange 2010.

EduardoNão acredito!! Só agora há pouco saiu do Exchange 2003?

Xandó: Vou te confessar uma coisa. Estou convencido de que migrar meus e-mails para a nuvem é urgente. Muitas empresa estão fazendo e também preciso ter esta experiência. E confesso que quando falha meu link de Internet fico em pânico, pois sei que e-mails serão perdidos. É bom tem seu próprio servidor, tem um monte de coisas que dá para fazer sozinho, mas…
EduardoO movimento que está acontecendo agora é importante. O que aconteceu há mais de 20 anos quando a Microsoft reuniu 4 produtos isolados para formar o Office está caminhando hoje para agregar vários componentes e oferecer o software em um formato de assinatura, tanto no lado do usuário final como o servidor de e-mails e muito mais além. A Microsoft está redefinindo o conceito de colaboração pelo uso dos recursos de comunicação usando os serviços da nuvem.

Xandó: Mas o que está mudando?
EduardoA começar pelos dispositivos. Veja meu smartphone, um Windows Phone. Eu tenho tudo aqui, minha vida toda. Praticamente não precisaria usar outro tipo de equipamento. Tela grande, como se fosse meu Phablet (smartphone + tablet). Diferentes dispositivos, diferentes plataformas, uma multiplicidade gigante até 2016. E por fim as pessoas. Temos agora 3 gerações afetadas pelo avanço da tecnologia interagindo: os Baby Boomers, a geração X e a geração Y. Isso traz um desafio de integrar de maneira simples todas as ferramentas, redes sociais, twitter, horários flexíveis, colaboração, reuniões remotas… Usar no campo profissional recursos que uso na vida pessoal e vice-versa, trabalhar a hora que eu quiser e onde eu quiser. Que tipo de ferramentas temos que colocar à disposição das pessoas para que elas possam ter isso na empresa? E a nuvem encaixa muito bem no conceito de pagar estes serviços pelo uso. Hoje temos condição de oferecer estes recursos. Temos condição de entregar esta visão hoje em dia dentro da plataforma do Office 365.

Xandó: Mas quais as semelhanças do Office 365 ?pessoal?, este vendido no varejo e o adquirido como substituição ao e-mail interno?
EduardoAmbos incluem o Office versão Desktop para ser instalado nas máquinas. Há versão online. Mas o mais legal é a tecnologia de instalação que é super moderna. Eu fui instalar pela primeira vez na minha casa e achei que ele ia ficar fazendo um longo download. Mas em dois minutos o aplicativo que eu tinha disparado já abriu e o resto da instalação ficou sendo feita em ?background?. Existe também a versão online (Webapps). No desktop podem ser instalados em 5 dispositivos diferentes (PCs ou Macs).

Xandó: e a versão Corporativa, quais as diferenças? E as novidades?
Eduardoessencialmente é o que você já implantou, mas com componentes renovados. Exchange, Sharepoint (colaboração), Lync (mensagem instantânea), vários serviços e o Office novo, na modalidade serviço. Há coisas interessantes como uso de tecnologias de rede social usadas em ambiente corporativo, uso intenso de nuvem, BYOD (bring your own device), ou seja, a consumerização de tecnologia que está se espalhando trazendo um pouco de medo aos CIOs, mas é algo meio que irreversível. As pessoas querem trazer e usar os seus próprios dispositivos. Também a simplificação da área de TI. A empresa não é mais ou menos competitiva porque não aplica os patches do Exchange ou porque administra bem as caixas de correio. Ela será competitiva por causa dos resultados e produtividade alcançados pelo uso correto da tecnologia.

Xandó: Isso afeta o perfil do funcionário de TI de alguma forma?
EduardoMuito! Tradicionalmente o profissional de TI era formado em processamento de dados, análise de sistemas, administração ou algo parecido. Agora o gestor de TI tem que ser quase que um piloto de avião. Ele voa no automático e ele é bom no momento da crise. Como ele identifica SLAs, como ele atua em caso de contingência, como ele atua em um cenário no qual ele não tem total controle do serviço que ele está recebendo, mas ao mesmo tempo ele é o responsável pela qualidade daquele serviço perante as áreas de negócio dentro da empresa. Saber atuar em crises, habilidades de governança e comunicação bem mais desenvolvidas, gestão de mudanças. Menos importante os bit e bytes. Mas tem que avaliar quando é caso de ter serviços ?on premise? (dentro de casa) e quando contratar fora na nuvem.

Xandó: Olhando outro lado, ao usar a solução Office 365 na nuvem, por exemplo, o SharePoint. Já existe o produto há um bom tempo. Mas o grau de uso não é tão intenso. Provavelmente porque para uso efetivo a empresa tem que montar um pequeno projeto, montar um ambiente de colaboração que faça sentido para ela… Mas com o 365 online já existe um ambiente pronto, configurado que com pouca intervenção já pode ser usado. É isso mesmo? Existe esta vantagem?
EduardoIsso mesmo, você poupa muitas etapas e já recebe um ambiente muito preparado. Em menos de 10 minutos você já tem um ambiente de EPM (Enterprise Project Management), gerenciamento de projetos, simples de usar, baseado em ?templates? (modelos pré elaborados) reduzindo a necessidade de conhecimento técnico para implementar. Um profissional de TI, um parceiro da Microsoft, vai ajudar muito mais para entender o que se deseja fazer e entregar projetos que trazem valor para o negócio. Esse conceito vale para todas as áreas. Pode ser usar o SharePoint para um projeto de Balanced Scorecard, ou para um projeto de Workflow ou mesmo um projeto para usar o SharePoint com Office para facilitar reuniões de trabalho. Assim você muda completamente a conversa que você tem com uma área de negócios.

Xandó: estou vendo este resumo que mostra Office versão Business do varejo (caixinha), que visa atender empresas de até 10 funcionário, e as versões online Small Business, Small Business Premiu, Midsize e Enterprise. Isso já existia na oferta anterior do Office 365?
EduardoNão, é exatamente isso que estamos lançado agora. É uma forma nova de segmentar este serviço com a oferta de versões adequadas ao porte da empresa, tanto no custo como nas funcionalidades. As versões iniciais partem do princípio que menos intervenção da área de TI será necessária para administração enquanto as versões Enterprise tem muitas funcionalidades que demandam um pouco mais de administração. E estas versões mais avançadas praticamente igualam os recursos da versão online com os recursos de uma implantação ?on premise? (na infraestrutura da empresa). E há outra novidade interessante. A versão Midsize Business está disponível no Brasil em contrato OPEN. Isso significa que mais um canal de mais de 15.000 revendas poderão comercializar este produto.
Xandó: Parece que a versão Enterprise tem integração com o servidor da empresa. É isso?

Eduardo
A versão Enterprise tem integração com o AD (Active Directory). Isso significa que o cliente ao entrar no aplicativo na Web não precisa se autenticar. É como se fosse um aplicativo da Intranet ?de casa?. Isso favorece segurança, gestão de TI e simplifica para o usuário com ?single sign-on?.

Xandó: Como é o uso e a integração com o Skydrive? Eu vi que essa é uma novidade? É uma versão diferente?
EduardoNesta versão existe o Skydrive PRO. Cada usuário tem seu espaço pessoal de armazenamento para uso com os arquivos da empresa. Na versão anterior do Office 365 não havia este espaço para cada usuário. E a diferença principal, é uma área ?pessoal?, mas gerenciada. Se o funcionário sair da empresa o administrador pode intervir e atuar naqueles arquivos movendo, apagando, etc.

Xandó: a versão ?caixinha? do Office permite que seja instalada em até 5 dispositivos. Como é no Office 365 empresarial?
EduardoTambém pode ser instalado em até 5 dispositivos pessoais. Computador desktop na empresa, notebook, MAC, smartphone e tablet. O acesso é único, a caixa postal é a mesma, mas a licença garante o direito de ter o aplicativo do Office nos seus diferentes dispositivos.

Xandó: Mas e se seu tablet cai no chão, quebra, perde, você pode reaproveitar aquela licença ou ela é perdida?
Eduardouma nova licença pode ser obtida no site ou via suporte.

Xandó: Esta forma de comprar como serviço traz custos diferenciados e interessantes. Mesmo para o cliente final, certo?
EduardoVeja só o Office 365 Home Premium (varejo) custa R$ 159 para até cinco dispositivos por ano. Para universitários e faculdades o preço é o mesmo, mas esta licença é válida por 4 anos, pelos mesmos R$ 159. Costumo dizer que pelo preço de uma balada dá para ter o Office por 4 anos! Temos uma campanha que faz a pergunta ?o que você faria por R$ 0,50 por dia??. É o que custa o Office 365 Home Premium (varejo) para aqueles 5 usuários!! E se durante o período de vigência da assinatura o Office for atualizado ele terá direito à nova versão.

Xandó: Estamos falando agora um pouco mais do Office 365 varejo que não inclui os ?servidores? (e-mail, SharePoint, etc.), mas tem o mesmo conceito de compra por assinatura para o Office propriamente dito.
EduardoIsso mesmo! E veja uma coisa. Enquanto conversamos estou te mostrando este arquivo Power Point. Veja agora que ele está rodando no browser, ou seja, é a versão nuvem, do Office com idêntica experiências para o usuário. Imagine o impacto disso no dia a dia e na produtividade. Como usamos intensamente o standard HTML5 há compatibilidade com grande variedade de navegadores como Safari, Chrome… acesso os arquivos que preciso pelo Skydrive Posso usar a partir de qualquer lugar e com a possibilidade de compartilhar arquivos com as pessoas da minha rede.

Xandó: Existe um lado do Office 365 que eu não vi e não entendi. Como é esse lado de ?rede social dentro da empresa??
EduardoIsso é bem interessante. Por exemplo, veja minha página pessoal dentro da empresa. Eu listo as habilidade que eu tenho, sobre o que eu gostaria de falar e começo a interagir com as pessoas dentro da companhia. E posso também criar comunidades internas tanto para projetos (assim que se conectam as várias gerações) … Eu tenho uma comunidade chamada Microsoft Scuba Dive para interagir com pessoas de mesmos interesses. As páginas ou comunidades podem ter debates ligados ou não a projetos internos. Isso tudo dentro do meu próprio portal. Como eu tenho uma identidade corporativa e outra identidade pessoal no Office 365 eu posso transitar entre uma e outra a cada momento com seus respectivos conteúdos facilmente, memória dos últimos arquivos trabalhados em cada ambiente.

Xandó: Nos trabalhos em grupo há como os documentos serem abertos e trabalhados por mais de uma pessoa ao mesmo tempo?
EduardoSim este é um recurso dos arquivos no SharePoint que chamamos de coautoria.  Por exemplo eu abro os PPTs de apresentação de resultados junto com a minha equipe. O tempo que nós gastamos para fazer isso agora é muito menor. Outro exemplo, usamos o OneNote para tomarmos notas em reuniões de forma compartilhada. Assim fazer a ata daquela reunião é muito simples e rápido e depois todos recebem a versão final. Outro caso legal, eu fui para o Japão ver o jogo do Corinthians em 2012 e fiz todo o planejamento da viagem, logística, informações, deslocamentos, hotéis, horários, etc. no OneNote. Ao chegar lá consegui um chip para meu Windows Phone e acessei todas as informações ali na palma da mão que estavam na nuvem. Imagem do ingresso, frases úteis em japonês, dicas de locais enviadas por amigos, e-mails, mapa das cidades, mapa do estádio, tudo foi impresso no OneNote e acessado pela nuvem no smartphone.

Xandó: Não querendo ser, mas já sendo um pouco provocativo, como você compara a solução da Microsoft com a solução de ambiente de nuvem do Google? Eu vejo que eles têm um bom serviço, boas soluções também, têm bons produtos…
EduardoA diferença para o Google é, sendo também um pouco provocativo, é que eles plugaram um monte de serviços separados em um serviço único. Nós montamos um serviço que é todo integrado desde o seu desenho (projeto). Eu nem preciso abrir janelas a mais, não preciso ficar autenticando toda hora. Não peguei um Youtube que está aqui Google Docs ali… A começar pela integração com o Active Directory e uma interface consistente e homogênea entre os aplicativos e serviços, e-mail, calendário, site, projetos, um ambiente único e funcional e não um monte de janelas que vão se acumulando. E quando você complementa com o Office que está dentro da máquina (desktop, notebook, tablet) fica ainda melhor porque você tem o aplicativo no PC e a informação fluindo pela nuvem e também em outros dispositivos que o usuário tenha. É uma proposta bem diferente a da Microsoft quando comparado com o serviço do Google.

Xandó: Lá atrás o próprio Office começou a partir de produtos independentes, nem mesmo todos desenvolvidos originalmente pela Microsoft. Que eu me lembre tanto Excel como Access foram comprados de terceiros e posteriormente integrados.

EduardoCom o tempo eles foram sendo entrosados e integrados e não ?juntados?.

Xandó: E vejo outro lado. O Google Docs pressupõe uso de tudo online. Você até tem o Google Drive que deixa os arquivos off-line no seu computador, mas se não tem Internet como você usa os aplicativos.
EduardoÉ uma questão de opção de projeto. É impossível desprezar o poder de processamento local e a riqueza dos dispositivos diversos que temos.

Xandó: Eu me lembro que há 12 anos mais ou menos alguém tinha esta visão de uso de nuvem e nem tinha este nome. Era o Scott McNealy, ex CEO da Sun que falava que ?a rede é o computador?, lembra disso?
EduardoSim era isso mesmo, mas tinha aspectos particulares aquela solução, pois rodava apenas nos dispositivos deles, na plataforma deles. Mas a visão era correta, algo que de uma outra forma temos hoje. Já o Bill Gates tinha a visão do ?Information at your fingertips? que evoluiu em nossa plataforma para tudo isso que temos hoje.

Xandó: Não vejo como uma empresa não venha usar uma solução em nuvem hoje em dia para seus e-mails e produtividade. A começar pelo custo. Apenas caixas postais e Exchange online, o serviço básico do Office 365 custa US$ 4 por mês por usuário, crescendo em função do serviço. Você tem alguns dados deste mercado de como está adoção deste tipo de tecnologia?

EduardoEu vou te falar um dado que é totalmente chocante!! No Brasil 60% das pequenas, médias e grandes empresas ainda usam POP3 Mail para baixar seus e-mails, pagando por serviços de hospedagem que ?dão? o e-mail para eles. E-mail é função crítica para o mundo corporativo. Ainda há um bom caminho a ser percorrido por estas empresas. Veja que por exemplo a Cia Athletica migrou para Office 365 (descrevi este caso na parte 1 deste texto) da mesma forma tantos outros casos de sucesso.

Xandó: Eduardo muito obrigado por todas estas informações, tanta coisa nova. Agora é observar a reação do mercado a todas estas novidades. Foi uma ótima conversa!
EduardoCom certeza! Apenas quero te lembrar que existe uma forma de testar o Office 365. Pelo próprio site a empresa cria uma conta de demonstração, cria suas caixas postais, acessa as telas administrativas. Enfim, terá toda a experiência do cliente efetivo do serviço durante 30 dias.


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