Purac atualiza ERP em cinco unidades no mundo ao mesmo tempo

A Purac, fabricante de suprimentos para panificação e confeitaria, fez uma grande mudança em seus sistemas de informação de forma global. Atualizou o ERP, o CRM e implantou uma ferramenta para gestão de planejamento de manutenção. Com cinco fábricas espalhadas pelo mundo, a empresa precisa de padronização para poder gerir um processo produtivo dividido em vários locais do globo e cada projeto de TI é realizado com uma equipe global. Um grande desafio.

Parte do Grupo CSM – multinacional do ramo de suprimentos para padaria e ingredientes para alimentos -, a empresa trabalha, principalmente, com ingredientes naturais como o ácido lático, produtos químicos verdes e bioplásticos. Em 2010, a Purac cresceu 20% em relação ao ano anterior e sua receita alcançou 600 milhões de euros.

A expansão rápida, especialmente nos mercados emergentes, foi um dos fatores que levou a empresa a buscar soluções mais adequadas para a gestão do negócio, explica Adriano Xabregas, CIO da Purac para a América Latina. Entre os produtos avaliados, aqueles oferecidos pela Infor, foram os mais bem cotados por conta do custo, tecnologia de ponta, negociação flexível e um road-map bem definido, afirma o executivo.

A implantação do ERP durou um ano, custou 1 milhão de euros e contou com uma equipe de 10 consultores e 15 executivos de TI da empresa em diversas localidades. Trabalhar com um time global foi um dos maiores desafios da implantação do sistema de gestão.

Para facilitar a tarefa, explica Xabregas, foi definido a forma de comunicação entre os usuário e a TI, como os meios de comunicação e os fusos horários adequados. As ocorrências e os resultados dos testes foram registrados na intranet pelos gestores ao redor do globo. ?Não foi uma tarefa fácil, há diferenças culturais e da realidade local. Para o pessoal entender os impostos no Brasil, por exemplo, foi difícil?, aponta o CIO.

O projeto aconteceu em três etapas. Na primeira, foram feitos testes de migração com todas as unidades, ao mesmo tempo. Foi uma espécie de treino, em que foi medido o tempo de migração, foram listados os problemas ocorridos, a logística requerida e riscos do projeto, como falta de luz e falta de comunicação por problemas na internet, problemas de hardware, feriados e outras características de cada local.

Ainda na primeira fase, definiu-se o escopo do projeto, quais eram os processos críticos, o que seria testado, quais seriam os serviços de apoio requeridos como conversões de base de dados e programas de cargas, além de qual seria o ambiente de testes. Também neste momento foi definida a equipe, o líder, os usuários chave e os consultores.

Na segunda etapa da implantação do ERP LX foi feita uma análise dos erros e acertos do processo, o que era preciso melhorar. ?Neste ponto decide-se a volta ao processo de testes e validação ou implantação definitiva.?

A equipe fez, então, uma série de testes com scripts a serem testados por usuários. Identificaram-se situações específicas para, então, formalizar os resultados dos testes e as ações necessárias para acertos ou adaptações.

Na etapa final, eles definiram quando o sistema entraria em produção, a formalização da data junto aos responsáveis das unidades e a definição de cronograma do go-live detalhado. Por último, ainda foi realizada a validação com os usuários. Por segurança, um formulário assinado pelo usuário chave é mantido no portal na intranet.

A implantação do ERP, na avaliação de Xabregas, melhorou a acuracidade das projeções de venda e produção, o que garantiu melhor planejamento de compra de insumos, gestão da capacidade produtiva e do planejamento financeiro.

CRM

A Purac entendeu, também, que era hora de migrar seu sistema de CRM. As unidades da empresa enfrentavam um mesmo problema: muitos pontos de contato com clientes. Outro objetivo era reduzir o custo da venda e do marketing e fazer menos visitas aos clientes, contanto que fossem melhores. O projeto de CRM durou nove meses e contou com a participação de três consultores e dois executivos de TI, a um custo de 200 mil euros.

Baseado em estudos de mercado, o time envolvido selecionou 20 fornecedores diferentes. Depois de uma peneira, as especificações do projeto foram enviadas a dez fornecedores. A SAP e a Siebel foram eliminadas por conta do custo das licenças. Já a Peoplesoft ficou para trás por recusar-se a determinar um preço fixo para realização da implantação. A Oracle foi preterida porque ofereceu uma solução apenas baseada em programação individual. ?Outras companhias foram excluídas da lista por conta de seu tamanho ou solução insuficiente?, explica o CIO.

Ao final, três fornecedores foram apresentados para o time responsável pelo projeto. A Infor foi escolhida neste caso por garantir maior segurança ao processo e à vida útil do CRM, além do custo. Os processos de implantação foram, então, semelhantes ao do ERP, explica Xabregas.

Com a conclusão do projeto, a Purac reduziu o número de escritórios de venda e implantou home office para parte da equipe. A companhia conseguiu, ainda, agregar tarefas para o time de vendas e garantir informação atualizada para os representantes.

Sistema de gestão de manutenção

Por fim, a companhia investiu também em uma solução de gestão de manutenção de ativos. Neste caso, eles fecharam a aquisição do EAM da Infor. ?O objetivo era melhorar processos para ganhar competitividade?, afirma o CIO. Com um custo de 70 mil euros, a implementação do sistema resultou na redução dos custos de manutenção em 10%.

No projeto foram envolvidos dois consultores e um diretor de TI, ele durou quatro meses e foi dividido em quatro fases: levantamento das necessidades do negócio, desenvolvimento da prova de conceito, implementação de um protótipo e implementação completa.