Por que ferramentas de colaboração podem se tornar o pesadelo da TI?

A Slack e a Microsoft podem estar disputando o domínio do crescente mercado de colaboração de equipes, mas a maioria das organizações depende dos dois aplicativos – e algumas empresas usam ainda outras opções.

Pesquisa realizada pela startup americana Mio, que vende software para permitir a comunicação entre diferentes ferramentas de mensagens, descobriu que 91% das empresas usam, pelo menos, dois aplicativos de mensagens e as equipes Slack e Microsoft estão presentes em 66% das organizações pesquisadas. O estudo entrevistou 200 tomadores de decisões de TI em organizações que variavam de centenas a milhares de funcionários.

“Notavelmente, também estamos vendo que as mesmas empresas que estão usando o Microsoft Teams aumentam o uso do Slack em paralelo”, disse Tom Hadfield, CEO da Mio.

Hadfield apontou várias razões pelas quais as organizações usariam o Slack e o Teams. Uma organização, por exemplo, pode adquirir uma empresa que dependa do Slack, enquanto certas funções de trabalho também são atraídas para uma ferramenta específica. O Slack tende a ser popular entre os funcionários com experiência em tecnologia.

“Acreditamos que isso ocorre porque a maioria dos tomadores de decisões de TI está tentando acomodar suas equipes de engenharia e outras pessoas que amam o Slack, enquanto também tenta padronizar o restante da empresa em torno do Microsoft Teams, porque ele se integra muito bem ao Office 365”, disse Hadfield.

Blair Pleasant, presidente e principal analista da COMMfusion, disse que os resultados da pesquisa refletem as tendências recentes em mensagens corporativas, com ferramentas de bate-papo específicas sendo escolhidas para diferentes necessidades de negócios.

“Em muitos casos, as equipes de desenvolvedores adotaram o Slack por conta própria”, disse Pleasant, observando que as equipes de TI tendem a selecionar o Microsoft Teams para um lançamento mais amplo.

Os aplicativos de mensagens são frequentemente adotados sem aprovação corporativa. “Em muitas situações, os grupos adotaram o Slack por conta própria, sem que a TI esteja envolvida”, disse Pleasant. “Muitas empresas têm [de quatro a sete] ferramentas de colaboração que as pessoas estão usando. Algumas estão tentando unir as soluções, em vez de substituir todas elas.”

Slack domina o time

No geral, o Slack é o aplicativo mais usado, de acordo com a Mio, com 65% das empresas pesquisadas usando o Slack. O Skype for Business foi citado por 61% e o Microsoft Teams foi citado por 59%.

A Slack, que passou oficialmente a listar a Bolsa de Nova York, tem mais de 10 milhões de usuários ativos diários e 85.000 clientes pagos.

A experiência do usuário continua sendo um ponto forte para as empresas adotarem software, com 31% dos entrevistados afirmando que o Slack tem a melhor interface do usuário. O Webex Teams da Cisco também foi citado por 31% dos entrevistados, seguido pelo Microsoft Teams, com 21%.

Os resultados da Mio indicam que o Slack está se saindo particularmente bem entre as grandes empresas, geralmente a base principal de clientes da Microsoft. Três quartos das empresas com mais de 10.000 funcionários disseram que usam o Slack. “Isso mostra a maturidade do Slack como uma oferta empresarial após seu recente lançamento de recursos como o gerenciamento de chaves corporativas”, disse Hadfield.

A Microsoft lançou o Teams em 2017 e foi amplamente implantada, em grande parte graças à sua inclusão nas assinaturas do Office 365. Mais de 500.000 organizações usam o Teams, embora a Microsoft não divulgue números de usuários ativos diariamente.

A Microsoft também viu um forte crescimento, de acordo com a pesquisa. “Parece que fomos além da fase em que todos estavam fazendo provas de conceitos e agora estamos vendo implantações em larga escala do Teams da Microsoft, particularmente na grande base de clientes corporativos da companhia”, disse Hadfield.

Entretanto, outros fornecedores parecem estar superando o Slack em termos de crescimento para o futuro, disse Mio. Nos próximos dois anos, 56% dos entrevistados disseram esperar mais usuários do Microsoft Teams, 41% preveem mais usuários do Webex Teams e 38% preveem mais usuários do Slack.

Vários apps podem significar problemas para a TI

A Mio não está sozinha na identificação dos desafios de interoperabilidade em torno dos sistemas de mensagens corporativos, mas as opções são limitadas. A fornecedora de comunicações unificadas 8×8, por exemplo, permite que os usuários se comuniquem com várias plataformas de mensagens por meio de sua plataforma de bate-papo com a equipe X Series; A Microsoft e a Cisco investiram na vinculação de suas próprias ferramentas – Skype for Business e Microsoft Teams, por exemplo, e no caso da Cisco, Jabber e Webex Teams. Mas não há maneiras de se comunicar com aplicativos de bate-papo externos de forma nativa.

“Há definitivamente uma necessidade de interoperabilidade”, disse Pleasant. “Alguns dos fornecedores estão trabalhando para facilitar o compartilhamento de mensagens entre aplicativos diferentes, mas não há uma solução real no momento.”

Gerenciar vários aplicativos de bate-papo pode criar mais trabalho para a TI e problemas mais amplos para os negócios, disse Hadfield. “O maior desafio que a coexistência de aplicativos de mensagens cria é que seus funcionários não podem falar uns com os outros.

“Há um risco real de que, a menos que as empresas descubram como navegar na coexistência de ferramentas de colaboração em equipe, a comunicação ocorra em silos e a tomada de decisões seja retardada, a produtividade diminua e haja ineficiências desnecessárias.”

A presença de vários aplicativos de mensagens da equipe faz sentido para equipes com requisitos diferentes, disse Pleasant, mas a TI deve estar ciente dos possíveis problemas.

“Na maioria dos casos, diferentes ferramentas são usadas para diferentes casos de uso, e isso funciona”, disse ela. “Pode ser mais desafiador para a TI suportar diferentes ferramentas, mas algumas ferramentas são mais adequadas para determinados casos de uso e fluxos de trabalho.

“Por outro lado”, disse ela, “se cada equipe está colaborando à sua maneira, isso pode criar o caos. Por exemplo, ouvi falar de um fabricante de aviões com duas equipes trabalhando na criação de trens de pouso e eles não se conheciam. Se eles usassem a mesma ferramenta de colaboração de equipe, isso não teria acontecido. ”

A migração de usuários entre aplicativos de mensagens pode ser um projeto significativo. “Mudar de uma ferramenta para outra é muito desafiador”, disse Pleasant. “Se uma empresa decide se quer consolidar, não é assim tão simples. Ela exige práticas recomendadas em relação ao conteúdo. Se você usar o Slack, o Teams, o Skype, etc., não há como recuperar magicamente o conteúdo de um para o outro. É difícil levar mensagens do Slack e transferi-las para outra solução”, alerta.