Desenvolvimento ágil remoto: dicas e ferramentas para gerenciar equipes distribuídas

Pedidos de isolamento social em todo o mundo estão forçando cada vez mais funcionários a trabalhar remotamente. E embora as estratégias flexíveis do local de trabalho tenham ganhado força ultimamente, para muitas equipes, o impulso da pandemia em direção ao trabalho e colaboração remota de equipe completa apresentou desafios.  

As equipes de desenvolvimento ágil, em particular, geralmente se apoiam nos processos realizados em grande parte pessoalmente, deixando muitos líderes de equipe preocupados em como abordar essas facetas em ambientes remotos. 

Gerenciando o desempenho 

Eugene Granovsky, fundador e CEO da Bellawatt, trabalhou em escritórios centralizados e em empresas que tinham equipes distribuídas. Sua empresa atual, que escreve software para o setor de energia e conta com o Departamento de Energia, a Pacific Gas & Electric e a equipe de serviços de energia da Amazon entre seus clientes, está funcionando remotamente desde o primeiro dia. 

“Em um ambiente de escritório, você pode chegar mais cedo, sair tarde e digitar furiosamente no teclado, o que, muitas vezes, é prejudicial para o produto”, diz ele. Com uma força de trabalho remota, definir entregas explícitas e medir o desempenho com base em como os membros da equipe cumprem essas entregas é a maior diferença, diz ele. 

Ainda assim, embora isso pareça claro, gerenciar o desenvolvimento agile em ambientes de trabalho distribuídos para atingir esses objetivos exige uma considerável sutileza – especialmente quando se trata de promover o nível de colaboração necessário para o agile prosperar 

Granovsky e outros líderes de TI que lideraram os esforços ágeis de equipes distantes compartilham suas dicas para o sucesso. 

Planejamento e comunicação são cruciais 

Para forças de trabalho ágeis distribuídas, especialmente aquelas em que os membros da equipe definem seu próprio horário, o planejamento e a comunicação são fundamentais, diz Granovsky. 

Assim como os gerentes não podem olhar para um membro da equipe para ver como eles estão, os não podem se virar e pedir esclarecimentos imediatos se não estiverem completamente claros em sua tarefa atribuída.  

“Em um escritório, você não precisa fornecer todas as informações necessárias para realizar seu trabalho”, diz ele. “Você pode dar a eles os 90% necessários para começar a trabalhar e, em seguida, eles podem chegar até você para obter os outros 10%”. 

Você não pode fazer isso remotamente, diz ele, a menos que todo mundo esteja no Slack o tempo todo. 

“Ser remoto obriga a fazer as coisas da maneira que deveria, mas antes e melhor”, diz Granovsky, planejando e comunicando em particular. 

Ferramentas para comunicação assíncrona 

Para forças de trabalho distribuídas é fundamental o arredondamento do conjunto certo de ferramentas de colaboração. 

As reuniões stand ups diárias e outras sustentações ágeis presenciais podem ser um desafio para replicar em ambientes de equipe remota, especialmente em fusos horários diferentes. Aqui, ferramentas que facilitam a comunicação clara em fluxos de trabalho frequentemente assíncronos podem ajudar. 

Atualmente, a plataforma de comunicação para equipes distribuídas é o Slack, mas Granovsky não é um grande fã. “Em vez do Slack, usamos o Twist, que é um pouco mais organizado do que o Slack”, diz ele. “O Slack se transforma em mais um espaço de descontração, mais disperso do que produtivo”. 

Quando se trata de escolher ferramentas, Granovksy aconselha o uso de plataformas mais padrões. “Aprendemos da maneira mais difícil que as ferramentas mais populares são populares por um motivo”, diz ele. Para a equipe de Granovsky, significa o GitHub para gerenciamento de tickets e códigos, Zoom para videoconferência e Google Docs para compartilhamento de conhecimento e quadros brancos. 

O scrum board virtual 

Se existe alguma ferramenta que sintetiza a experiência ágil, é o quadro de scrum do escritório – aqueles pontos de ancoragem do espaço de colaboração cobertos com notas adesivas nas quais os membros da equipe podem facilmente olhar para obter uma visão instantânea do progresso do projeto.  

Na Greenphire, uma empresa de pagamentos para ensaios clínicos, o processo de desenvolvimento ágil é centrado em placas de scrum, diz o CTO David Wallace.

As equipes de TI e engenharia normalmente trabalham juntas todos os dias no mesmo escritório, ele diz, mas a partir de 19 de março, quando o coronavírus se instalou nos EUA, a empresa ativou seu plano de continuidade de negócios. 

“Estávamos entrando em território desconhecido”, diz ele. E particularmente com a pandemia é importante ter sistemas financeiros para apoiar os ensaios clínicos, acrescenta, para que a Greenphire não perca o ritmo. 

“As paredes físicas do scrum são de camaradagem e formação de equipes. Mas sempre mantivemos placas de scrum virtuais também. Hoje, temos exatamente as mesmas equipes de scrum usando placas de scrum virtuais”, conta. 

Para manter sua equipe totalmente remota na mesma página, Greenphire agora conta exclusivamente com o Jira Scrum Board – e sem o uso de post-its. 

Como acertar o quadro branco 

Para equipes ágeis, os quadros brancos são essenciais para mapear tudo, desde os planos do projeto até os sprints e tarefas. Greenphire é um usuário pesado de quadro branco para mapeamento de histórias, onde as equipes ágeis diagramam as atividades dos usuários como parte do processo de desenvolvimento. “E isso geralmente era feito pessoalmente”, diz Wallace. 

No entanto, a equipe remota da empresa no Vietnã tem usado a ferramenta de quadro branco incorporada ao sistema de videoconferência Zoom. “Foi uma lição aprendida de outro departamento que chegou especialmente útil agora. E está ajudando a manter o mesmo toque e sensação dos nossos brainstorms pessoais”, diz. 

Outras ferramentas de quadro de comunicações populares entre as equipes de desenvolvimento ágil incluem Miro, Mural, Trello e Weave. 

Jen Krieger, Chefe Agilista da divisão de produtos e tecnologias da Red Hat, gosta particularmente do formato Mural. “É uma ferramenta realmente ótima para a minha equipe usar mais. Por exemplo, você pode fazer uma espinha de peixe – é como uma substituição do quadro branco com todos os modelos de coach ágeis recriados nele. É incrível. Ele permite que você vote por pontos, o que é uma coisa enorme para treinadores ágeis”, diz ela. 

Videoconferência 

Plataforma de videoconferência Zoom se tornou um player valioso geral durante essa era de isolamento social. É simples de usar, sua funcionalidade básica é gratuita e inclui quadros integrados, bate-papo, salas de sessão de grupo e fácil compartilhamento de tela.  

Para equipes ágeis que se dedicam à colaboração remota nos últimos tempos, o Zoom tem sido uma solução essencial para os horários das reuniões. Mas as opções de videoconferência são muitas. Algumas empresas usam uma combinação dos produtos Skype e Teams da Microsoft. Depois, há o Google Hangouts.  

O Sococo é outra ferramenta de reunião virtual que combina compartilhamento de vídeo, bate-papo e tela em uma metáfora do escritório. “Trata-se de encontrar aqueles que se encaixam no seu time”, diz Emilia Breton-Lake, coach ágil da Accenture SolutionsIQ. 

Breton-Lake sugere que as equipes concordem antecipadamente sobre como as ferramentas de videoconferência serão usadas para que as pessoas saibam o que se espera delas – e para garantir que todos estejam envolvidos nas chamadas. 

“Com a última equipe com a qual trabalhei, não nos importamos se seu escritório está bagunçado ou se seu cabelo está arrumado ou se sua maquiagem está feita, mas o que mais importa é ver seu rosto”, diz ela. “Nós não nos importamos se há ruído no fundo do seu cão ou de seus filhos, mas é importante não ficar mudo para que você possa ouvir pequenas reações vocais – como ‘hum’ – que você ouviria cara a cara.” 

Aproveitando ao máximo o tempo frente a frente remoto 

Além de definir as expectativas em torno da videoconferência, também é importante observar que a realização de reuniões virtuais requer habilidades diferentes por parte do mentor ou facilitador do Scrum, diz Breton-Lake. Em uma reunião pessoal, a maioria das pessoas não quer ser grosseira, abrir seu telefone ou laptop e verificar e-mails.  

“Mas quando você está falando sobre reuniões virtuais, essas outras coisas ficam no mesmo computador. É realmente fácil para as pessoas se afastarem”, diz ela. 

O primeiro passo é levar as pessoas certas para a reunião. Se alguém não precisar estar em uma reunião, mas precisar ser informado sobre as decisões tomadas, basta receber um e-mail. “Realizar reuniões com propósito se torna dez vezes mais importante., diz ela. 

Ajuda se você pode ver o rosto de todos o tempo todo e que eles não fiquem mudos – a menos que haja algo realmente perturbador por perto, como um cortador de grama. “Se eu fizer uma piada, posso ouvir as outras pessoas rindo”, diz ela.  

“É importante ter essa conexão humana com a equipe. Isso cria confiança e todas as outras coisas que derivam disso.” 

Uma empresa que usa o Zoom para suas reuniões internas de scrum é a Scalable Path, uma empresa de headhunting especializada em encontrar desenvolvedores ágeis. A empresa cria aplicativos para suportar processos internos, como uma ferramenta geradora de descrição de cargo e uma ferramenta de estimativa de projeto de software. 

“A ideia é que todos entrem na mesma sala, em pé, e cada pessoa diga o que realizou desde o dia anterior, o que planeja fazer hoje e se tiverem perguntas ou bloqueadores”, diz o CEO Damien Filiatrault. “Fazer isso pessoalmente seria ótimo; você pode fazer isso no Zoom”. 

É possível fazer o mesmo escrevendo, digamos, Slack, ele diz, e pode ser bom ter um registro documentado. “Mas acho que as pessoas nunca deveriam parar de falar todos os dias”, diz ele. “Quando você fala todos os dias, as coisas surgem. Você começa a conversar e depois diz: “Bem, na verdade, eu tinha essa pergunta”. 

A chave é definir limites de tempo definidos, diz ele.  

“Não permita que a reunião seja onde todos se sintam confortáveis e a próxima coisa que você sabe é que uma hora se passou”, diz ele. “É tentador entrar em uma toca de coelho e falar sobre uma questão complexa com a qual um desenvolvedor está tendo problemas enquanto todo mundo está apenas sentado e ouvindo.” 

Em vez disso, ele sugere alocar, digamos, cinco minutos por pessoa e, se surgir um problema, acompanhe mais tarde, em profundidade, as principais pessoas envolvidas. 

“Acho que as pessoas estão se acostumando muito a fazer reuniões online. Sinceramente, vim a preferi-lo. Mas uma coisa que você perde são os relacionamentos humano”, diz ele. 

Ele sugere que as empresas que se mudam permanentemente para uma força de trabalho distribuída considerem locais regulares ou férias em equipe. Mas há coisas que você pode fazer agora, também durante a pandemia. 

“Agora, na minha equipe, quando temos um pouco de tempo extra ao final de uma ligação, falamos sobre como estamos nos sentindo com toda essa coisa do vírus”, diz ele. “Estamos começando a nos conectar em um nível pessoal.” 

A empresa também tem um clube do livro, diz ele. “No Slack, selecionamos um livro, lemos e conversamos sobre isso. Essa é a parte mais difícil de ser remota – você realmente precisa se esforçar para estabelecer esse tipo de cultura.” 

Emparelhar a programação em um ambiente distribuído 

Outro desafio para as equipes ágeis distribuídas é como fazer a programação em pares quando os dois desenvolvedores não podem sentar um ao lado do outro e passar um teclado para frente e para trás. Embora nem toda equipe ágil pratique programação em pares, algumas vão ainda mais longe para o mobbing, onde vários desenvolvedores trabalham em um computador. 

Granovsky diz que é possível fazer a mesma coisa remotamente: “No Visual Studio, o editor de código mais popular, existe uma ferramenta chamada Live Share que funciona como um sonho com emparelhamento.” 

Funcionou melhor para a empresa do que algumas das ferramentas de colaboração mais recentes, acrescenta ele. “E realmente tentamos todos eles, e todos ficaram frustrados porque se transforma em uma pessoa digitando e a outra assistindo via compartilhamento de tela.” 

Criando um espaço produtivo em casa 

Seus desenvolvedores exigem muitas ferramentas para serem produtivas em seus escritórios domésticos. Eles precisam de acesso à Internet de alta velocidade, redes privadas virtuais e autenticação multifatorial para iniciantes.

Mas há muitas pequenas coisas que podem fazer uma grande diferença que seus desenvolvedores podem não pensar com antecedência, e vale a pena ter uma conversa aberta entre sua equipe para ajudar a garantir que cada membro seja capaz de estabelecer um espaço produtivo em casa. 

“Trabalho em casa há quase sete anos”, diz Joe Tobolsky, CTO da Nerdery, consultoria de serviços digitais. “Então, eu tenho uma rotina, um espaço físico e uma mesa”.  

Esse nem sempre é o caso das pessoas que trabalham em casa pela primeira vez – antes do COVID-19, quase uma dúzia de centenas de desenvolvedores da Nerdery trabalhavam em um escritório. “Tivemos pessoas com várias situações ergonômicas em casa”, diz ele. “Eu tenho gritado com pessoas que trabalham no sofá e as pessoas sentem falta de vários monitores”, diz ele. 

“Instituímos uma política de checkout para que as pessoas possam levar suas docas e monitores para casa”. Também é importante ter uma separação psíquica e física de uma área de trabalho, na medida do possível. Para esse fim, Tobolsky transformou novamente um aparelho de TV antigo em um sinal de “não perturbe”, para avisar os membros de sua família. Eventualmente, ele diz, pode escrever os scripts para ativar a placa sempre que estiver em uma ligação. 

O poder da paciência 

Para muitos líderes de equipe, a mudança para gerenciar uma equipe ágil remota pode trazer um pouco de ansiedade sobre se o trabalho está sendo realizado – especialmente quando se trabalha com desenvolvedores, que geralmente precisam de longos períodos de “não pertube”.  

Se você não pode vê-los, como pode saber se eles estão codificando com a cabeça para baixo? Além disso, crianças, animais de estimação e outros membros da família podem ser um problema comum para os funcionários que trabalham em casa. 

“Estou esperando que eles recebam oito horas sólidas quando estão lidando com as crianças e a casa pegando fogo?”. Tobolsky pergunta: “Não. Mas se o trabalho for concluído, se for prolongado um pouco, não tenho problema com isso.” 

Além disso, existem alguns benefícios significativos para alguns funcionários que podem energizá-los: sem viagens. 

Há uma nerd que mora a duas horas de nosso escritório, diz Tobolsky, referindo-se a uma colega Nerdery na linguagem preferida da empresa. “São dez horas por semana que ela ganha se não estiver viajando. Eu me pergunto se, depois que tudo isso é feito, as empresas começam a perceber que talvez esse trabalho em casa tenha funcionado muito bem”. 

O novo futuro remoto? 

As equipes ágeis que descobrem como colaborar remotamente pela primeira vez durante essa pandemia, podem estar tendo um vislumbre do futuro.

À medida que as empresas veem suas equipes navegando com sucesso nessa interrupção nos fluxos de trabalho, algumas podem começar a questionar, como Tobolsky diz: “Nós realmente precisamos desse espaço de escritório classe A no centro da cidade?” 

“Estou quase a ponto de dizer, para que precisamos deste escritório?” diz Steve Wood, CPO da Boomi, unidade de integração em nuvem da Dell. “No geral, as equipes estão relatando melhor colaboração, melhor envolvimento da equipe, melhor trabalho”. 

Anteriormente, as centenas de desenvolvedores ágeis do Boomi trabalhavam em escritórios na Índia, Reino Unido, Filadélfia, San Francisco e Boston. Wood também está vendo os impactos da dinâmica familiar em seus desenvolvedores, especialmente com as crianças que estudam em casa. 

“Normalmente, podemos compartilhar calendários no trabalho. Agora estamos vendo que maridos e esposas estão tendo que integrar seus calendários – não podemos ambos ter uma ligação super importante às nove, porque nossa filha nos matará. Acho que haverá mais integração entre vida profissional e vida pessoal do que nunca antes”, diz ele. 

De acordo com Javier Polit, que até fevereiro era CIO da Procter & Gamble, e antes disso, CIO de grupo na Coca-Cola, uma empresa que reorganiza suas equipes de desenvolvimento ágil para permitir que programadores trabalhem remotamente, verá algumas vantagens daqui para frente se decidir continuar com o modelo. 

“Eu argumentaria que há mais oportunidades de recrutamento”, diz ele. “Você pode querer recrutar um cientista de dados fenomenal de Stanford, mas eles podem não querer deixar a Califórnia.”