Como escolher corretamente um sistema ERP para pequenas empresas

As micro e pequenas empresas somam aproximadamente 5,5 milhões de empreendimentos no Brasil, correspondendo a 27% do PIB (Produto Interno Bruto) do País, segundo levantamento do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), publicado no início de 2018.

Ainda de acordo com a instituição, esses negócios representam 98,5% do total de empresas privadas brasileiras e são responsáveis por 54% do total de empregos formais existentes no país. Mas, se por um lado, os números são positivos, por outro, trazem preocupação. A taxa de mortalidade das pequenas empresas após dois anos de abertura é grande e, entre os fatores que contribuem para isso, estão a falta de planejamento e as dificuldades em gerir o negócio.

Uma gestão eficiente é tão importante nos pequenos negócios quanto nas médias e grandes empresas, pois independe do segmento, do número de funcionários ou do capital do estabelecimento. Mas como fazer isso e driblar essa elevada taxa de mortalidade? Podemos afirmar que implementar boas práticas de gestão é um bom começo. Com o fim do ano se aproximando, muitas empresas já estão desenvolvendo seus planejamentos para 2019. Uma boa ferramenta que pode auxiliar nesse processo e também na gestão durante o ano todo é o ERP, software que integra todas as áreas de uma empresa.

E, ao contrário do que muitos pequenos empreendedores ainda pensam, esse sistema não é exclusivo para as grandes organizações. “Um ERP para pequenas empresas pode garantir resultados expressivos para a gestão e o crescimento dos negócios, principalmente quando falamos da realidade brasileira, em que as obrigações fiscais são muitas e o mercado é extremamente competitivo. Já não existe mais espaço para que a administração seja feita com base em cálculos manuais e planilhas tradicionais”, explica o diretor de Produto e Mercado da WK Sistemas, Marcio Tomelin.

Mas como escolher uma solução ideal capaz de facilitar a vida do empreendedor que, diariamente, precisa controlar as contas, cuidar dos clientes, fazer o melhor produto ou entregar o melhor serviço, orientar a equipe e, ainda, lidar com inúmeras obrigações fiscais? Confira algumas dicas:

1. Faça uma relação das necessidades do seu negócio

Principal pilar para levar em consideração na hora de escolher o seu ERP, as necessidades reais da sua empresa nunca devem ser negligenciadas. Para saber quais são elas com exatidão, mapeie seus pontos fortes e fracos, suas deficiências, dificuldades e demandas organizadas. Assim, fica muito mais fácil filtrar as funcionalidades indispensáveis em um software de gestão para o seu negócio.

Imagine que sua empresa tenha um setor financeiro muito eficiente, que sua linha de produção funcione perfeitamente e sem atrasos, mas que seu estoque precise de um gerenciamento mais próximo, pois costuma sofrer com a falta de organização e a demora no escoamento dos produtos. Pronto. Você já sabe que seu ERP precisa ter funcionalidades específicas para o controle de estoque.

Ou você precisa administrar melhor a área fiscal? Se sim, verifique se o software oferece funcionalidades para ajudá-lo a lidar com a burocracia do dia a dia e atender ao Fisco corretamente. E o mesmo vale para os demais setores, do comercial ao de vendas, do financeiro ao de compras. Lembre-se que ter foco é fundamental! Pouco adianta investir em um ERP recheado de funcionalidades se elas não serão utilizadas na rotina da sua empresa. E o contrário também vale: um ERP muito enxuto, que não ofereça tecnologia suficiente para suportar o crescimento da sua empresa, não será de muita utilidade.

2. Verifique a integração dos processos

Nas grandes companhias, é inviável mensurar e controlar o enorme fluxo de informações de forma manual. São muitos funcionários, muitos setores, muitos produtos. Por mais que a realidade das pequenas empresas seja um pouco diferente, continuar apostando no controle manual pode gerar prejuízos num futuro próximo. Basta pensarmos em como é fácil deixar algum dado incorreto passar despercebido ou sequer considerá-lo no fechamento do relatório de um período, por exemplo.

Então, na hora de avaliar um sistema ERP para pequenas empresas, verifique se há integração das operações, como compras, estoques, finanças, comercial e vendas. Afinal, você precisa de uma solução que permita encontrar e analisar dados com eficiência, melhorando o tempo para as tomadas de decisões. Até porque quanto mais rápida for a sua resposta em situações delicadas ou em oportunidades de negócios, maior é a chance de obter sucesso.

3. Fique atento à implementação e às formas de acesso

Vamos supor que o acesso aos dados da empresa seja difícil e que, por conta da dinâmica dos seus processos de produção, seja inviável parar na frente de um computador toda vez que eles precisam ser consultados. Aqui, uma alternativa valiosa é buscar um ERP hospedado na nuvem, ou seja, que possa ser acessado de qualquer local, a qualquer hora e, é claro, com uma boa experiência de uso.

Outro ponto importante a ser considerado é o formato de implantação. Nesse sentido, uma boa dica é buscar um ERP para pequenas empresas que tenha custo zero de implementação e que ela possa ser realizada pelo próprio usuário a partir de videoaulas, templates e roteiros de implantação. Assim, além de uma excelente economia, com certeza seu negócio vai ganhar muita agilidade nos processos.

No mercado existem opções como o ERP Radar Lite Cloud, desenvolvido pela WK Sistemas especialmente para este segmento, com o objetivo de acompanhar o crescimento das pequenas empresas. Com ele, é possível importar e exportar dados gerenciais, fazer integração direta com a contabilidade, personalizar relatórios e documentos e gerir processos como compras, estoque, financeiro e vendas.