6 dicas para aproveitar ao máximo um orçamento apertado de TI

Os líderes de TI que buscam impulsionar o crescimento da empresa por meio de investimentos em tecnologia geralmente são sobrecarregados com orçamentos que tornam desafiadoras suas tarefas de aumentar os resultados financeiros. O ano de 2023 parece não ser diferente.

Apesar de um aumento estimado nos orçamentos de TI de 5,1% em média, para 2023, a empresa de pesquisa Gartner aponta para uma taxa de inflação global projetada de 6,5%, um aperto contínuo de talentos e problemas persistentes de fornecimento como uma ameaça tripla à capacidade dos CIOs de obter tempo para agregar valor por seus investimentos em tecnologia este ano, de acordo com a pesquisa “2023 Gartner CIO and Technology Executive Survey”, que reuniu dados de 2.203 CIOs em 81 países e em todos os principais setores.

Embora alguns argumentem que qualquer que seja o orçamento alocado, nunca parece grande o suficiente, isso não é realidade. Independentemente de obter um orçamento de TI pequeno ou grande, ao gerenciá-lo bem, os tomadores de decisões de tecnologia podem aplicar os recursos de sua organização de maneira eficaz para fornecer grandes benefícios aos negócios. Para ajudá-los a fazer isso, aqui estão dicas de líderes de TI de diferentes regiões e setores para aproveitar ao máximo seu orçamento de TI.

Baseie suas decisões no valor da receita

Os CIOs que não estão obtendo um aumento substancial em seus orçamentos provavelmente começarão a pensar onde precisam cortar custos – um projeto específico, recursos humanos, certas aquisições – para que possam gastar em suas áreas de foco. É aqui que Saurabh Mittal, CTO da Piramal Capital & Housing Finance, com sede em Mumbai, deseja que os líderes de TI façam uma distinção cuidadosa.

“Os líderes de tecnologia corporativa devem diferenciar entre custo e investimento se quiserem aproveitar ao máximo seus orçamentos limitados. As áreas em que os líderes de TI gastam dinheiro, mas não têm nenhuma alavancagem, são claramente custos, enquanto os investimentos são onde eles gastam dinheiro agora para obter retornos múltiplos mais tarde”, diz ele. “Os líderes de tecnologia devem ter essa segregação clara e, então, reduzir de forma ativa e consciente os custos de longo prazo e aumentar os investimentos”.

É claro que fazer essa distinção pode ser desafiador e é uma habilidade que pode levar tempo para ser desenvolvida, diz Mittal, cuja empresa está adotando uma abordagem nativa da nuvem e que prioriza a tecnologia para transformar o serviço de empréstimos.

“Levou algum tempo para eu perceber como fazer as escolhas tecnológicas certas. Quais sistemas ter e como tê-los podem afetar seu custo a longo prazo. Por exemplo, os CIOs podem comprar um sistema pronto para uso que custa X em taxas de licença hoje e 20% de X a cada ano, desde que o estejam usando, ou eles podem optar por construir o sistema de forma que, em vez de X, incorram em 1,5X como custo e o custo operacional de longo prazo seja de apenas 2% em vez de 20%”, diz ele. “Manter os custos de longo prazo o mais baixo possível sempre criará mais e mais espaço para você fazer investimentos de impacto”.

Bob Cournoyer, Diretor Sênior de Estratégia de Dados, BI e Analytics da Estes Express Lines, com sede em Richmond, Virgínia, esclarece como ele diferencia entre custo e investimento. “Tomo muitas das minhas decisões orçamentárias com base no valor da receita – qual valor será agregado ao negócio ao investir em uma tecnologia específica”, diz ele.

Para a empresa de transporte de carga, inteligência de negócios (BI) é uma área em que a TI pode ter um impacto de primeira linha.

“Temos dispositivos telemáticos rodando em nossos tratores no armazém, tablets rodando em nossas empilhadeiras e scanners dimensionais que escaneiam cargas, todos os quais fornecem inteligência comercial crucial para nós”, diz Cournoyer, que recentemente reorganizou as operações de dados de Estes em torno de uma lógica data fabric para melhor atender seus clientes. “Obviamente não vamos cortar investimentos aqui. Eu invisto nas áreas do negócio que trazem receita para a mesa. Para mim, é como podemos substituir a tecnologia antiga por uma tecnologia mais nova que será mais ágil e econômica”.

Desenvolva uma visão tecnológica clara

Ter uma visão clara de onde você está e para onde está indo ajuda a colocar tudo em perspectiva. Como diz Madhumita Mazumder, GM-ICT da empresa de turismo australiana Journey Beyond: “Se tivermos um plano estratégico adequado para o departamento de TI que esteja alinhado com a visão da organização, podemos alcançar as coisas dentro do orçamento e lidar com metade dos problemas que podem surgir seis meses ou um ano depois”.

Dando um exemplo dessa abordagem, Mazumdar diz: “Temos clareza absoluta na busca de uma estratégia que prioriza a nuvem. A visão de ter 100% de infraestrutura em nuvem nos permitiu reduzir significativamente nossos custos de data center de terceiros à medida que os migrávamos para nosso ambiente de nuvem”.

Da mesma forma, Mazumdar é claro sobre o debate da terceirização versus internalização. “Sou um grande fã de internalizar e apoiar o desenvolvimento de uma equipe para levar as coisas internamente. Por exemplo, ter uma equipe interna garante 100% de correção de todos os meus dispositivos de rede no prazo. A correção acontece em horários estranhos, quando a empresa não está operando. Se for terceirizado, a coordenação com o fornecedor fica muito difícil e há grandes chances de dar errado”, diz ela. “Com a equipe interna trabalhando ao lado do fornecedor às 23h, parece um desperdício de gastos quando, em vez de pagar pelos dois, eu poderia pagar apenas pelo recurso interno”.

Ser capaz de prever custos externos como esses é fundamental para garantir que haja orçamento suficiente para cobrir melhores apostas, diz Mazumdar.

“Essa clareza com relação ao roteiro de tecnologia pode permitir que um CIO evite gastos desnecessários e aplique o capital economizado com mais eficiência”, diz ela.

Aproveite ao máximo suas habilidades de negociação

As habilidades de negociação sempre foram importantes para o sucesso em uma função de tecnologia de negócios. Para conservar o capital, os líderes de TI terão que apostar cada vez mais neles no ano novo.

“Quando os contratos de manutenção chegarem para renovação, voltar à mesa e negociar muito para racionalizar as taxas ajudará”, diz Cournoyer, que prefere aproveitar a experiência do Gartner antes de entrar em qualquer negociação, seja para renovar contratos de manutenção ou adquirir qualquer nova solução de tecnologia.

“Como parceiro do Gartner, recebemos dicas de seus analistas, que podem ser sobre a faixa de preço predominante em todo o setor de uma solução específica, certas diretrizes sobre ela ou até mesmo conselhos sobre a compra de produtos complementares. Isso nos dá algumas proteções ao lidar com provedores de serviços e soluções e ajuda a economizar capex”, diz ele.

Outra abordagem para cortar custos crescentes, de acordo com Vijay Sethi, Presidente da plataforma de orientação baseada em tecnologia MentorKart e ex-CIO da Hero MotoCorp, seria “assinar contratos de longo prazo (período de três anos) com fornecedores. Como os custos são negociados por um período mais longo, os CIOs conseguem melhores descontos”.

Adquira apenas o que você usa

Os líderes de tecnologia corporativa estão mudando cada vez mais de aplicativos monolíticos para modulares. “O primeiro não é apenas caro, mas também falha em entregar o valor que promete. Enquanto os CIOs fazem a transição para o modular para economizar custos, a mudança, se não for bem pensada, pode anular o próprio propósito”, diz Cournoyer.

Itens caros, como sistemas ERP, são um bom exemplo, diz ele.

“Tenho visto muitos fornecedores de ERP tentando empacotar suas soluções de forma atraente para os CIOs comprarem. O argumento deles é que os CIOs devem investir na solução inteira, com desconto, mesmo que não precisem implementar todos os módulos de uma só vez”, afirma.

Nesses casos, o discurso de vendas é que o CIO pode maximizar o valor de um subconjunto de módulos agora e, em seguida, o fornecedor pode voltar mais tarde para implementar os outros módulos a qualquer momento que o CIO desejar. “Essa abordagem é falha, pois os CIOs ainda estão pagando por coisas que não estão usando apenas para obter um desconto no preço e, no processo, bloquear seu capital”, diz Cournoyer.

Avalie continuamente sua infraestrutura e projetos

O software representa uma grande parte do custo de infraestrutura de TI de uma organização. Os CIOs devem, portanto, avaliar se há uso ideal do software implantado ou não. “Os provedores de serviços em nuvem estão constantemente apresentando planos melhores que são melhores, mais rápidos e mais baratos. Mudar para isso ajuda na economia de custos”, diz Mazumdar, que recentemente fez a transição do Journey Beyond para uma plataforma de comunicação baseada em nuvem para seu contact center.

“Os CIOs também devem se fazer perguntas como: ‘Estamos usando tudo o que implantamos? Estamos na plataforma de nuvem certa? Qual é a nossa estratégia de backup? Que armazenamento temos?” Hoje, existem muitas soluções de armazenamento econômicas disponíveis no mercado que permitem que os CIOs armazenem grandes quantidades de informações por quase nada”, diz ela.

Também existem vários custos ocultos no nível do projeto que podem ser significativamente reduzidos, diz Sethi, da MentorKart.

“Um projeto pode ser adiado, fazendo com que um CIO pague taxas extras de consultoria. Também pode haver custos adicionais devido à lentidão na tomada de decisões, indisponibilidade dos usuários, mudanças frequentes nos requisitos ou até mesmo falta de competência dos membros da equipe, levando a muitos retrabalhos. A quantidade de custos ocultos é enorme e, se bem controlada, pode levar a economias significativas, deixando dinheiro para o CIO fazer projetos inovadores”, diz ele.

Também existem vários custos ocultos no nível do projeto que podem ser significativamente reduzidos, diz Sethi, da MentorKart. “Um projeto pode ser adiado, fazendo com que um CIO pague taxas extras de consultoria. Também pode haver custos adicionais devido à lentidão na tomada de decisões, indisponibilidade dos usuários, mudanças frequentes nos requisitos ou até mesmo falta de competência dos membros da equipe, levando a muitos retrabalhos. A quantidade de custos ocultos é enorme e, se bem controlada, pode levar a economias significativas, deixando dinheiro para o CIO fazer projetos inovadores”, diz ele.

Adote uma abordagem em fases

Mesmo que os orçamentos sejam alocados para iniciativas importantes, os CIOs ainda precisam ser frugais com suas finanças. Isso pode ser feito avaliando se uma abordagem faseada para projetos pode ser adotada. “Os CIOs precisam avaliar se um projeto vital em toda a empresa pode ser implantado inicialmente em apenas alguns departamentos ou locais e, posteriormente, expandido gradualmente para outros departamentos ou locais”, diz Sethi. “Por exemplo, a atualização de laptops antigos pode ser adiada ou, em vez de substituir todos os laptops antigos, a RAM pode ser adicionada em alguns casos e a vida útil do ativo aumentada em um ano ou dois?”

Estratégias de adiamento como essas podem ajudar a reservar orçamento para iniciativas mais inovadoras destinadas a atingir metas de negócios de primeira linha, permitindo que os líderes de TI inovem frugalmente mesmo quando os orçamentos são apertados.