12 mitos de gerenciamento de projetos para evitar

Cada setor, profissão e empresa se desenvolve e opera de acordo com regras e diretrizes. Ao lado disso, surgem mitos, e a profissão de gerenciamento de projetos não é diferente. Quando os projetos se tornam abundantes, o trabalho fica mais agitado e o tempo é limitado, pode ser tentador apoiar-se cegamente em crenças e instintos – mesmo aqueles que você não sabe que são falsos.

Aqui estão os 12 mitos de gerenciamento de projetos mais comuns. Reconhecer esses equívocos de gerenciamento de projetos e trabalhar para superar os desafios que eles podem criar é vital para garantir que os projetos sejam planejados, executados e concluídos com base nas melhores práticas em vez de nos equívocos.

Mudar os processos no meio do caminho irá inviabilizar seu projeto

Os eventos do ano passado interromperam as operações de organizações em todos os setores. Como resultado, os projetos foram rejeitados e acelerados sem aviso prévio, e quase todos os aspectos de como os projetos são gerenciados passaram por alguma faceta de mudança.

Quer seja a necessidade de adotar novas ferramentas ou novas formas de colaboração, essas mudanças provavelmente provocaram uma quantidade significativa de medo na maioria das pessoas, mas as mudanças nas práticas e operações, mesmo quando impostas a uma organização por necessidade temporária, não são sempre uma coisa ruim, pois mudanças que parecem preocupantes na superfície também podem levar a resultados positivos.

Mudanças nos processos e modos de comunicação podem criar oportunidades que podem não ter existido no passado, abrindo portas para novas formas de pensar e trabalhar. Como diz o ditado, “a necessidade é a mãe da invenção”. A chave para encontrar o forro de prata em mudanças imprevistas é permanecer em uma mentalidade de adaptabilidade e agilidade. Exige olhar além dos problemas e reconectar a forma como você pensa quando a mudança é uma chave em tudo o que você esperava.

Tudo dentro de um projeto pode ser corrigido

Profissionais de gerenciamento de projetos são assistentes em equipes de liderança na execução bem-sucedida de projetos, reduzindo riscos, colaborando com as partes interessadas, resolvendo conflitos e uma série de outras coisas – mas eles não são mágicos. Os gerentes de projeto não podem consertar tudo, especialmente quando os problemas permanecem sem solução por muito tempo. É importante que os gerentes de projeto, partes interessadas e patrocinadores reconheçam e aceitem quando é hora de encerrar uma tarefa ou iniciativa, em vez de gastar mais recursos tentando consertar uma causa perdida. A chave para reconhecer quando algo não pode ser corrigido é a detecção precoce e a comunicação frequente, especialmente quando as equipes estão trabalhando remotamente.

Os clientes sempre sabem o que querem

Normalmente, presume-se que as partes interessadas sabem o que estão procurando. Na maioria das vezes, entretanto, eles só entendem o que esperam alcançar, não o que exatamente é exigido, o quão realista é sua lista de desejos ou como as várias partes da lista de desejos se contradizem. Isso é especialmente verdadeiro quando mudanças imprevistas desviaram os projetos, como aconteceu no ano passado para inúmeras empresas.

É aqui que os gerentes de projeto e suas equipes podem ajudar a avaliar projetos e opções e restringir a lista de desejos das partes interessadas para ajudar a identificar novos objetivos de projeto que atendam às metas estratégicas das partes interessadas. Sem isolar o impacto das mudanças nas necessidades reais pretendidas das partes interessadas, um projeto pode errar o alvo com muito pouco esforço.

Um modelo de projeto anterior é uma receita para o sucesso futuro

Ao longo do ano passado, as mudanças foram abundantes e colocaram em questão a velha maneira de gerenciar projetos. A maioria das equipes passou de trabalhar em conjunto em um escritório para trabalhar remotamente. As comunicações e os recursos mudaram, assim como as necessidades e expectativas das partes interessadas – os modelos de projetos anteriores provavelmente não eram mais relevantes.

Seguir em frente, independentemente de quão bem um projeto anterior foi planejado e executado, aplicar a mesma abordagem, técnicas, ferramentas, estilo de colaboração ou metodologia a um projeto semelhante não é garantia de sucesso. Existem muitos outros fatores internos ou externos que podem alterar o resultado de um projeto, como tempo, processo, diferenças humanas, tecnológicas, culturais ou outras. O que pode parecer uma ligeira mudança pode se traduzir em uma lacuna significativa no futuro. Cada projeto deve ser planejado e executado separadamente; sim, alguns aspectos de projetos anteriores podem ser aplicados, mas com a devida diligência e somente quando apropriado.

Todos os gerentes de projeto podem executar qualquer projeto com sucesso

Embora uma grande porcentagem de profissionais de gerenciamento de projetos (PMPs) tenham o mesmo treinamento e sejam obrigados a atender aos mesmos requisitos educacionais e de experiência, eles não são todos iguais. Não importa o quão semelhantes dois profissionais de gerenciamento de projetos possam parecer no papel, cada indivíduo traz atributos diferentes para a mesa. Suas experiências, visão, estilos de liderança e colaboração, abordagens, exposição de projeto ou indústria e lições aprendidas irão moldar o que eles oferecem e como abordam qualquer projeto. Mesmo dentro de uma organização ou grupo funcional, cada gerente de projeto deve ser avaliado para cada projeto para garantir que eles possam atender às necessidades específicas e mutáveis ​​das partes interessadas do projeto.

Novos gerentes de projeto não são tão eficazes quanto os veteranos

Cada gerente de projeto deve ser avaliado com base em sua formação e treinamento, experiência e abordagem ao gerenciamento de projetos. Mas a experiência não é garantia de sucesso e a falta de experiência não é garantia de fracasso. Alguns projetos exigem a experiência de um gerente de projeto veterano e outros projetos exigem um novo par de olhos que podem ver o projeto de um novo ponto de vista.

Pode ser difícil para gerentes de projeto experientes, partes interessadas ou patrocinadores aceitar que uma abordagem mais recente de um gerente de projeto menos experiente pode criar uma oportunidade para maior sucesso do projeto às vezes. A boa notícia é que gerentes de projeto veteranos sempre estarão em alta demanda em tempos de incerteza e complexidade; foi esse o caso durante os desafios que resultaram da Covid-19.

Os gerentes de projeto podem resolver qualquer conflito

Muitos gerentes de projeto são excelentes na resolução de conflitos, mas isso não significa que eles podem resolver todos os conflitos. Os gerentes de projeto frequentemente precisam abordar patrocinadores para ajudar na resolução de conflitos que envolvem membros da equipe, partes interessadas e/ou o próprio gerente de projeto. Nestes casos, será necessária ajuda externa ou mediação. A resolução de conflitos requer a disposição de todas as partes para resolver os problemas e, se nem todas as partes estão dispostas a fazê-lo, os gerentes de projeto simplesmente não podem fazer milagres.

As mudanças de escopo indicam que um projeto está fadado a ter problemas

Mudanças de escopo são uma ocorrência comum para projetos e não indicam necessariamente problemas ou falhas no projeto. Na verdade, dependendo da indústria, natureza do projeto, complexidade do projeto ou outros fatores, as mudanças de escopo podem ser um evento esperado ou necessário. A preocupação com as mudanças do escopo ocorre quando as mudanças são frequentes e inesperadas e quando a direção futura de um projeto permanece incerta após a mudança do escopo.

Mais recentemente, praticamente todas as organizações experimentaram mudanças de escopo significativas e frequentes como resultado da pandemia. Essas mudanças eram inevitáveis, mas não significavam necessariamente problemas. Em vez disso, eles criaram um estado de pausa para as empresas reavaliarem todos os projetos e atividades.

A tecnologia pode resolver tudo

A tecnologia é um grande facilitador, mas não é a cura para tudo. O pessoal, os processos e as políticas da sua empresa precisam trabalhar junto com as tecnologias implementadas. Muitas vezes, as empresas podem se envolver em novas tecnologias e se esquecer de levar em consideração esses outros elementos vitais. As tecnologias erradas selecionadas às pressas podem criar um pesadelo para todos os envolvidos. Ao considerar a substituição de sistemas legados antigos ou a introdução de um novo software, é essencial desacelerar as coisas e garantir que todos os aspectos de sua organização funcionem com isso de forma eficaz e eficiente.

O gerente de projeto é o maior especialista em uma equipe

Este é um equívoco comum, às vezes por parte das partes interessadas, patrocinadores, equipes, fornecedores ou os próprios gerentes de projeto. A função de um gerente de projeto é facilitar, orientar e guiar durante todo o ciclo de vida de um projeto e aproveitar o conhecimento de especialistas no assunto (Subject Matter Experts – SMEs) de outras áreas da empresa para ajudar na execução de um projeto. A necessidade de os gerentes de projeto trabalharem em estreita colaboração com os SMEs tornou-se muito verdadeira durante a pandemia, pois os gerentes de projeto e outros especialistas da equipe funcional foram forçados a se unir para resolver uma das pandemias mais devastadoras.

Se um projeto estiver dentro do orçamento e no prazo, será bem-sucedido

Acredite ou não, muitos projetos foram executados dentro do orçamento e no prazo e falharam completamente com os resultados. Embora orçamento, entrega pontual e qualidade sejam os pilares do gerenciamento de projetos, há muitas outras considerações. As entregas finais, a maneira como o projeto foi executado, a satisfação das partes interessadas, a sinergia da equipe e muitos outros fatores influenciam o sucesso ou o fracasso de um projeto. É importante lembrar que, conforme as mudanças ambientais internas e externas surgem, os orçamentos e cronogramas são importantes, mas podem não se manter no teste decisivo primário para o sucesso. Em última análise, as necessidades das partes interessadas também podem mudar ao longo de um projeto e determinar se o projeto foi um sucesso.

Os projetos são feitos na assinatura

Quando as partes interessadas aceitarem e aprovarem as entregas, os membros da equipe do projeto podem estar inclinados a considerar um projeto concluído. A verdade é que, sem perder tempo revisando as lições aprendidas (e haverá lições aprendidas em qualquer projeto), um projeto não está realmente completo. Os membros da equipe podem ser tentados a pensar nas lições aprendidas como um exercício repetitivo e uma perda de tempo – especialmente quando eles querem apenas continuar com o novo projeto – mas esta parte do projeto é crítica para ajudar as equipes a não repetir erros. Todos os membros da equipe devem estar presentes durante esta parte do projeto para reduzir erros e criar mais valor para as futuras partes interessadas.