Grupo VDL: mudando com a colaboração

No final de 2009, o Grupo VDL encontrou um dilema gigantesco: tendo em vista o cenário econômico daquele momento e a escassez de recursos para investir em tecnologia, a empresa necessitava dar mobilidade aos seus funcionários, principalmente, na força de campo, por meio de uma experiência única de email, que possibilitasse, também, interação entre os usuários.

A questão, pensando pelo viés de tecnologia, poderia ser resolvida de diversas formas, mas a solução (e forma de aplicá-la) encontrada pelo CIO Harlen Duque foi o grande diferencial para sanar o problema. ?Tínhamos o serviço de email simples, POP3, que não permitia mobilidade para acesso via smartphone ou até mesmo remoto em notebooks fora da companhia, e isso era um ponto negativo para nossos colaboradores, principalmente, o vendedor na rua?, lembra o executivo. ?Era uma grande demanda da empresa, precisávamos agregar essa acessibilidade e, da forma que estava, apenas atrasávamos a continuidade dos negócios.?

Com esse cenário, Duque optou pela plataforma de email open source gratuita do provedor Zimbra – que mesmo tendo sido adquirido pela VMware em 2010, manteve uma vertente ?free? – rodando em ambiente Linux. Todo o processo de gestão e desenvolvimento da plataforma de email nova teria que atender a quatro requisitos básicos do Grupo VDL: baixo custo, fácil de usar e administrar e com possibilidades de agregar segurança personalizada. ?Escolhemos Zimbra também pelas funcionalidades de chat, armazenamento e transmissão de arquivos, alta disponibilidade e, obviamente, a capacidade de interface com aparelhos móveis, como smartphones Android?, conta.

Feita a escolha, o CIO organizou um time composto por alguns gestores e, principalmente, por colaboradores pertencentes à geração Y que, conforme ele explica, seriam os principais direcionadores para a criação de uma plataforma simples, intuitiva e com capacidades de colaboração e compartilhamento.

A esses escolhidos foi dado o acesso ao email já pré-desenvolvido do Zimbra, e Duque deixou duas pessoas de sua equipe acompanhando todas as movimentações e acessos que eram feitos na plataforma. ?Eles (técnicos) identificavam quais as funcionalidades e ferramentas mais usadas e recebiam feedbacks via telefone ou por email, pois queríamos agilidade e não burocratizar a criação e colaboração obrigando a colocar tudo em relatórios ou chamadas no helpdesk?, conta.

Aos poucos, o movimento criado pelos usuários despertou uma curiosidade na empresa, e todos os empregados foram se envolvendo no projeto, buscando entender o que estava acontecendo, e, principalmente, como poderiam colaborar na criação, relembra o CIO, que diz também ter contado com a ajuda de um profissional especializado em Linux.

Para o executivo, esse momento de experimentação e verificação (que levou três meses) foi o grande motor para o sucesso da implementação do novo email corporativo e, devido ao empenho dos funcionários em colaborar, não foram necessários treinamentos para aprender como usar a nova plataforma, pois, como pontua, ?foi uma criação compartilhada.?

Por mais que o problema tenha sido identificado em 2009, o projeto teve início em março de 2010, devido ao tempo investido em analisar plataformas disponíveis no mercado e avaliar questões de segurança e disponibilidade. ?Quando tudo estava redondo, desligamos o email antigo numa sexta e, na segunda, todo mundo já contava com o novo serviço?, acrescenta, contando que agora toda a empresa tem a possibilidade de acessar sua conta de correio eletrônico corporativo através de múltiplas plataformas, de notebooks a computadores, de gadgets com iOS e Android a aparelhos BlackBerry, com todo o armazenamento, gestão e administração de dados sendo realizado em nuvem privada.

?Dar na mão do usuário o poder de escolher as melhores ferramentas para trabalhar, dentro de um ambiente que a área de TI considera seguro, foi certamente a melhor jogada do projeto, que hoje já é usado por mais de 1,8 mil empregados, em todas as companhias que fazem parte do Grupo?, afirma Duque. ?A aceitação foi alta; todos se sentiram importantes, pois participaram do processo de criação.?

A grande lição que ficou de todo o processo é que fazer algo inovador ou diferente está diretamente ligado a envolver pessoas que estão na ponta do uso, possibilitando intercâmbios de ideias, que agora são recorrentes na empresa, em várias esferas, diz. ?E, principalmente, a iniciativa deu a visibilidade relevante como parte do negócio à área de TI.?