Gerenciamento reduz até 30% do custo de empresas com táxi

Depois da disseminação de aplicativos para táxi voltados a usuários finais, algumas empresas passam a apostar em soluções corporativas semelhantes. Isso porque controlar despesas com boletos físicos de táxi utilizados por colaboradores é uma tarefa difícil para departamentos de finanças. Diante disso, a administradora de cartões Alelo optou pela adoção de uma ferramenta de gerenciamento de despesas corporativas com serviços de táxi.

Disponibilizada em plataforma web inicialmente, o Wappa Taxi, desenvolvido pela Wappa, foi implantado em 2010 na companhia, possibilitando o acompanhamento em tempo real as despesas geradas com esses serviços. No início deste ano, a solução passou a ser disponibilizada também em aplicativo para dispositivos comerciais da plataforma Android, iOS e BlackBerry e entrou no pacote adotado pela companhia, por meio da qual usuários conseguem solicitar os táxis da rede credenciada.

As plataformas geram relatórios que demonstram itinerários percorridos, quantidade de OP?s, ticket médio de cada corrida, análises detalhada e parametrizações e o workflow do processo. A partir dessas informações, o gerente administrativo da Alelo, Amauri Rodrigues, afirma que houve uma redução drástica do uso indevido de táxi. ?Hoje sabemos quais colaboradores utilizam o táxi e como o utilizam. Quando o usuário acessa o sistema, seja via web ou app, ele precisa inserir uma justificativa obrigatória para finalizar o pedido, e a informação é gerada imediatamente?, explica Amauri Rodriges, assistente administrativo da Alelo.

A Alelo tem hoje mais de 200 colaboradores cadastrados no sistema da Wappa, em sua maioria da área comercial. ?O serviço de táxi é muito caro e é uma das maiores despesas do administrativo. Como a ferramenta gera um relatório de custo por colaborador, cada gestor consegue controlar esses gastos e descobrir como o usuário está utilizando o serviço, além de eliminar o uso do papel.?

Em 2012, o sistema Wappa também foi adotado pela TGestiona, empresa de soluções do grupo Telefônica, que tomou conhecimento sobre a solução através de indicações. Assim, realizou-se um projeto piloto durante 60 dias em uma diretoria que apresentava custo elevado de uso de taxi, e após o acompanhamento e ajustes a ferramenta foi implementada de forma global, trazendo uma redução de 30% dos gastos com esse transporte.

O aplicativo está sendo utilizado pela companhia há um mês nos dispositivos Windows Phone e, segundo o gerente de serviços de suporte Sidney Rodrigues, o recurso trouxe mais agilidade e teve boa aceitação entre os colaboradores. ?Com o app o funcionário pode fazer a solicitação com dois cliques e escolher o taxi mais próximo, sem precisar ligar pra uma central.?

Da mesma forma, a empresa também tinha dificuldades de gerenciar a possibilidade de fraudes dos boletos físicos e, com a utilização do Wappa, tornou-se possível fazer o acompanhamento online e a identificação de valores abusivos. ?Possuímos políticas apuradas para contenção de custos e não permitimos certos valores de corridas. Com a ferramenta temos uma visibilidade maior desses gastos e podemos tomar uma ação corretiva imediata.?

O gerente também aponta que a implementação facilitou o relacionamento da área de controle de gestão com as demais diretorias, pois consegue-se determinar quanto cada área pode gastar mensamente, de modo que uma notificação é emitida em determinada porcentagem. Caso algum departamento precise utilizar o serviço além desse limite, a diretoria autoriza o aporte junto à área de controle de custos. ?Nunca mais tivemos problema para justificar gastos excedentes com taxi, pois eles são autorizados. Hoje temos mais agilidade, melhor controle dos gastos e conseguimos gastar o orçamento com mais consciência?