E-mails, e-mails, e-mails! Mais um e-mail!!!!!

Em nossa pesquisa envolvendo 25 equipes virtuais, mesmo as mensagens especificamente relacionadas aos assuntos de trabalho tinham a incrível marca de 58,2% não agregando nenhum valor à tarefa envolvida. Todos conhecemos aqueles famosos e-mails:Ok, ?É isto aí, ?Mantenha-me informado? e coisas do gênero que nada acrescentam e que apenas distraem nossa atenção quando a notificação de recebimento de mensagem apita!

Agora, o mais espantoso, são aqueles e-mails que permanecem semanas circulando nas empresas através da função encaminhar. Você sabe que vai perder 30 minutos lendo todas os comentários que já foram adicionados, mas se você não fizer isto não vai poder saber para quem encaminhar, porque você também não vai fazer nada sobre o assunto! Apenas precisa escolher para quem vai escrever mais algumas palavras e apertar o botão ?forward?! E assim mais uma mensagem inútil se perpetua, porque você não teve coragem de apagar sem ler ou deixar a ?corrente? se quebrar justamente na sua caixa postal, porque você pode cruzar com alguém que vai perguntar:Você não leu aquele e-mail?.

E as mensagens onde somos copiados! Estas então são muito curiosas em seus propósitos. Às vezes é para fazer pressão sobre alguém pelo simples fato ter ?copiado? o chefe desta pessoa. Outras vezes, apenas para poder evitar que o chefe diga que ?não sabia, pois quando ele disser isto numa reunião alguém sempre vai poder dizer a hora e o dia em que ele foi ?copiado? no assunto!

Eu não tenho uma fórmula mágica para lidar com o problema dos e-mails inúteis, mas tenho usado com sucesso algumas técnicas bem simples. Eu cuido pessoalmente de minhas caixas postais. Não deixo o trabalho para nenhuma assistente ou secretária. Apago todas as mensagens que não me dizem respeito sem nem mesmo lê-las! Isto reduz em 90% o tempo empregado na leitura de e?mails. Leio todos os outros e-mails, que em geral são enviados por pessoas que já conhecem as minhas três regras básicas para enviar-me um e-mail não solicitado por mim:

Regra número 1: se o assunto for MUITO importante espero que as pessoas me procurem pessoalmente. Agendar um horário para conversarmos é o mais apropriado!

Regra número 2: se o assunto não for tão importante espero que as pessoas me telefonem e resolvamos o assunto rapidamente sem a necessidade de uma reunião formal. Retorno todos os meus telefonemas, mesmo para os números das ligações perdidas.

E a regra número 3, você já deve ter desconfiado: se o assunto não tiver urgência alguma, envie um e-mail.

Confio totalmente na capacidade das pessoas que se relacionam comigo de avaliarem a importância do assunto e o tipo de atenção que elas desejam que eu lhes dispense. Da próxima vez que você escrever um e-mail pense nisto… talvez seja melhor começar perguntando quando você pode telefonar ou reunir-se pessoalmente!