Como introduzir a colaboração entre seus funcionários

Um dos desafios mais comuns encontrados pelas organizações ao implantar plataformas e tecnologias colaborativas envolve a adoção pelos funcionários: muitos não utilizam as ferramentas ou a adesão cai rapidamente logo depois.

Alguns gerentes tentam determinar o uso dessas ferramentas, mas geralmente a adoção evolui organicamente. Eu não conheço nenhuma companhia onde as pessoas adotam ?alegremente? essas plataformas. Agregá-las ao jeito à nossa rotina de trabalho leva um tempo.

Há muitas razões para os funcionários não abraçarem completamente as ferramentas de colaboração. Aqui listo algumas maneiras eficazes que enxergo para as organizações lidarem com o desafio da adoção, seja a longo ou curto prazo.

A gerência precisa usar e incentivar

Lidere pelo exemplo ? não incentive apenas o time executivo, mas também os níveis médios de gerência. Há jeitos criativos de se fazer isso, como por exemplo: uma grande empresa incentivou os gerentes a enviarem emails aos seus colaboradores contendo somente um link que direcionava diretamente para a página do perfil. Assim, os funcionários irão contatá-los por meio da plataforma de colaboração.

É também fundamental que gestores e executivos utilizem a plataforma de colaboração para fornecer mais feedback em tempo real para os funcionários, mesmo que isso signifique simplesmente “gostar” de um comentário. Aqui está um experimento interessante: finja que não existe e-mail ? assim tudo deve ser direcionado para a plataforma de colaboração. É preciso disciplina.

Forneça um treino contínuo

As empresas mais bem sucedidas oferecem formação e treinamento continuados para suas ferramentas. Isso inclui tudo, desde programas de tutorial reverso como ?almoce-e-aprende?, webinars regulares, debates e sessões presenciais de formação de gestores da comunidade.

Incorporar a colaboração no processo onboarding do funcionário também é muito eficaz porque ajuda os novos empregados a adotarem o processo. O grande desafio é fazer com que os funcionários sintam que a organização como um todo tem adotado uma forma mais evoluída de trabalho. Isto precisa ser um sentimento quase palpável, que deve estar “no ar”.

Ouça o feedback dos funcionários

Um dos maiores erros que muitas organizações cometem é não ouvir o feedback de seus funcionários. Se a sua empresa está planejando implementar novas políticas ou mudanças, saiba quais são as preferências de seu time ? assim como você faria, por exemplo, se você estivesse pensando em comprar novos programas de seguro.

É importante que os funcionários que oferecem suas opiniões se sintam ouvidos, caso contrário, eles vão abandonar o processo. Isso não significa que você precisa atender a todos os pedidos – você pode criar um sistema de votação onde as ideias mais votadas serão levadas a diante, por exemplo. Mas pelo menos, reconheça todos os comentários.

Use a comunicação interna apropriada

Eu não consigo dizer quantas vezes os gestores de grandes empresas que me contaram sobre suas iniciativas de colaboração, mas quando converso com outros segmentos da empresa, eles dizem “nunca ouvi falar de nada?.

Você não pode simplesmente implantar uma ferramenta e esperar que as pessoas irão encontrá-la e utilizá-la. Alavancar o seu marketing e as equipes de comunicação pode dar um resultado e tornar a adoção algo divertido. Como aconteceu em um dos meus exemplos favoritos, com a marca Yum!, que colou adesivos em espelhos dos banheiro e portas de elevadores.

Aceite e se adapte às mudanças

Um dos efeitos mais poderosos de uma plataforma de colaboração corporativa é a capacidade de tornar a sua empresa mais ágil e adaptável. Isso significa que as coisas irão mudar inevitavelmente ? estamos falando também de códigos de vestimenta das empresas, estruturas de relatórios ou remuneração e benefícios ? e você precisa estar bem com isso.

Essas ferramentas são fundamentais para se tornar tudo mais ágil. Não tenha medo de mudar ? você deve estar disposto a aceitar e se adaptar para a implementação se tornar sucesso.