BI melhora gestão financeira da Mattos Filho

Em busca de otimizar os processos internos, dando maior visibilidade do fluxo das informações para os mais altos escalões da empresa, movimento que permitiria escalar no mercado através da melhor gestão dos clientes, o escritório de advocacia Mattos Filho implementou, em 2008, a solução Business Discovery QlikView, no Brasil ofertada pela Nórdica Software.

Fabio Romero, gerente financeiro da Mattos Filho, explica que, no passado, todo e qualquer levantamento de informações financeiras específicas era realizado através de planilhas de Excel ou os advogados do escritório, por vezes, iam direto ao banco de dados da companhia, para reunir os dados necessários para apresentá-los aos executivos da empresa. ?Não tínhamos uma ferramenta que pudesse dar mobilidade e inteligência ao processo, que era lento e, às vezes, incompleto?, lembra.

Flavio Monico, gerente de TI da Mattos Filho, complementa o ponto citado pelo colega, afirmando que, quando a empresa buscava por algo estratégico, as entregas eram feitas, além das planilhas, impressas. ?E esse foi nosso maior desafio, pois precisávamos dar a vazão e velocidade correta aos nossos direcionamentos estratégicos?, diz.

Problema identificado, a escolha pela Business Discovery QlikView foi feita após uma prova de conceito (POC) com o acompanhamento total da Nórdica. ?Fizemos uma primeira reunião onde a ferramenta parecia ótima, mas não tinha sido experimentada. Com isso, fizemos um teste para entender a inteligência da solução, inserindo informações para a construção de um relatório relativamente difícil, que levaríamos uma tarde?, detalhou Romero. ?A solução entregou tudo em poucas horas. Entendemos que havíamos conquistado a agilidade para a visualização e disponibilização da informação naquele momento.?

Monico, novamente, completa o endosso do BI, contando que a facilidade de uso acelerou a adoção por parte dos advogados da empresa, assim como deu, de imediato, alta visibilidade dos dados para a equipe de TI. ?A facilidade de otimizar a entrega das respostas para os sócios foi primordial, e a equipe, com isso, se dedica muito mais à análise e no aprofundamento da informação, o que amplia o a capacidade de sugerir melhorias para os processos de negócios.?

O principal investimento da Mattos Filho foi no software e na capacitação do pessoal, com a Nórdica transferindo conhecimento para dentro dos sistemas do escritório e, hoje, a empresa já estuda expandir, por exemplo, a utilização do BI para a área de marketing, informa o gerente financeiro. ?O QlikView nos fez pensar na adoção de alguma solução de CRM e em uma ferramenta que nos ajude a trazer informações estratégicas para o nosso estreitamento no relacionamento com o cliente, ampliando, com isso, nossa participação de mercado?, acrescenta.

A expectativa, como afirma a companhia, é de que até o final do ano a ferramenta seja aproveitada em novos projetos que estão sendo finalizados, como na gestão de rentabilidade por tipo de caso, que ajudará a equipe na definição de verbas para representação, e o controle dos CAP?s (limites de horas trabalhadas), a fim de acompanhar em tempo real a quantidade de trabalhos contratados e executados para cada cliente, evidenciando, de maneira preventiva, eventuais mudanças de escopo durante os projetos, o que pode demandar uma renegociação com o cliente em relação aos valores contratados.

?Vale ressaltar que essa migração ainda está acontecendo, por assim dizer. A solução foi implementada e roda muito bem desde então, mas ainda hoje eu tenho algumas coisas em Excel ou as vezes temos que buscar por algo no banco de dados, mas o processo crítico está muito mais simplificado?, pontua Romero.

Além desses benefícios, a Mattos Filho consegue, hoje, também, verificar quais os clientes com maiores valores em aberto, desde quando, e quem é o responsável, informações que ajudam a agilizar ações específicas, sem o desgaste do relacionamento comercial, assim como a companhia, com base no histórico de ações, consegue computar o número exato de profissionais que serão envolvidos em cada operação, contabilizando as horas e as categorias de cada um e já prevendo até mesmo o lucro de cada caso. ?Com isso, nossa previsão de faturamento se tornou muito mais assertiva, impactando de forma positiva nosso planejamento?, conta Romero.