8 dicas para otimizar o legado de TI

Apesar da aceleração dos planos digitais e do esforço contínuo para se modernizar, muitos CIOs ainda têm aplicativos e infraestrutura antigos em seus sitemas de TI.

As organizações têm alguns motivos importantes para se apegar a tecnologias legadas: elas são estáveis, são inerentemente eficientes e estão pagas, diz Abhi Bhatnagar, sócio da consultoria de gestão McKinsey & Co. Ele trabalhou com uma empresa que optou por manter um sistema de mainframe massivo, observando que “é bem executado, altamente homogeneizado e um estado altamente personalizado e totalmente depreciado”.

Ao mesmo tempo, os CIOs podem descobrir que a substituição de algumas tecnologias legadas não trará retornos altos o suficiente para tornar a realização desse trabalho de modernização uma prioridade.

“Existe uma ideia geral de que tudo precisa ser movido para a nuvem ou SaaS. Mas a realidade é que nem todo o seu portfólio precisa ser modernizado, especialmente se estiver estável e eficiente como está”, diz Bhatnagar.

Seja qual for o motivo, muitos CIOs ainda mantêm aplicativos e infraestrutura legados.

Um dos desafios, então, é agilizar essas tecnologias legadas, para fazê-las funcionar com desempenho máximo, para entregar benefícios ideais com os custos mais baixos e com os riscos mais baixos. Aqui estão oito dicas para fazer isso.

Adicionar automação

Automatizar peças em um ambiente legado é uma maneira de aumentar a eficiência reduzindo os esforços manuais, limitando ou eliminando erros, melhorando a qualidade, aumentando a consistência dos dados e aumentando a produtividade.

“Seja Unix, Linux, mainframe ou arquitetura de três camadas, há espaço para a automação entrar nisso”, diz Juan Orlandini, arquiteto-chefe da Insight Enterprises, uma empresa de serviços de TI.

Como ele explica, muitos dos processos de negócios suportados por sistemas legados contêm segmentos que são tarefas repetitivas e altamente estruturadas. Da mesma forma, há partes do próprio trabalho de TI – as tarefas do tipo bloqueio e combate, como provisionamento de armazenamento e backup – que apresentam a mesma repetitividade.

Orlandini diz que é importante avaliar os processos direcionados à automação e agilizá-los antes de automatizá-los; como ele aponta, automatizar processos ruins não trará os benefícios esperados.

Ele também alerta os líderes de TI sobre as expectativas, dizendo que a automação trará velocidade aos sistemas legados e aos processos que eles suportam, mas não é uma panaceia nem um substituto para a modernização em grande escala.

Empreste princípios de ambientes em nuvem

Orlandini diz que a experiência o ensinou que simplesmente mover sistemas legados como estão para a nuvem – a abordagem “lift-and-shift” – normalmente não compensa.

“Pode ser uma opção, às vezes é apropriado, mas nossos dados e experiência mostram que normalmente é mais caro [do que deixá-lo no lugar]”, diz ele. “Então, se o que você está tentando fazer é otimizar sua infraestrutura, é melhor fazer outro trabalho para obter um bom retorno por seus esforços”.

Uma dessas opções é pegar alguns dos princípios de gerenciamento de nuvem e aplicá-los ao gerenciamento de legado. Considere o provisionamento de armazenamento, por exemplo. A nuvem tem alocações predefinidas para agilizar o processo; os administradores podem fazer o mesmo ao trabalhar com recursos locais.

“Diante disso, parece que pode ser um desperdício de recursos [de armazenamento]. Sim, você pode desperdiçar espaço de armazenamento. Mas, no final, isso economiza muito tempo humano, porque você está retirando parte desse processamento da equação. E o armazenamento hoje é mais barato do que os recursos humanos, então você realmente ganha”, diz ele.

Implementar uma abordagem orientada ao produto

Os CIOs também poderiam pegar emprestado técnicas modernas de gerenciamento e adotar uma abordagem orientada ao produto para a tecnologia legada, diz Bhatnagar.

Isso ajuda a TI e os negócios a se manterem focados nos resultados de negócios – seja em velocidade, eficiência, melhor capacidade de resposta ou inovação. Com esse foco, a TI pode se concentrar em como estruturar e otimizar tecnologias legadas para esses resultados, explica ele.

Uma abordagem orientada para o produto ou portfólio também oferece aos tecnólogos que oferecem suporte às tecnologias legadas uma melhor visibilidade dos problemas que afetam os resultados desejados.

“Eles têm um bom senso do ambiente, quais são os riscos – seja um risco de conformidade ou velocidade – bem como o valor de negócios que a plataforma gera”, diz Bhatnagar.

Consequentemente, as equipes de TI podem identificar e defender as melhores maneiras de adicionar os recursos necessários para alcançar os resultados desejados.

“É aí que surge a mentalidade de gerenciamento de produto”, acrescenta Bhatnagar.

Além disso, essa abordagem ajuda a TI e os negócios a trabalharem juntos na articulação do valor que a modernização vai entregar, quando chegar a hora dessa mudança.

Retire pedaços

As organizações que ainda dependem de tecnologias legadas geralmente o fazem porque lidam com muitos processos de negócios essenciais, tornando a modernização complexa e arriscada.

Mas essas organizações ainda podem melhorar o desempenho de TI removendo peças, diz Balaji Raghavan, um dos principais consultores de bancos, serviços financeiros e seguros da Tata Consultancy Services.

“Tudo isso pode ser feito em um cronograma tático”, acrescenta.

Por exemplo, uma empresa com um sistema financeiro legado que oferece suporte a várias funções pode mantê-lo em funcionamento para executar as peças que são muito estáveis, como contabilidade. Mas pode reduzir os preços e o faturamento, que podem mudar rapidamente devido à dinâmica do mercado e do cliente.

Essa abordagem, diz Raghavan, leva as empresas mais adiante em suas jornadas de modernização, ao mesmo tempo que reduz a complexidade dentro do legado que permanece.

Kathy Kay, CIO do Principal Financial Group, adotou uma abordagem semelhante em relação aos processos de suporte de sistemas na divisão de seguro de vida de sua empresa. Ela diz que consolidá-los em um único sistema moderno não traria um retorno que justificasse os custos, mas ela ainda viu áreas em torno de como os usuários interagiram com os sistemas que precisavam de melhorias. Então, ela direcionou esses componentes voltados para o usuário, usando APIs para conectar esses novos recursos ao sistema legado.

“Onde podíamos automatizar, automatizamos e reduzimos os processos de papel, mas no núcleo ainda existe esse legado. Eles vão levar sua vida útil e, à medida que os livros de negócios diminuem, vamos simplesmente encerrar esses sistemas”, acrescenta Kay.

Tenha uma estratégia de talentos

Em abril de 2020, Phil Murphy, governador de Nova Jersey, fez um apelo para que os tecnólogos que conheciam o COBOL trabalhassem no sistema de desemprego legado do estado, que estava sobrecarregado com a pandemia e a perda de empregos resultante.

Não zombe: New Jersey não é, de forma alguma, a única entidade que conta com uma linguagem de programação de 60 anos. A COBOL é difundida, com estimativas de mais de 200 bilhões de linhas de código ainda em uso – e não indo a lugar nenhum rapidamente. A Micro Focus, uma empresa de software e TI, constatou em sua Pesquisa COBOL de 2020 que “70% das empresas favorecem a modernização como uma abordagem para implementar mudanças estratégicas em comparação com a substituição/retirada de aplicativos COBOL importantes, pois continua a oferecer um baixo risco e meios eficazes de transformar a TI para apoiar iniciativas de negócios digitais”.

Com a COBOL e outras tecnologias legadas persistindo, os CIOs devem ter pessoas em sua equipe com as habilidades necessárias para mantê-las trabalhando e em ótima forma, diz Orlandini.

“Cada vez mais o que estamos vendo é a tecnologia mais antiga, que ainda é muito importante para o negócio, tendo uma fuga de cérebros, porque a equipe quer fazer novas coisas divertidas e os novos trabalhadores não conhecem as habilidades antigas. Mas é importante incentivar alguns de seus funcionários a manter essas habilidades [em tecnologias legadas]. Portanto, não faça isso parecer uma coisa ruim ou um suicídio profissional”, acrescenta. “Você precisa de alguém que saiba como mantê-lo funcionando, uma pessoa bem treinada que saiba como mantê-lo bem lubrificado e possa consertar quando ele quebrar”.

Aplicar abordagens modernas à tecnologia antiga

Ao mesmo tempo, porém, Kay diz que os CIOs devem usar metodologias, habilidades e pensamento contemporâneos para encontrar maneiras de melhorar a infraestrutura e os sistemas legados.

Ela aprimorou as habilidades de seus funcionários que trabalham em tecnologia legada para que não fiquem para trás, já que todos, incluindo sua própria loja de TI, eventualmente mudam para ambientes de TI mais modernos. Mas então, como um bônus para a empresa, esses trabalhadores que agora são qualificados em tecnologias legadas e modernas podem ver opções para otimizar a TI mais antiga que eles não haviam pensado antes.

“Quando você tem pessoas que foram incorporadas à tecnologia legada, elas conhecem bem o negócio. E quando eles aumentam suas habilidades, eles podem olhar para as coisas de forma diferente e rapidamente encontrar maneiras diferentes de fazer as coisas”, diz ela.

A empresa de Kay adquiriu recentemente outro negócio, uma mudança que exigiu que a equipe de Kay migrasse os dados do cliente da empresa adquirida para seu próprio sistema legado. Seus engenheiros se basearam em suas novas habilidades para desenvolver recursos de integração mais modernos que se mostraram muito mais eficazes, eficientes e escaláveis do que os projetos que usavam no passado.

Retire os dados

Como a maioria dos CIOs, Kay está trabalhando com seus colegas executivos em estratégias para melhorar a experiência do cliente. Isso requer a capacidade de acessar e analisar os dados certos no momento certo, para que a empresa possa oferecer experiências mais personalizadas e fazer recomendações de serviços com base nas necessidades de cada cliente.

Mas alguns dos dados necessários ficam em sistemas centrais. Kay diz que planeja modernizar esses sistemas, mas é uma jornada de vários anos.

Portanto, nesse ínterim, a empresa extrai os dados necessários de seu sistema legado central e, em seguida, os move para a nuvem, onde é mais facilmente acessível para uso nos recursos analíticos modernos que oferecem suporte às iniciativas de experiência do cliente.

“Isso reduz nossa dependência do sistema antigo e torna mais fácil encerrar o sistema legado quando for a hora”, acrescenta Kay.

Desligue

Johna Till Johnson, CEO e fundadora da empresa de consultoria em pesquisa Nemertes, viu empresas se agarrarem a aplicativos e tecnologias legadas porque suportam um processo de negócios; mas quando as empresas examinam a situação, muitas vezes descobrem que o processo de negócios permanece apenas porque a tecnologia está em vigor.

“Os CIOs ainda estão muito próximos da tecnologia para dizer: ‘É o processo de negócios que precisa ser repensado aqui’. Mas quando o fazem, 99 em 100 vezes há um processo de negócios que só existe por causa da tecnologia”, Johnson diz.

Ela cita um exemplo simples, mas ilustrativo, de uma empresa que mantém uma frota de impressoras para atender aos requisitos de assinaturas físicas em documentos. Os líderes da função de negócios podem não ver uma necessidade imediata de mudança nesse caso. Mas um CIO tentando melhorar as operações de TI tem um grande incentivo para otimizar essas impressoras legadas, mesmo que elas não estejam na lista de prioridades de modernização.

“Hoje existem maneiras de obter o mesmo benefício de assinaturas manuais sem precisar de impressoras. Portanto, os CIOs podem dar um empurrãozinho no negócio e se livrar deles mais cedo ou mais tarde”, diz ela.

Ela observa que é um exemplo simples, mas “um exemplo que todos podem ver, onde você não simplifica a tecnologia legada, você simplifica o processo”.

Ela acrescenta: “A recomendação simples que tenho é apenas puxar a tomada. Não perca mais tempo e energia com essas tecnologias legadas [apoiando processos legados]. Se estiver tão abaixo na lista de prioridades que não vale a pena modernizar, desligue-as e veja se alguém percebe”.