Como criar um plano de ação para começar a atuar no modelo home office

Há muita especulação e pouca evidência ou conhecimento sobre os estragos que o chamado Coronavírus (COVID-19) pode causar para a população e, como sabemos, o medo do desconhecido é considerado um dos principais freios para o ser humano. Com isso, já podemos perceber o impacto que o tal vírus pode causar no mercado, uma vez que este momento de incerteza estimula a cautela e já é possível enxergar gestores e empresários segurando investimentos e atrasando decisões enquanto aguardam o desenrolar do cenário antes de retomar as atividades com gás total. No fim das contas, como gestores temos como missão atuar em duas frentes: a primeira, preservar a equipe e apoiar as iniciativas estatais para prevenção com foco em ganhar tempo até que vacinas e tratamentos estejam desenvolvidos para que a prevenção em massa aconteça e os riscos sejam mitigados; e, segundo, pensar na continuidade dos negócios, bem como se preparar para minimizar o impacto na operação nestes momentos de crise como esta.

Temos visto várias empresas e ferramentas ofertando seus produtos sem custo para estimular as empresas a adotarem o modelo de home office, porém a realidade é que para a maioria dos negócios uma mudança como esta é impossível de ser feita em tão pouco tempo – e é aqui que pretendo concentrar o conteúdo.

Muito sonhamos em ter mobilidade no trabalho, flexibilidade de horário, entre outras facilidades que a tecnologia e o modelo atual podem nos permitir. Entretanto, há muitos processos produtivos que envolvem uma ação contínua e direta do indivíduo, como por exemplo as operações fabris, o que dificulta a construção de sistemas (processos) que possibilitem o afastamento das pessoas sem parar a operação. Um ponto importante a se considerar é o fato de que, para a maioria das empresas, é impossível afastar todas as pessoas e, a partir daí, podemos começar a construir um plano com o objetivo de reduzir o fluxo de pessoas dentro da organização.

Para construir este plano, é essencial responder a algumas perguntas, tais como:

Quais posições (funções) dentro da empresa exigem que a pessoa esteja fisicamente? (ex: Operador de máquina indústrial; Segurança)
Quais posições realizam atividades que podem ser parcialmente realizadas de fora da empresa? (Ex: Faturamento)
Quais posições possuem atividades que podem ser plenamente realizadas de qualquer lugar? (ex: Vendas)

Após este levantamento torna-se possível construir um mapa e pensar nas próximas etapas do plano – como, por exemplo, identificar se as pessoas possuem os recursos e ferramentas necessárias para exercerem suas funções. Afinal, de nada adianta, por exemplo, uma pessoa de vendas poder realizar suas funções estando fora da empresa se sua estação de trabalho é fixa e se não possui um meio móvel para ligar ou receber ligações. Sendo assim, ao identificar quem poderá trabalhar remoto em uma eventual necessidade, também é preciso definir as ferramentas e buscar provisionar para o uso diário, a fim de garantir que as pessoas tenham familiaridades com elas e, com isso, alcancem a máxima produtividade em qualquer momento.

Veja alguns exemplos de ferramentas que podem ser adotadas:

• Substituir estações de trabalho fixas (computadores convencionais) por notebooks (ou até mesmo por desktop virtuais);
• Trocar os telefones fixos por VoIP, que permitirá o uso de um mesmo número para cada posição, sendo que as pessoas podem acessar ao ramal a partir de qualquer lugar e com diversos níveis de segurança;
• Aderir ao uso de e-mail e demais softwares operacionais, como CRM, Intranet, Ponto Eletrônico, via internet, ou seja, web app;
• Aderir a ferramentas de comunicação e colaboração online, exemplo, chat, planilhas, documentos;
• Digitalizar documentos e processos legais, como exemplo, assinatura e armazenamento de contratos.

Após definir posições e plataformas, é essencial pensar nos processos que deverão ser seguidos para que a comunicação aconteça de forma efetiva e a operação funcione com máxima produtividade. Eis alguns exemplos destes processos:

• Adesão à um mecanismo de report diário, mesmo que por e-mail;
• Realização de conferência periódica para alinhamento entre as equipes;
• Uso efetivo de agenda para detalhar a periodicidade e horário em que cada pessoa realiza suas tarefas;
• Para áreas de atendimento ao cliente ou que suportam outras áreas é necessário organizar as escalas (horário de início, parada e término da jornada), para que seja possível atender aos requisitos do negócio.

Com um mapeamento das áreas, com o fornecimento de ferramentas e recursos e com a construção dos processos é possível cobrir os principais pilares que irão suportar a continuidade do negócio em casos de crise com saúde pública como a que estamos vivendo. Porém, há um último ponto que merece atenção e, provavelmente, será o mais importante de todos, que é o engajamento, a disciplina e a dedicação da equipe. A frase “quando um não quer, dois não brigam” tem como objetivo refletir o fato de que quando um indivíduo não quer fazer algo ele não o fará, logo, a coisa não acontece e eis o grande desafio. Se a equipe não comprar a ideia de que uma ação promovendo o home office ou a mobilidade no trabalho tem total objetivo em garantir a qualidade de vida e saúde no coletivo, mas que é de responsabilidade de cada um entregar o seu melhor para que a empresa sinta o mínimo possível do impacto da crise, a coisa pode não sair como esperado. Desta forma, é essencial que os gestores acompanhem seu time de perto e criem suas rotinas e mecanismos para validar a eficácia de cada membro, bem como realize os ajustes que forem necessários para que a operação seja bem sucedida.

Em um caso prático, há cerca de dois anos iniciamos na Binario Cloud, por estímulo do nosso investidor (o Grupo Binário) a adoção de um regime parcial de home office para todas as áreas. Em um primeiro momento, construímos escalas para a equipe de atendimento, suporte e engenharia, de modo que as pessoas estivessem fisicamente apenas dois dias por semana no escritório. Este período foi essencial, pois nos permitiu validar as necessidades de cada área, preparar as ferramentas, métodos e processos. Com o início da crise devido ao Coronavírus no Brasil, estipulamos o home office full para todas as áreas, e com zero impacto a operação – em apenas um dia conseguimos realizar os ajustes necessários e implantar o regime para todo o time. Em todo o grupo temos cerca de 200 pessoas trabalhando remotamente, e temos 100% da agenda cumprida no que diz respeito à execução de projetos, entregas a clientes e processos comerciais.

Na prática, ao pensar no mecanismo que irá permitir a continuidade do negócio em caso de um afastamento generalizado, é possível que a empresa se depare com uma grande surpresa, que pode surgir do fato de a equipe prover menos esforço para se locomover, ou outras atividades como refeição ou estudo que, por fim, pode gerar maior produtividade e potencializar seus resultados, dada a qualidade de vida e maior tempo disponível para se cuidar como indivíduo.

*Luiz Fernando Souza é CBO da Binario Cloud