7 sinais de que é hora de cortar um investimento em TI

O case de negócios parecia sólido como uma rocha. Seus colegas de administração concordaram que o investimento fazia sentido sob todos os ângulos. Com o tempo, porém, tornou-se evidente que todos estavam errados. Os indicadores-chave estão sinalizando que o projeto não está apenas falhando em atender às expectativas, mas provavelmente está caminhando para o fracasso total. O que agora?

Saber quando interromper um investimento em TI que está falhando antes que ele desmorone, eliminando tempo, dinheiro e vantagem competitiva, é uma habilidade que todo CIO de alto escalão possui. Adquirir essa habilidade requer uma combinação de insight, experiência e disposição para prestar muita atenção aos sinais de alerta que indicam que um investimento em TI, antes promissor, pode em breve estar rolando para o necrotério digital.

Aqui estão 7 indicadores que mostram que pode ser hora de colocar uma coroa de flores em uma iniciativa antes brilhante e rosada.

O projeto requer constantes reexames e revisões

Os investimentos estratégicos em TI envolvem riscos, mas geralmente são voltados para o futuro. “São apostas feitas para criar opções digitais de maneira proativa para a empresa”, explica T. Ravichandran, Professor de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos do Rensselaer Polytechnic Institute. No entanto, se um investimento leva a um projeto que não está totalmente instalado e funcionando dentro de um período de tempo predefinido – talvez seis meses ou um ano – pode ser hora de repensar a estratégia e os objetivos da iniciativa, ou passar para outro.

O aumento de compromissos é um grande problema que aflige muitos projetos de TI, observa Ravichandran. “Como investimos algum dinheiro [na iniciativa], precisamos continuar o curso”, afirma.

Financiar um investimento de forma incremental, em vez de totalmente no início, pode ajudar a garantir o sucesso de longo prazo de um projeto. “Se marcos importantes forem atingidos… financie o próximo estágio, [ou] então espere”, sugere Ravichandran. “Frequentemente, neste contexto, a tecnologia pode evoluir e amadurecer mais rapidamente”.

Por outro lado, se todos os sinais apontam para decepção, Ravichandran aconselha verificar com os chefes funcionais quem pode estar patrocinando ou liderando o projeto antes de encerrá-lo. Pode ser possível resgatar alguns dos elementos funcionais do investimento. “Muitas vezes, pode ser mais fácil definir o escopo [do projeto]”, observa ele.

O investimento foi baseado em uma premissa falha

Uma crença equivocada sobre o valor, custo, benefício ou consequência de um investimento pode facilmente condenar um projeto no início. “Às vezes você percebe que o benefício não é tão grande quanto parecia, ou que o custo das operações será maior do que você pensava, ou que uma suposição básica sobre seus clientes ou o mercado está incorreto ou mudou drasticamente”, explica Avery Lyford, Diretor de Atendimento ao Cliente da Infostretch, uma empresa de serviços profissionais de engenharia digital.

Às vezes, a realidade chega para obliterar até o planejamento mais cuidadoso. A pandemia COVID-19, por exemplo, jogou muitas estratégias empresariais na lixeira. “Se uma decisão… foi tomada antes da pandemia, como atualizar sistemas de software internos ou firewalls internos, esse é o sinal mais claro para reavaliar e ver se ainda é válido”, disse Brian Haines, Vice-Presidente de Estratégia em Instalações e Espaço de Trabalho da empresa de consultoria de gestão FM: Systems.

O projeto desviou-se muito do curso

As indicações de que um investimento parece estar se distanciando de seus objetivos é uma grande bandeira vermelha, avisa Paul Rohmeyer, Professor Associado e Diretor do Programa de Mestrado em Sistemas de Informação do Stevens Institute of Technology. Os investimentos em TI são lançados para habilitar ou dar suporte a objetivos de negócios específicos.

“Qualquer indicação de que os resultados esperados do projeto possam estar desalinhados com os objetivos deve ser examinada de perto e o projeto reavaliado”, sugere. Muitos fatores podem levar ao desalinhamento, incluindo situações em que o desvio do projeto cria um sistema que funciona de maneira muito diferente – e não tão produtiva ou eficiente – como o originalmente imaginado.

Rohmeyer observa que qualquer decisão de encerrar um projeto deve ser abordada de forma ponderada e transparente. “Porém, uma vez tomada a decisão, o encerramento deve ser o mais rápido possível para interromper rapidamente os gastos e permitir que os recursos sejam reposicionados”, recomenda. “Avalie com cuidado, tome a decisão e aja rapidamente”.

O apoio do patrocinador está acabando

Quando os principais interessados começam a abandonar o navio, é uma forte indicação de que o investimento pode não ser mais prático ou relevante para as operações da empresa. “Se um projeto for subfinanciado ou despriorizado, isso é um sinal de que o programa de investimento atualmente não atende às necessidades do negócio”, disse Greg Stam, Diretor Administrativo da empresa de consultoria digital Ahead.

Os sinais de diminuição do apoio das partes interessadas geralmente são difíceis de ignorar. Os patrocinadores podem parar repentinamente de discutir o projeto em reuniões e conferências da empresa, as solicitações de atualização começam a mostrar sinais de impaciência ou urgência e os principais membros da equipe podem ser subitamente retirados e realocados. “A equipe [restante] deve continuar com recursos inadequados para entregar o investimento”, diz Stam. “Frequentemente, o escopo é cortado para finalizar o projeto”.

O investimento não está gerando resultados de negócios significativos

Uma iniciativa pode funcionar como um relógio, atendendo totalmente ou excedendo todas as metas técnicas previstas, mas ainda assim falhar em entregar qualquer tempo mensurável, produtividade ou melhoria financeira. Para sua consternação, muitos CIOs descobrem apenas no final do jogo, depois que grandes quantias de dinheiro foram despejadas no projeto, que ele carece de qualquer tipo de ROI atraente. “Algumas das razões para esses projetos condenados são que eles começam como um projeto favorito de alguém ou os olhos da gerência vagam em direção a uma tecnologia nova e brilhante”, explica Sebastian Grady, Presidente da Rimini Street, um provedor independente de serviços de suporte de software. Pior ainda, o CIO seguiu um roteiro ditado pelo fornecedor. “Esses projetos normalmente não ‘movem a agulha’ para o seu negócio, o que significa que eles não aumentam a receita, não diminuem custos ou tomam a participação de mercado de seus concorrentes”, afirma.

As decisões de TI são, em última instância, decisões de negócios, observa Aníbal Abarca, CTO da empresa de design de negócios e consultoria de tecnologia Wizeline. Ele relata que os investimentos digitais feitos em 2020 se concentraram, principalmente, em melhorar a experiência do cliente, desenvolver produtos com mais rapidez e maximizar a confiabilidade e a segurança. “Um sinal vermelho de que pode ser hora de descontinuar ou minimizar um determinado investimento em TI, o que seria se ele não estivesse habilitando uma dessas áreas”, diz Abarca.

Grady recomenda crueldade ao planejar e implantar um novo investimento. “Priorize tudo”, ele insiste. “Você deve ser duro consigo mesmo, resistir aos principais fornecedores de TI e não mudar só por mudar se isso não suportar uma prioridade estratégica com um ROI claro”.

O investimento não conseguiu obter suporte significativo ao usuário final

Um investimento deve entregar alguma forma de valor significativo para seus usuários-alvo. Quando um projeto antes promissor gera pouco ou nenhum interesse do usuário e geralmente desaparece no segundo plano, ele simplesmente se torna um obstáculo desnecessário aos recursos da empresa. “Não considere apenas quantas pessoas na organização estão usando atualmente, mas se esse número tem diminuído recentemente e deve continuar assim”, aconselha Aviv Ben-Yosef, Consultor Executivo de TI e Coach da Aviv Ben -Yosef Consulting.

Ben-Yosef diz que observar os indicadores-chave e fazer correções ao longo do caminho cria uma oportunidade para resgatar o investimento em falha. “Em vez de ser reativo e desligar algo quando já é tarde demais, você pode proativamente ‘patinar até onde o disco estará’”, sugere ele.

O investimento não é mais necessário

Conforme o tempo e a tecnologia avançam, um projeto outrora bem-sucedido pode simplesmente começar a perder sua utilidade. “Se o investimento em TI não está mais fornecendo o ROI esperado ou valor para o negócio, ele se torna um dreno financeiro”, observa Robert Goodwin, Vice-Presidente de Engenharia da empresa de serviços e suporte de TI InfoSystems.

Todo investimento em TI deve ser submetido periodicamente a uma análise de caso de negócios para determinar se a iniciativa ainda está atendendo aos objetivos esperados. “Caso a necessidade de investimento do negócio não seja mais necessária, o investimento em TI deve ser encerrado”, recomenda Goodwin. “Se a necessidade ainda existir, um novo investimento em TI com um ROI mais positivo deve ser selecionado e implementado”.