5 tendências em alta de colaboração no local de trabalho – e 2 que estão em baixa

A colaboração no local de trabalho é vital para o fluxo de conhecimento em uma organização e, em última análise, para permitir que os funcionários realizem o trabalho. Faça certo e a colaboração entre os funcionários pode resultar em melhor coordenação de projetos compartilhados, aumento da criatividade, resolução mais rápida de problemas e aumento da produtividade individual.

A ascensão do trabalho remoto nos últimos anos destacou a importância de conectar as pessoas, não importa onde estejam suas mesas ou em que fuso horário elas estejam. Ao mesmo tempo, as ferramentas usadas pelas equipes para trabalhar juntas continuam evoluindo rapidamente: há uma grande variedade de produtos de software de colaboração disponíveis para empresas, de e-mail a aplicativos de bate-papo em tempo real e plataformas de videoconferência, enquanto as funções de colaboração também são incorporadas diretamente à produtividade, gerenciamento de projetos e outros aplicativos de negócios atualmente. Olhando mais adiante, existe até a perspectiva de conversar em ambientes virtuais.

De qualquer forma, a variedade de opções pode ser esmagadora, tanto para aqueles que implantam e gerenciam uma infinidade de aplicativos quanto para os funcionários encarregados de manter o controle das mensagens em todas as ferramentas nas quais fazem login todos os dias. E a colaboração é mais do que apenas selecionar a ferramenta certa: os funcionários geralmente precisam de suporte para aproveitar ao máximo os aplicativos disponíveis para eles.

Bem, ruim ou não, certamente há muito o que acompanhar. Aqui estão as principais tendências de colaboração no local de trabalho que os líderes de negócios e TI devem conhecer.

Quente: IA generativa em ferramentas de colaboração

Nos poucos meses desde o lançamento do ChatGPT, é justo dizer que a IA generativa capturou a atenção das pessoas – e muito mais do que isso. Citando estatísticas da Similarweb, analistas da empresa de serviços financeiros UBS declararam que o ChatGPT é o aplicativo de Internet para consumidores de mais rápido crescimento de todos os tempos, com média de 13 milhões de usuários únicos por dia em janeiro. As empresas também perceberam, experimentando a tecnologia para tudo, desde a elaboração de relatórios até a criação de códigos de software.

Os fabricantes de software colaborativo também notaram as vantagens de aplicar a tecnologia a seus produtos:Microsoft, Google e Slack são apenas alguns dos fornecedores que estão começando a integrar grandes modelos de linguagem (LLMs) em seus produtos, prometendo grandes melhorias na colaboração e produtividade para os usuários.

“Apesar do exagero, a IA generativa certamente terá um grande impacto nas comunicações e colaboração de negócios”, disse Raúl Castañón-Martínez, Analista Sênior da 451 Research, parte da S&P Global Market Intelligence.

É possível para uma nova geração de assistentes de IA generativa resumir uma reunião que um funcionário pode ter perdido, por exemplo, ou redigir automaticamente um e-mail com estilo formal em segundos.

“A IA generativa, com o tempo, pode ser aquele colega virtual que você não sabia que precisava”, disse Wayne Kurtzman, Vice-Presidente de Pesquisa para Social, Comunidades e Colaboração da empresa de análise IDC. “Cada aplicativo colaborativo aumentará o uso de IA ao longo do tempo”.

As empresas devem ser cautelosas, pois a IA generativa é propensa a imprecisões, preconceitos e plágio, com muitos problemas a serem resolvidos. E muitas questões permanecem sobre segurança de dados, soberania e governança ao aplicar LLMs a dados de conversas de funcionários, disse Kurtzman.

Quente: Colaboração analítica

As empresas contam com ferramentas digitais mais do que nunca para conectar funcionários, principalmente porque o trabalho remoto e híbrido se torna arraigado na cultura do local de trabalho.

Uma vantagem desses aplicativos é a capacidade de acessar dados relacionados a padrões de colaboração, como o número de mensagens enviadas ou reuniões assistidas. Isso tem o potencial de revelar gargalos de comunicação que existem em uma organização, por exemplo.

“Estamos vendo cada vez mais discussões sobre a ideia de medições significativas para colaboração”, disse Shimrit Janes, Diretora de Conhecimento da consultoria Digital Workplace Group.

Um dos membros da DWG usa dados gerados pelos aplicativos de colaboração da Microsoft, como Outlook e Teams, para entender onde a equipe está colaborando, disse Janes. “Eles analisam o volume de e-mail versus o que está acontecendo no Teams”, disse ela. “Eles preferem ver mais colaboração ocorrendo no Teams do que no e-mail, [então estão] usando esses dados anônimos para entender onde uma intervenção pode ser necessária, com mais aprendizado e mais treinamento [para incentivar a colaboração em tempo real no Teams]”.

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O uso de dados derivados desses aplicativos de colaboração permite que as empresas entendam os padrões de comunicação dos funcionários – não apenas observando o uso e vendo que a colaboração está acontecendo, “mas usando-os como uma entrada para a tomada de decisões”, disse Janes.

Janes também alertou que as organizações devem exercer moderação e respeitar a privacidade individual ao acessar os dados de colaboração dos funcionários. Além disso, os dados sobre o número de e-mails ou mensagens instantâneas enviadas não devem ser usados como proxy para rastrear a produtividade da equipe.

“O aumento das tecnologias e softwares de vigilância [pode] impactar a colaboração e a produtividade de forma negativa”, disse Janes. “As pessoas querem entender como usar dados e medições para saber onde a colaboração está acontecendo, mas sempre aconselhamos fazer isso de uma forma ética que inclua as pessoas que você está tentando ajudar a colaborar”.

Quente: Concentrar-se nas habilidades dos funcionários para colaboração

Embora existam muitos aplicativos de colaboração úteis que as empresas podem implantar para conectar a equipe, a TI não deve presumir que os funcionários saberão como usar uma nova ferramenta com eficiência ou se adaptar intuitivamente a novas formas de trabalho, como comunicações assíncronas.

“É muito bom ter a nova tecnologia brilhante que você acha que ajudará na colaboração, mas as pessoas têm as habilidades para entender como fazer o melhor uso dela?”, questiona Janes, do Digital Workplace Group.

Felizmente, os gerentes estão percebendo que seus funcionários podem precisar de treinamento sobre como usar ferramentas que permitem a colaboração digital, disse Janes.

“Habilidades digitais e alfabetização estão na agenda há muito tempo, mas a maneira distribuída de trabalhar e como você colabora quando não está fisicamente junto está levando a uma visão mais ampla das habilidades necessárias para habilitá-lo”, disse ela.

Outro fator para uma colaboração efetiva é o desenvolvimento de “soft skills” que podem ter menos a ver com a tecnologia em si. Muitas vezes, isso pode ser negligenciado pelas empresas ao desenvolver uma estratégia de colaboração, disse Jonathan Phillips, cofundador da consultoria ClarityDW. “São coisas simples, como um gerente de linha entender quem contribuiu para uma reunião, quem participou, quem se pronunciou e quem não se pronunciou e pensar nas barreiras para explicar por que isso pode acontecer”, disse ele.

Nem todo mundo se sente à vontade para falar em uma videochamada, por exemplo. “Algumas pessoas desligam suas câmeras deliberadamente. [As videoconferências] não são uma experiência agradável [para eles]: é uma barreira para a colaboração, na verdade”, disse Phillips.

Ele citou um cliente que buscava aumentar a participação em videoconferências. Nesse caso, os membros da equipe que se sentiam desconfortáveis em falar para a câmera durante uma reunião hospedada no Microsoft Teams foram incentivados a escrever na função de bate-papo, que poderia ser abordada na reunião principal. “Portanto, se você não se sente à vontade para falar diretamente, ainda tem uma maneira de contribuir para a conversa”, disse ele.

“Em última análise, todos ganham se conseguirmos que a voz de todos seja ouvida e sejamos ativos em um processo de colaboração. Mas essa é uma frase muito mais fácil de dizer do que de fazer”, disse ele.

A boa notícia é que há uma maior consciência de alguns desses desafios nos dias de hoje. “Muitas organizações estão reconhecendo que investir em pessoas e habilidades geralmente é mais importante do que investir em software para colaboração; esse é o meio para o fim”, disse Phillips. “Se você conseguir estabelecer uma base sólida, então quase não importa qual ferramenta você fornece, ou pelo menos importa menos”.

Quente: Fluxos de trabalho habilitados para comunicação

Uma dor de cabeça comum para usuários de aplicativos de colaboração é a necessidade de alternar aplicativos com frequência, desviando-os do trabalho produtivo. A sobrecarga de informações é um problema real, com notificações e alertas pingando em várias ferramentas, enquanto os funcionários lutam para permanecer conectados em diferentes projetos. Os trabalhadores do conhecimento usam uma média de nove aplicativos por dia, de acordo com uma pesquisa do fornecedor de software de gerenciamento de trabalho Asana, enquanto o Gartner coloca a média em torno de 11, criando um potencial significativo de distração.

Os fornecedores de software reconheceram isso, resultando em esforços para colocar os recursos de colaboração mais diretamente no fluxo de trabalho e acessíveis nos aplicativos nos quais eles passam a maior parte do tempo.

“Embora não seja um conceito novo, reunir aplicativos de produtividade e colaboração fortemente integrados aos fluxos de trabalho de negócios surgiu como uma tendência importante, permitindo que as organizações reduzam o atrito no trabalho diário dos funcionários e melhorem a produtividade”, disse Castañón-Martínez.

O Google Workspace é um exemplo, com a capacidade de iniciar uma videoconferência para melhorar a colaboração em torno de um documento, planilha ou apresentação de slides. E a Microsoft incorporou comunicações em tempo real em aplicativos de produtividade, como o Excel, e até tornou as conversas do Teams acessíveis diretamente de dentro das ferramentas de CRM e ERP do Dynamics 365.

Quente: Combinar colaboração síncrona e assíncrona

As comunicações síncronas e em tempo real são vitais para os processos modernos de colaboração em equipe. Não é a única maneira de fazer as coisas, no entanto, e o interesse na comunicação assíncrona tem aumentado nos últimos anos.

A colaboração assíncrona não é nada novo – o e-mail é um exemplo – embora novas ferramentas, como mensagens curtas de vídeo, também tenham surgido mais recentemente, enquanto as ferramentas de bate-papo em equipe, como o Slack, podem ser síncronas ou assíncronas, dependendo de como são usadas. Mas a ascensão do trabalho remoto colocou maior ênfase na necessidade de ferramentas – e processos – que permitam que a colaboração ocorra em diferentes momentos e em diferentes velocidades.

“Se você tem pessoas trabalhando em várias regiões geográficas e fusos horários, como a colaboração em tempo real pode funcionar? Se você estiver trabalhando entre Londres e a Austrália, boa sorte em encontrar o horário de trabalho em que todos estarão on-line ao mesmo tempo”, disse Phillips, da ClarityDW. “Portanto, tem que ser assíncrono”.

A colaboração assíncrona não é adequada apenas para equipes que trabalham remotamente ou em vários fusos horários. Pode significar atender aos diferentes estilos de comunicação que podem se adequar a uma determinada tarefa ou projeto.

Embora as empresas geralmente percebam os aplicativos de colaboração como uma espécie de canivete suíço, uma ferramenta de tamanho único que atende a qualquer cenário de trabalho em equipe, isso está começando a mudar, disse Phillips. “Estamos chegando a um ponto [em que as empresas] reconhecem que essas ferramentas – síncronas e assíncronas – trabalham juntas em harmonia, mas também são para coisas diferentes”, disse ele.

“Por exemplo, a colaboração síncrona é melhor para trabalhos em ‘tempo real’ que envolvem resolução de problemas e tomada de decisões”, disse ele. “Mas se você quer que as pessoas leiam, pensem, criem ou pesquisem, uma reunião de colaboração síncrona não é o que você precisa.

“Esse é um ponto de realização para muitas empresas: ‘Temos essas ferramentas, mas precisamos garantir que estamos educando [funcionários] e fornecendo a ferramenta certa para o momento certo e para o desafio de colaboração certo’”.

Esfriando: O metaverso para colaboração empresarial

Não faz muito tempo que o conceito de metaverso estava sendo anunciado como a interface de computação de próxima geração para consumidores e empresas. Para uso no local de trabalho, os fornecedores divulgaram a ideia de reuniões realizadas por meio de headsets de realidade virtual ou mista, como o Horizon Workrooms da Meta, enquanto startups como Virbela e Mytaverse oferecem ambientes 3D compartilhados onde os usuários podem criar avatares para se movimentar e interagir em um espaço virtual.

Mas nos últimos meses, a maioria das conversas sobre o metaverso foi completamente ofuscada pelo hype em torno da IA generativa.

Essa mudança se reflete nas interações recentes do Digital Workplace Group com seus membros, disse Janes, embora ela não descarte totalmente a perspectiva de Realidade Virtual e colaboração imersiva. “Pode mudar novamente, mas em termos de onde estamos agora, houve um esfriamento do interesse no metaverso”, disse ela.

A empolgação inicial em torno da colaboração em ambientes virtuais foi substituída pelo potencial da IA generativa e como ela pode começar a alimentar a maneira como as pessoas colaboram, disse Janes.

“Isso não significa que [o interesse no] metaverso tenha desaparecido”, observou ela. “A mudança de como trabalhar dessa maneira pode ser muito grande para o aqui e agora, mas acho que pode ser uma maneira realmente interessante [de colaborar] à medida que avançamos e novas gerações [de trabalhadores] chegam”.

Um fator que pode reacender o interesse no metaverso em geral é o recente anúncio da Apple do Vision Pro, seu novo headset de realidade mista para uso em ambientes virtuais. Resta saber se e quando qualquer interesse renovado em RA/RV despertado pelo novo dispositivo se estenderá à colaboração comercial.

Esfriando: Os melhores aplicativos de colaboração

O debate sobre aplicativos “melhores da categoria” versus suítes de aplicativos existe há décadas. Uma abordagem promete um único produto otimizado para um caso de uso específico, a outra uma gama mais ampla de funcionalidades a um custo geral geralmente mais baixo.

Quando se trata de software de colaboração, os melhores aplicativos parecem ter vantagem nos últimos anos, com o Slack assumindo a liderança no bate-papo em equipe e o Zoom dominando o mercado de videoconferência. Mas, à medida que ferramentas semelhantes em suítes de escritório, como o Microsoft 365 e o Google Workspace, melhoraram e se tornaram mais integradas a outros aplicativos dessas suítes, o pêndulo começou a voltar na outra direção. Agora, a ideia de uma ferramenta de finalidade única está se tornando menos comum, pois muitos dos melhores fornecedores de software de colaboração incorporam uma gama maior de funcionalidades em seus produtos.

Os fornecedores de comunicações unificadas estavam à frente aqui, disse Castañón-Martínez, combinando ferramentas como telefonia, vídeo, presença e mensagens. Mais recentemente, porém, uma gama mais ampla de fornecedores de software de colaboração adotou uma abordagem semelhante, sinalizando uma transição do melhor da categoria para aplicativos convergentes e completos.

“A mudança de soluções pontuais de nicho, as melhores da categoria, para sistemas de aplicativos de negócios mais convergentes vem sendo construída há anos”, disse Castañón-Martínez.

É uma mudança impulsionada pelas “limitações das soluções pontuais”, que contribuem para a “perpetuação dos silos de tecnologia – um dos principais obstáculos para a produtividade hoje em dia”, disse ele. As integrações de aplicativos de terceiros e as APIs abertas que conectam soluções pontuais de alguma forma abordam essas limitações, disse Castañón-Martínez, mas os recursos integrados nativamente podem ser mais convenientes para os usuários.

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Um exemplo é o Zoom, que expandiu seu foco em produtos de videoconferência para se tornar um provedor de UCaaS (comunicações unificadas como serviço) completo, com um recurso de chamada de voz e até mesmo uma ferramenta de quadro branco incorporada em seu aplicativo.

“Da mesma forma, o Slack surgiu inicialmente como um aplicativo de mensagens corporativas e posteriormente incorporou recursos de vídeo e telefonia”, disse ele. Além de uma função de chamada de voz nativa, o Slack adicionou “huddles”, uma ferramenta simples de conferência de voz e vídeo e “clipes” para enviar mensagens de vídeo curtas.

E o Microsoft Teams, que começou como uma alternativa ao aplicativo de mensagens em tempo real do Slack, agora está disponível como um aplicativo independente e posicionado como uma plataforma UCaaS com recursos de colaboração abrangentes, acrescentou Castañón-Martínez.

Para os fornecedores de software, a crescente funcionalidade é uma oportunidade de aumentar as vendas e expandir sua pegada com os clientes existentes, disse ele. “No entanto, o principal impulsionador foram as sinergias resultantes de uma forte integração entre os aplicativos de negócios”, disse Castañón-Martínez.

Outro fator que impulsiona essa tendência são as restrições orçamentárias das empresas. “Olhando para os orçamentos de TI para o segundo semestre de 2023, as perspectivas permanecem negativas em comparação com o primeiro semestre, que já apresentou tendência negativa de gastos com TI”, disse ele. “Isso está levando os tomadores de decisão de TI a serem mais cuidadosos com a alocação de orçamento, favorecendo cada vez mais conjuntos de produtos em vez de soluções pontuais”.

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