Retenção do conhecimento: o alicerce para gestão do conhecimento e preservação da memória organizacional

No mundo onde o conhecimento evolui rapidamente, a perda do conhecimento tácito (da mente das pessoas, o que é oriundo da experiência e do aprendizado) é inadmissível. O conhecimento tácito vai formar o conhecimento explícito organizacional, que é perene, que ficará realmente retido em meios físicos ou digitais. Reter continuamente o conhecimento não é apenas uma opção, mas a bússola que guia as empresas em direção à inovação e à preservação de sua memória organizacional.

A Gestão do Conhecimento (GC) é um campo multifacetado, repleto de modelos, metodologias, frameworks e Canvas, que desempenham um papel vital no planejamento estratégico das organizações, nos projetos e nos processos. À medida que o mercado se transforma incessantemente e a tecnologia avança em um ritmo frenético, a retenção constante do conhecimento emerge como o alicerce da inovação e da preservação do capital intelectual.

Neste artigo, exploraremos a importância dessa retenção constante de conhecimento, destacando como a GC oferece modelos de maturidade que podem guiar as empresas na visualização de seu nível de maturidade quanto a GC. Além disso, abordaremos a utilização do mapa de competências, uma espécie de “páginas amarelas” do conhecimento dos colaboradores, para obter um retrato fiel de suas habilidades e expertises.

Dessa forma, veremos como a GC se torna uma aliada essencial para as organizações que buscam manter a vitalidade do seu capital intelectual e inovar em um ambiente de constante transformação. Vamos aprofundar em cada etapa do ciclo da GC, desde a identificação até a aplicação, e demonstrar como esses princípios teóricos se traduzem em práticas concretas por meio de exemplos inspiradores.

Elementos fundamentais para compressão dos cases

Para compreender plenamente a necessidade crítica da retenção constante do conhecimento, é imperativo imergir nos modelos teóricos que sustentam essa prática. O modelo da “Espiral do Conhecimento” é uma ferramenta que nos permite não apenas compreender, mas também visualizar a dinâmica envolvida na transformação do conhecimento tácito em explícito, e vice-versa. Além disso, o renomado Modelo SECI (Socialização, Externalização, Combinação, Internalização) de Nonaka e Takeuchi nos proporciona uma visão profunda de como o conhecimento é gerado, compartilhado e absorvido no contexto das organizações, contribuindo para uma compreensão mais sólida e prática.

Além disso, temos os aliados em um projeto de GC:

Canvas de GC: um “Canvas” é um quadro visual que ajuda as organizações a mapear, estruturar e planejar suas estratégias. No mundo da GC, o KMCanvas (www.kmcanvas.com.br) , por exemplo, é uma ferramenta que possibilita a visualização e organização dos ativos de conhecimento da empresa, identificando áreas críticas e auxiliando na definição de estratégias direcionadas. Ele atua como um guia prático para a implementação da GC.

Mapa de Competências: imagine um conjunto de “páginas amarelas” do conhecimento dos colaboradores. O Mapa de Competências é uma representação visual das habilidades, conhecimento e experiência de cada membro da equipe. Isso permite à organização obter um retrato fiel de suas capacidades internas, identificar lacunas de conhecimento e direcionar a alocação de recursos de maneira mais eficiente, promovendo a GC.

Modelos de Maturidade da GC: maturidade da GC é uma medida que ajuda as empresas a avaliarem o nível em que estão em relação à gestão do conhecimento. Modelos de maturidade, como o modelo de maturidade da GC de CMMI ou outros similares, oferecem uma estrutura para avaliar a eficácia das práticas de GC dentro da organização. Eles auxiliam na visualização do progresso e identificam áreas que podem ser aprimoradas, fornecendo uma direção clara para o aprimoramento da GC.

Capital Intelectual: capital intelectual é o conjunto de ativos intangíveis que impulsionam a organização. Ele abrange o conhecimento, a experiência, as habilidades e a criatividade de seus colaboradores. A GC desempenha um papel fundamental na preservação e alavancagem do capital intelectual de uma empresa, garantindo que o conhecimento seja capturado, compartilhado e aplicado de maneira eficaz para impulsionar a inovação e a competitividade. Não podemos esquecer que o capital intelectual é formado pelo capital humano (das pessoas), estrutural (sistemas, modelos, processos, entre outros) e relacional (dos colaboradores).

Formas de aplicações

A Gestão do Conhecimento engloba um amplo espectro de abordagens e ferramentas inovadoras, todas desempenhando um papel crucial no aprimoramento da retenção de conhecimento. Vamos aprofundar ainda mais em algumas dessas abordagens (sabemos que existem outras, ok!):

KMCanvas: o canvas da gestão do conhecimento
O KMCanvas (www.kmcanvas.com.br) é um aliado indispensável na jornada da GC. Ele oferece às organizações uma plataforma visual para mapear com precisão seus ativos de conhecimento. Isso não só proporciona um panorama claro de onde reside o conhecimento crítico, mas também destaca as áreas que requerem atenção especial. Com base nesse mapeamento, as empresas podem desenvolver estratégias direcionadas e práticas para preservar e compartilhar seu capital intelectual, impulsionando a inovação.

Wikis para Colaboração
As wikis representam um ambiente dinâmico de colaboração, permitindo que os colaboradores contribuam, atualizem e compartilhem informações de maneira ágil. Essas plataformas não apenas facilitam o compartilhamento de conhecimento, mas também incentivam a colaboração em tempo real, tornando a GC uma prática orgânica no cotidiano da organização. Elas se tornaram uma parte vital da estratégia de GC para a disseminação rápida de informações e a criação coletiva de conhecimento. Uma boa ferramenta Wiki (existem outras) é o Media Wiki (https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki ).

Sistemas de Gestão de Conteúdo (CMS)
Os CMS desempenham um papel fundamental na organização eficiente das informações. Eles possibilitam que as organizações gerenciem e distribuam conteúdo de maneira estruturada, tornando o acesso ao conhecimento uma tarefa descomplicada. No contexto da GC, os CMS permitem que o conhecimento seja categorizado, arquivado e recuperado de maneira eficaz, assegurando que o acesso ao capital intelectual seja eficiente e produtivo. Ótimo exemplo para CMS é o Wordpress (https://br.wordpress.org/ ). Existem dezenas de outros, claro.

Gestão de conteúdo organizacionais (ECM)
A GC não se limita ao compartilhamento de conhecimento, mas também à proteção de documentos vitais. Os ECMs não mais abrangentges que os CMS, pois são uma ferramenta essencial para garantir a retenção segura de documentos críticos. Eles oferecem recursos de controle de versão, arquivamento seguro e acessibilidade controlada para garantir que informações valiosas não se percam e permaneçam acessíveis, preservando a memória organizacional. Pode-se caminhar na direção de um ECM robusto por meio da ferramenta Alfresco (https://www.alfresco.com/ ). Também existem outros, claro.

Cases de sucesso

Empresa X – Estratégia de GC para Inovação: A Empresa X adotou uma abordagem de GC centrada na inovação. Além do programa de mentoring interno, a empresa também incorporou o KMCanvas em seu processo. Isso permitiu que funcionários experientes mapeassem áreas críticas de conhecimento e colaborassem com seus colegas mais jovens. Como resultado, a Empresa X conseguiu implantar uma ferramenta robusta, acelerar o processo de aprendizado, promovendo a inovação em produtos e serviços e garantindo a preservação de conhecimento estratégico.

Empresa Y – Implementação do KMCanvas, Mapa de Competências e Processos do Conhecimento: A Empresa Y adotou uma abordagem completa, incorporando o KMCanvas, o Mapa de Competências e Processos estratégicos de GC. A combinação dessas metodolgoias proporcionou uma visão mais abrangente do conhecimento crítico e das habilidades dos colaboradores. Isso permitiu à empresa identificar áreas de risco com precisão e desenvolver planos de ação direcionados. O resultado foi a preservação eficaz de conhecimento valioso durante a saída de funcionários-chave.

Empresa Z – Plataforma de Colaboração Wiki e CMS: A Empresa Z investiu na implantação uma plataforma de colaboração Wiki abrangente (porém gratuita), complementada por um sistema de CMS, também gratuito. Essa combinação permitiu o compartilhamento contínuo de conhecimento entre equipes e departamentos, enquanto garantia a segurança e a retenção segura de documentos críticos. Isso resultou em maior eficiência operacional, redução de erros e uma cultura de aprendizado contínuo que impulsionou a inovação.

Jornada crítica

A retenção constante do conhecimento é uma jornada crítica para as organizações modernas. Exploramos as bases teóricas da GC, incluindo a Espiral do Conhecimento para compreender a dinâmica do conhecimento. Discutimos ferramentas práticas, como o KMCanvas, Mapa de Competências, Wikis, CMS e ECM e examinamos três casos de sucesso que demonstram como uma abordagem proativa para a retenção do conhecimento pode impulsionar a inovação, melhorar a eficiência e garantir a memória organizacional.

À medida que as organizações se empenham em reter seu conhecimento, estão investindo no seu próprio futuro, promovendo a aprendizagem contínua e fomentando a inovação em um mercado em constante evolução. A adoção dessas novas metodologias e ferramentas é um passo crucial na preservação do capital intelectual e na promoção de uma cultura de aprendizado contínuo, capacitando as organizações a enfrentar os desafios e oportunidades do amanhã com confiança.