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Dicas práticas para planejar suas atividades

Confira algumas orientações que ajudarão a planejar seu dia de trabalho

Por  Luiz Novaes

11:25 - 19 de março de 2019
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Creio que muitos de vocês devem ter lido vários artigos sobre planejamento, mas será que realmente colocamos em prática? Gostaria de compartilhar algumas dicas as quais me auxiliaram a ser mais produtivo no trabalho e com isso conseguir mais tempo para se dedicar à vida social e à família.

Portanto, vamos às dicas:

1 – Realize reuniões semanais de planejamento: realize fielmente reuniões com sua equipe de trabalho semanalmente, peça para todos dedicarem a manhã toda das segundas-feiras no planejamento de suas atividades da semana. Em seguida realize a reunião onde cada integrante deverá expor seu planejamento, este é um excelente momento para promover sinergia entre o grupo, e re-priorizar e redistribuir as atividades;

2 – Gerencie as expectativas de seus stakeholders: periodicamente realize reuniões de posicionamento e prestação de contas com seus stakeholders. As atividades advindas destas reuniões são inputs muito importantes para seu planejamento. Se não for possível reuniões circule nos corredores para colher percepções e expectativas;

3 – Saiba o momento de dizer ‘não’: no dia-a-dia acabamos nos deparando com uma séria de solicitações sejam elas para participar de uma reunião ou executar alguma tarefa entre outras. Caso isso ocorra, converse com o solicitante para avaliar o grau de urgência x importância e, dependendo da avaliação, tente sensibilizá-lo que isso comprometerá seu planejamento. Este comportamento também auxiliará seus clientes internos a melhor se planejarem;

4 – Não desperdice tempo com e-mails inúteis: você já parou para pensar quanto tempo você gasta lendo e-mails? Uma pesquisa realizada pela empresa americana Cohesive Knowledge revelou que 25% do tempo gasto lendo e-mails é perdido. Priorize a leitura de e-mails direcionados diretamente para você. Se você possui um cargo gerencial, converse com sua equipe para não lhe copiarem em assuntos operacionais, se necessária sua ajuda, peça para  direcionarem o e-mail para você;

5 – Não resolva conflitos por e-mail: não é raro recebermos trocas de e-mails onda a cada rodada o número de envolvidos aumentam exponencialmente. Procure utilizar o telefone ou falar pessoalmente sobre algum assunto cujas opiniões são conflitantes, utilize o e-mail somente para formalizar o acordado;

6 – Não perca de vista os Follow-Ups: o Outlook é uma ferramenta muito eficiente para estes controles, seja criando tarefas ou marcando os e-mails que necessitam ser revisitados, revise-os diariamente.

Seguindo estas pequenas dicas tenho certeza que você perceberá que seu dia foi produtivo e suas horas de trabalho direcionadas para atividades realmente importantes.

 

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