Mobilidade aumenta capacidade de reação ao mercado da Vonpar

A Vonpar, distribuidora da Coca-Cola e da Heineken no Rio Grande do Sul e Santa Catarina, se propôs a um novo desafio quando adquiriu empresas do setor alimentício. Com a entrada no novo segmento, o sistema de campo utilizado pelos vendedores parecia obsoleto demais. Assim, a companhia investiu para que sua equipe móvel pudesse ganhar agilidade na hora da oferta de produto, promoções e no fechamento do pedido – com as condições de pagamento adequadas para cada cliente. Assim, ganhou em capacidade para aproveitar uma oportunidade ou reagir a uma ameaça do mercado.

A escolha do fornecedor de software que rodasse em smartphone não foi uma tarefa fácil para a equipe de TI. Ao entender que o sistema de vendas é algo estratégico para seu negócio, a Vonpar definiu buscaria uma solução móvel disponível no mercado, mas a manutenção seria executada internamente. ?Queríamos ter autonomia?, explica o CIO Ricardo Nizoli.

Alguns fornecedores não gostaram muito da decisão. Mas não foi o caso da  MobilePeople, fornecedora do middleware MBSuíte. Em 2009, a empresa de bebidas e alimentos selecionou oito fornecedores de soluções móveis. Alguns foram descartados por divergências em relação à autonomia da Vonpar quanto à manutenção. A MobilePeople se destacou por compreender essa demanda e por já ser fornecedora de uma distribuidora Coca-Cola no Brasil.

O projeto durou oito meses e contou com a participação de quatro funcionários da TI da companhia, além de um coordenador de projeto e a equipe de desenvolvimento da própria MobilePeople. A área responsável pela estratégia de vendas também foi envolvida, além de quatro usuários da solução.

Os vendedores mais experientes que participaram do projeto tiveram grande importância especialmente na definição da interface. ?Eles trouxeram uma experiência única. Como são eles que pegam sol e chuva e ficam em ambiente fechado definiram, por exemplo, cores e contraste?, lembra Nizoli.

Um dos primeiro passos do projeto foi um estudo em profundidade do antigo sistema. Foram elencadas as funcionalidades não utilizadas, as subutilizadas, aquelas que requeriam ajustes e as que estavam perfeitas. Depois foi feita a especificação completa do sistema. ?Nossa equipe de analistas fez as especificações funcionais e em um trabalho a quatro mãos (com o apoio do fornecedor) fizemos a especificação técnica?, detalha o CIO.

Para cumprimento dos prazos, foram definidos lançamentos de atualizações a cada mês de desenvolvimento. Com essa periodicidade eram realizados testes em profundidade com a solução ainda beta. ?Essa dinâmica seguiu até a conclusão da solução e foi bastante importante para nós?, avalia Nizoli.

Mas o maior dos desafios foi mesmo a implantação da solução. Apesar da distribuição do software ser centralizada, a equipe de TI optou por treinar os 400 vendedores presencialmente e acompanhar os dois primeiros dias de uso em cada regional da Vonpar. Apesar do prolongamento do período de implantação ? de um para três meses ? o CIO acredita que a opção foi correta, já que hoje é praticamente nula a demanda por suporte.

O resultado é uma solução robusta, aponta Nizoli. Uma das novidades mais importantes é o módulo Ação no Cliente. Com ele, o vendedor pode informar ao cliente, com apenas um clique, todas as promoções, ações e condições comerciais disponíveis especificamente para ele, algo essencial para o bom resultado financeiro da Vonpar. ?Com um clique nossa equipe de vendas tem um raio-X do cliente e tem elencadas todas as ações a serem realizadas no local.?

O novo aplicativo também acelerou a geração de dados. Antes do projeto, eram necessários dois servidores rodando dados durante toda a noite para prover informações aos vendedores. Agora isso acontece em 30 minutos, o que permite à Vonpar mudar sua estratégia ao longo do dia, ganhando em capacidade de reação ao mercado.  ?Se, por alguma definição, entendemos que há oportunidade ou ameaça, durante a manhã, já no início da tarde temos uma nova carga gerada. Nosso tempo de reação hoje é insuperável?.

A TI também tem agilidade na geração de relatórios e acompanhamentos online do sistema, como monitorar as funcionalidades mais e menos acessadas, aprimorando os módulos. O CIO credita boa parte do sucesso do projeto à atenção que a área deu a ele. ?Sabíamos que esse sistema é a porta de entrada de receita da empresa e demandou foco e atenção total. Congelamos outras demandas que surgiram ao longo do projeto.?