RH lidera desenvolvimento e adoção de plataforma colaborativa na Resource IT

Quando falamos sobre desenvolver o processo de colaboração dentro das empresas por meio de novas tecnologias, logo imaginamos o CIO franzindo a testa e levantando alguns ?poréns? sobre qual será a plataforma, com o que ela vai se integrar, quais áreas serão as responsáveis pelo uso, quem terá acesso ao que, onde ficarão os dados… São vários os pontos técnicos levantados durante essa conversa que aumentam o tempo de desenvolvimento e adoção de algo do gênero ? necessários pontos, mas exaustivos em questões de complexidade.

Mas na outra ponta dos questionamentos tecnológicos estão as necessidades do negócio. E o melhor dos dois mundos é quando uma área lidera iniciativas baseadas em TI com total parceria do departamento de tecnologia. Essa teoria foi posta em prática por Fabiana Batistela, diretora de capital humano da Resource IT Solutions.

Dentro da organização, a executiva contava com um problema que diz ser natural para as áreas de recursos humanos: a falta de atualização da base de dados dos colaboradores e a lacuna de métricas para avaliar o desempenho e crescimento de cada profissional de forma efetiva e não só teórica. Tendo essa necessidade, Fabiana convocou Sandro Cícero dos Santos, gerente de projetos da Resource IT Solutions, para desenhar essa plataforma.

A primeira etapa foi a escolha da plataforma. Fabiana afirma ter avaliado algumas soluções, mas que nenhuma delas contemplava as necessidades que enxergava na companhia. ?Existem soluções excelente no mercado, mas, num geral, elas não soavam simples como eu esperava que fosse?, lembra a executiva. ?Fora que a precificação por licença também não me parecia ideal?. A plataforma escolhida foi o Microsoft SharePoint Server. Santos explica que por ela já possuir um embrião de rede social de rápida customização – com baixo custo -, por sua capacidade de gerenciamento de conteúdo e pelas funcionalidades de extensão das ferramentas de automação de escritório mais tradicionais, como Word, Excel, PowerPoint e Access, a solução se mostrou ideal para o projeto.

?Acreditamos que é necessária a convergência da forma já utilizada para colaboração nas empresas, ainda concentrada em e-mails e arquivos, para não causar impacto cultural?, afirma o gerente de projetos. ?Outro fator decisivo na seleção da plataforma da Microsoft foi a aquisição do Yammer, que trouxe benefícios imediatos na ferramenta sobre a aceleração da construção de redes sociais corporativas com investimento reduzido.?

A rede social e de colaboração da Resource IT recebeu o nome de +Social e, inicialmente, serviu como uma base para cadastrar os dados básicos dos funcionários, para que toda a empresa tivesse acesso a informações sobre quem compõe tal área e como era a hierarquização dos departamentos, cargos desempenhados por cada colaborador e projetos que estavam envolvidos ou ações que representavam suas posições. É possível, também, fazer postagem nos perfis dos amigos.

Para incentivar a adoção da plataforma, Fabiana liberou o acesso à rede para pessoas que ela identificou como influenciadores e entusiastas de tecnologia social na empresa. Esses profissionais acessavam a rede, criavam casos na plataforma, comentavam alto sobre as possibilidades e estimulavam a curiosidade dos outros funcionários. Com mais de 2,5 mil funcionários, hoje cerca de 50% da Resource IT está ativa no +Social, que já está rodando há pouco mais de um ano.

Um dos grandes sucessos da plataforma são os blogs dos colaboradores. ?Eu posso, por exemplo, compartilhar um projeto que estou tocando e receber opiniões de outros funcionários, ideias para sair de um impasse, como também posso compartilhar um conhecimento que adquiri com minha experiência, o marketing pode escrever sobre uma campanha que está realizando, alguém da área de parcerias pode contar mais sobre um fabricante que está na base de aliados?, explica a Fabiana. ?O conhecimento interno pode ser refletido, expandido e dividido?. O sistema de mensageria também é um xodó a parte, brinca a executiva.

O +Socail substituiu, por exemplo, a tradicional lista de ramais. Agora, para saber todas as informações de um colaborador, incluindo o ramal, é preciso buscar na rede social, que também é integrada com outros sistemas corporativos, como e-mails, comunicação instantânea, avaliação de desempenho e processo seletivo, e pode ser acessada de qualquer dispositivo.

Próximos passos

Mas o +Social teve seu escopo de possibilidade ampliado com o apoio do gerente de projetos. ?Basicamente, eu tinha uma vontade, um grande sonho de criar uma rede colaborativa para os funcionários, por entender que assim conseguiria extrair muito conhecimento e informação relevante para a empresa, mas em parceria com a TI fui descobrindo que poderia fazer ainda mais dentro da plataforma, adicionar coisas que não sabia que eram possíveis, por não entender de integração tecnológica, programação etc?, relata Fabiana.

Uma vez que os perfis pessoais já estão construídos, esta em curso os perfis corporativos, ou seja, grupos de cada departamento da empresa. Dessa forma, em conjunto com as informações dos perfis dos colaboradores, é possível realocar profissionais para outras áreas para auxiliar no desenho e aplicação de um projeto, por exemplo.

O plano é transformar o +Social numa plataforma social de inovação aberta. Por lá, serão debatidos desde problemas em processos corporativos que podem ser melhorados, como desenvolver melhor alguma soluções, software ou produto, e até como pensar na festa de final de ano da companhia. ?Hoje já existe, mas será melhorado, o processo de votação em ideias, com a possibilidade de justificativa da escolha, para democratizar algumas coisas?, diz a diretora. Essa fala é importante ser separada: a executiva sabe que colaboração e compartilhamento são altamente importantes para a companhia, mas entende que, por vezes, é necessária a decisão do líder da área para que as coisas caminhem.

A plataforma está em evolução, caminhando. Fabiana diz que o processo é contínuo, pois as necessidades de conectividade evoluem, então, “da mesma forma que tem muito coisa bacana já feita, há muito por fazer.”

Gamificação

A plataforma deve também contar com um jogo de colaboração. Mas ainda é uma ideia que tem que ser refinada, explica Fabiana. Cada funcionário receberia por mês 10 moedas virtuais e poderia dar essas moedas para outros colaboradores, seja alguém que ajudou num projeto, que resolveu uma dúvida, que escreveu um post instrutivo. ?E você tem que repassar e justificar o motivo que o fez dar. Essas ações serão recompensadas?, conta, por cima, a diretora.

Do ponto de vista da TI

A pergunta para Santos foi muito simples: Como foi trabalhar em conjunto com o RH numa rede social colaborativa? “Na maioria das empresas, os profissionais que atuam na área de Recursos Humanos não são entusiastas de tecnologia, o que resulta em dificuldades na compreensão e principalmente na exploração dos desafios ocultos nesses novos meios de comunicação e integração em internet, telefonia móvel e gadgets. Além disso, tradicionalmente, os profissionais de TI também não estão preparados para atender essa área da forma adequada”, diz. “Na Resource o cenário é diferente. O RH entende a importância de TI nos negócios e sabe que adoção de tecnologias é esteira para iniciativas bem-sucedidas na área.”

Tanto Fabiana, quanto Santos afirmaram que a parceria entre TI e negócios foi essencial para fazer as coisas acontecerem, processo que contou com a colaboração de outros departamentos, como marketing, vendas etc. ?A TI teve de entender de maneira completa a linguagem de RH para desenvolver o projeto. Isso foi fundamental para o sucesso da rede social. Essa foi apenas a primeira das muitas oportunidades que nos capacitará para desenvolver outros projetos voltados ao Capital Humano?, ressalta o gerente de projetos.