O que a colaboração pode e não pode resolver

Antes que sua empresa implemente uma plataforma colaborativa, é importante entender por qual motivo essa implementação foi inicialmente considerada. Em uma pesquisa que o Chess Media Group conduziu no último ano, descobrimos que apenas 19% das organizações desenvolvem uma estratégia antes de adotar a tecnologia ? chocante, mas não uma triste surpresa.

Antes mesmo de começarmos a falar de casos úteis, é importante entender alguns problemas comuns que as empresas têm enfrentado com a colaboração. Uma vez que tivermos esses problemas identificados, podemos começar a explorar alguns casos específicos.

Muito tempo gasto com emails

Os empregados gastam uma grande parte do dia em suas caixas de entrada. O que antes foi o sinônimo de comunicação se transformou em:

– uma gloriosa plataforma de troca de mensagens instantâneas (mandamos emails e recebemos outro logo em seguida);

– uma intranet onde buscamos por informações ou documentos antigos;

– uma forma de encontrar um especialista em algum assunto, onde mandamos uma série de emails para colegas que passam as informações para frente, buscando novas pessoas, todos caçando o tal especialista em algum assunto;

– um sistema de gestão de eventos e calendários, onde marcamos as reuniões;

– uma solução para anotações (Estive em muitas reuniões onde as pessoas literalmente digitam suas anotações, num email incompleto, para enviar para todos os presentes na reunião);

Nós usamos o email para coisas que não são eficientes. Isto nos causa a alta dependência dele, nos fazendo gastar muito do nosso tempo.

Incapacidade de encontrar especialistas em algum assunto

Tradicionalmente, se um colaborador precisa encontrar alguém, por exemplo, um colega que esteja familiarizado com as posições de marketing no Japão, ele vai mandar um email. Essa pessoa que recebeu, vai passar para frente esse email, que será novamente encaminhado, até que o tal especialista seja, com muita sorte, encontrado. Você acaba por mobilizar um time inteiro enviando email entre eles, todos buscando por encontrar uma única pessoa! Essa técnica precisa parar, pois distrai muitas pessoas no trabalho e não é mais necessária.

Dificuldade em encontrar um conteúdo

É muito simples para nós, nos dias de hoje, procurar por algo no Google, não é mesmo? Então por que é tão difícil para nós encontrar um documento ou um pedaço de uma informação dentro de nossa empresa? Os colaboradores gastam cerca de 30% do tempo deles buscando por informações para que consigam finalizar um trabalho, isso é mais de um dia por semana. Para aqueles de vocês que estão pensando ?Ei, nós usamos a intranet?, deixe-me ser honesto: na maioria dos casos, a intranet é o lugar para onde os conteúdos vão para morrer e nunca mais serem vistos.

Duplicação da informação

Isso acontece MUITO. Um empregado vai trabalhar em algo apenas para descobrir se outra pessoa já trabalhou naquele projeto, ou ao menos o iniciou, ou tenha alguma informação que poderia ser usado naquele projeto. Basicamente, nós vemos os colaboradores criando e recriando o mesmo conteúdo sem saber que aquilo já existe. Claro que isso pode acabar em muita tensão e frustração no ambiente de trabalho ? e também em muitos emails.

Conecte pares e informações além dos “limites”

Os empregados são os ativos mais valiosos que uma organização, e esses colaboradores ainda não têm a capacidade de se conectar entre seus pares e com as informações que precisam para fazer seus trabalhos. Muitos empregados trabalham em silos e nunca se comunicam ou colaboram com pessoas fora de seus departamentos. Nós também notamos que alguns colaboradores mandam emails para eles mesmos, apenas para assegurar que podem continuar trabalhando quando estão em casa ou em locais diferentes.

Os colaboradores, hoje, estão conectados parcialmente com a informação e seus pares. É como contar com um sistema wireless terrível, que apenas dá a possibilidade de se conectar com partes das informações ? chato e nada eficiente.

Outros problemas comuns na colaboração

– Inovação estagnada;
– Envolvimento precário de funcionários;
– Incapacidade para efetivamente compartilhar e transferir conhecimento. Quando os funcionários se aposentam ou saem, eles levam seus conhecimentos e informações para fora da empresa;
– Dificuldade no alinhando de departamentos e na organização como um todo;
– Incapacidade em alavancar a inteligência coletiva para tomar decisões;
– Produtividade fraca do funcionário em geral;

Existem mais outros tantos problemas que as empresas estão enfrentando, mas esses parecem ser os mais comuns e frequentes.

Depois de entender onde estão os problemas do seu negócio, você pode derivar os casos de uso de colaboração e entender quais recursos que você vai, de fato, precisar de uma plataforma. Isso também irá ajudar você a entender como se deve medir e avaliar o sucesso. Muitas vezes as empresas implementam soluções sem realmente entender o porquê. Como resultado, eles são incapazes de dizer o quão eficaz seus esforços são.

Você pareceria muito bobo andando em torno de sua casa com um martelo, em busca de coisas para bater, assim como também pareceria muito tolo implementando uma ferramenta para depois tentar encontrar um problema para ela resolver, certo?