Sete melhores práticas para um PMO eficaz, segundo o Gartner

O mundo passa por uma grande revolução provocada pela tecnologia. Os
projetos cada vez mais complexos pedem profissionais capazes de conduzir
iniciativas de forma assertiva para aumentar a eficácia das inicativas
empresariais. Mas que habilidades são fundamentais nesse momento que se
fala tanto em digitalização, análise avançada de dados e Internet das
Coisas?

O Gartner quer ajudar os profissionais de TI a responderem tal
pergunta. A consultoria listou o que considera como as sete melhores
práticas fundamentais a um PMO (Project Management Offices). De acordo
com a companhia, quem seguir os conselhos aumentará consideravelmente as
chances de sucesso em suas iniciativas.

“A digitalização e a TI Bimodal são apenas dois exemplos dos muitos progressos no ambiente corporativo que os profissionais de PMO devem apoiar. Falhar na evolução e adaptação a essas mudanças pode resultar em um
escritório de gestão de projetos desalinhado com os objetivos da
organização e, portanto, em uma falha na entrega de valor”, julga Mbula
Schoen, analista de pesquisa do Gartner.

Confira as sete melhores práticas identificadas pela consultoria.

1. Trabalhe com pessoas, conhecimentos, habilidades e comportamentos colaborativos corretos.
Segundo a consultoria, essa é a chave fundamental para um PMO altamente
eficaz. Quando gerentes de projetos que fazem parte de um PMO agem como
administradores, eles afetam a credibilidade do PMO e dão a impressão
de estarem focados somente nas tarefas e nos resultados diários. Isso
negligencia uma parte crucial da entrega efetiva do projeto de TI –
guiar a transformação estratégica dentro da organização. “As pessoas
geralmente são avessas a mudanças, então é essencial que o departamento
de projetos contrate colaboradores que possam conduzir transformações
diante da resistência. Gerentes de projetos precisam de várias
habilidades sociais em comunicação, resolução de conflitos, persuasão e
facilitação”, afirma Mbula.

2. Identifique e execute iniciativas de alto impacto e visibilidade.
Pode-se levar anos para construir um histórico do aumento da maturidade
da gestão de Projeto, Portfólio e Programa (PPM) e melhores resultados
do investimento em TI. No entanto, é possível acelerar o processo
identificando “conquistas simples” e otimizando a entrega para alguns
projetos PMO com mais visibilidade e importância. É fundamental
demonstrar o valor do PMO. Isso garantirá o comprometimento com públicos
de interesse e o apoio às futuras iniciativas orientadas pelo PMO.

3. Forneça relatórios com foco no que realmente importa para a empresa.
A visão da empresa sobre o PMO é inconsistente. Executivos geralmente
concordam que o PMO deveria relatar os status dos projetos e dos
programas, mas a maioria acredita que isso não é feito da maneira mais
adequada. “A realidade é que profissionais de PMO estão fornecendo
relatórios de status dos projetos e dos programas, mas a percepção de
muitos executivos sugere que há falha na comunicação ou que os
relatórios não são adequados à finalidade. É importante verificar se o
relatório fornece liderança organizacional com informações que ofereçam
suporte à tomada de decisão eficaz”, afirma Mbula.

4. Construa um quadro mostrando como o PMO se alinha aos objetivos estratégicos da empresa.
Um quadro claro é essencial para articular o alinhamento do PMO com os
objetivos e direcionamento da empresa, que estão em constante evolução.
Isso também auxilia na identificação dos objetivos e metas ao longo do
caminho para a resolução de obstáculos e problemas que bloqueiam o
sucesso estratégico. Em essência, é a chave para comunicar o valor do
PMO. O que é frequentemente esquecida é a necessidade do profissional de
PMO de definir objetivos estratégicos com os gerentes seniores de TI e
os líderes empresariais. Sem isso, o trabalho do PMO, apesar de bem
realizado, raramente é percebido como valioso.

5. Forneça informações simples e claras aos gerentes seniores.
É comum que os profissionais de PMO sejam considerados falhos em
fornecer os tipos de dados que os gerentes seniores querem. Isso leva a
uma desconexão entre as expectativas e a realidade percebida. Os
profissionais de PMO devem deixar a crença de que “quanto mais detalhes,
melhor” para uma evolução de reportes que forneçam aos líderes
informações que os apoiem em seu papel. Para gerentes seniores muito
ocupados, relatórios curtos, precisos e informativos são mais efetivos.
Essas pessoas atarefadas querem “conclusões”: elas esperam que o PMO
trabalhe junto a elas para identificar e fornecer essas informações.

6. Destaque as realizações do PMO. Métricas acordadas são
importantes, mas elas devem ser complementadas com cases de sucesso do
PMO para a empresa. Trata-se menos de números e mais de
benefícios tangíveis que são reconhecidos pelos públicos de interesse,
como prazos menores para concluir projetos que contribuem para a solução
de problemas-chave (longo tempo de comercialização para novos produtos,
por exemplo). Em termos de benefícios que são difíceis de mensurar,
pode ser apropriado usar pesquisas para medir o valor que o PMO fornece.

7. Desenvolva o PMO para auxiliar a TI Bimodal e os negócios digitais.
O PMO deve adaptar seu modelo de serviço para auxiliar as mudanças
tecnológicas no coração de cada projeto de transformação orientado para
inovação e crescimento. Por exemplo, um PMO formado há vários anos, com a
crise econômica, teve a redução de custos e a eficiência como os
principais resultados pretendidos, mas a mesma empresa pode estar agora
muito mais preocupada com a flexibilidade e velocidade da entrega.
Consequentemente, a configuração e a equipe do PMO podem não ser mais
ideais, precisando mudar para refletir o novo foco. “Um PMO eficaz
revisa seus processos e recursos continuamente para garantir que eles
estejam em sintonia com as necessidades atuais da empresa”, conclui
Mbula.