Como ganhar agilidade e ser inovador

Líderes de TI podem criar processos rápidos e flexíveis para desenvolver
e implementar novas aplicações de negócios. Esse processo tem de ser
ágil, com a visão clara dos profissionais de TI sobre como agir em
passos rápidos e focados. Um processo ágil requer ainda que você crie um
cronograma apropriado para que o projeto seja concluído dentro do tempo
estimado – e disponível. Agilidade significa que você será mais rápido
que seus competidores. Cronogramas ágeis são medidos em semanas e meses,
nunca em anos.

Da mesma forma, executivos de TI podem usar o
processo para impulsionar a inovação. Um processo inovador faz as
pessoas sentirem um senso de urgência em vez de manter o cansativo velho
jeito de fazer as coisas. Ao colocar limites no tempo e no dinheiro que
seus empregados podem gastar para resolver um problema é uma ótima
maneira de criar essa urgência. No passado, já desafiei meu pessoal a
criar soluções que custassem dez vezes menos do que nosso competidor
estava gastando e quatro vezes mais rápido.

Agilidade e inovação são pensamentos que têm de começar no CIO. É seu
trabalho colocar os processos corretos em andamento e se certificar de
que as pessoas estão usando corretamente. Criei meu próprio processo
de três passos chamado “defina-desenhe-construa”. É um guia simples e
fácil de entender, por meio do qual é possível desenvolver qualquer novo
sistema ou processo de negócio em três passos.

O passo “defina” leva
de duas a seis semanas e custa de 5% a 10% do orçamento total do
projeto. O “desenhe” pode durar de um a três meses e custar de 15% a 30%
do orçamento. A fase final, “construa”, toma de dois a seus meses e
consome entre 60% e 80% do orçamento. Você pode se perguntar como sei
o cronograma sem conhecer cada projeto. A resposta é: esse é o tempo
disponível se você realmente pretende ser ágil.

Da mesma forma, sei que o desenho do projeto vai custar de 15% a
30% do budget porque, se for gasto mais que isso, algo muito complexo
está sendo desenvolvido. Projetos mais caros vão levar mais tempo que
três meses para serem desenhados e, assim, tempo demais para serem
concluídos. Em suma, se o trabalho não puder atender a esses requisitos,
pare o projeto. Seja lá o que for que está sendo feito, não é nem
inovador e nem ágil.

Algumas
outras coisas destacáveis do processo
Em
primeiro lugar, todo projeto necessita de uma pessoa dedicada a ele em
tempo integral. Esta pessoa tem de ter as habilidades e a autoridade
necessárias para fazer as coisas acontecerem e estar totalmente
comprometida com o sucesso da iniciativa. Eu chamo esta pessoa de
“construtora do sistema”. Certifique-se de ter um bom construtor para
cada projeto que você iniciar.

Em seguida, construa uma solução
“80%” em vez de ficar buscando a perfeição. Evite a tentação de querer
criar um sistema capaz de lidar com qualquer imprevisto. Fazer isto
eleva o custo e a complexidade exponencialmente. Prefira ter um sistema
capaz de lidar com as transações cotidianas e ter pessoas – não
computadores – preparadas para lidar com as exceções. Assim se faz um
sistema 10 vezes mais barato que o da concorrência.

Lembre-se de que
grandes sistemas sempre são constituídos por uma coleção de subsistemas
menores. Então, assim que o passo “Defina” estiver concluído, projetos
enormes e multimilionários podem ser divididos em iniciativas menores
para construir cada subsistema. Em vez de ter uma equipe para o grande
projeto, este modelo permite que diversos pequenos grupos de
profissionais desenvolvam cada parte, em paralelo. É assim que se faz um
projeto em quatro vezes menos tempo que seus competidores.

A
princípio, as pessoas podem acusar os CIOs que adotam um processo como
o “Defina-Desenhe-Construa” de estarem pedindo demais e de não serem
razoáveis. Admito que esses meus três passos têm sido chamados de
“faça, faça, faça!”. Mas não desanime. O que você está pedindo é
possível – equipes de TI podem alcançar altos níveis de performance. Dê às
pessoas o treinamento que elas precisam e as oportunidades de aprender
fazendo, mas não baixe seus padrões ou amplie prazos.

Quando seus
empregados aprenderem o processo e se tornarem adeptos a ele, você vai
ver a diferença. As pessoas irão criar um ar de auto-confiança e uma
atitude positiva.

(*) Mike Hugos é CIO-at-large no Center for Systems Innovation [c4si]