7 maneiras de otimizar a produtividade da equipe de TI em tempos difíceis

Otimizar a produtividade da equipe de TI é sempre um desafio, mas, no ambiente de negócios extraordinário de hoje, garantir que a TI atenda ou supere as metas definidas é uma tarefa muito difícil.

Esses são os momentos que testam a coragem de um líder de TI. Pelo lado positivo, qualquer um que possa habilmente dirigir seu departamento pelas águas turbulentas de hoje emergirá da crise atual com uma sólida reputação de obter sucesso sob extrema pressão.

Aqui estão sete maneiras de otimizar a produtividade da equipe de TI, mesmo quando parece que o mundo inteiro está desmoronando.

1. Esteja aberto e disponível

Agora não é hora de se esconder atrás de uma porta fechada do escritório. “O lado mais suave da liderança tem uma influência maior na produtividade do que qualquer outra coisa no momento”, observa Jay Upchurch, CIO da empresa de software de análise SAS. Upchurch aconselha a comunicação com os membros da equipe com antecedência e frequência, sendo compreensivo e tendo um tempo diário para expressar apreço pelo trabalho duro. “Se nos dedicarmos a esse modelo, nossa produtividade em TI permanecerá alta durante esse período difícil”, afirma.

Também não é hora de empunhar um graveto pesado. Embora o tempo e outras métricas sejam indicadores úteis de desempenho, eles devem ser vistos como um mecanismo de suporte e planejamento, não como punição, diz Steph Crowe, Chefe de Aprendizado Global do fornecedor de soluções de pagamento Ingenico. “Agora é a hora de conversar com seu pessoal, não checá-los”.

2. Permaneça calmo e firme

As equipes de TI esperam que os líderes forneçam orientação e suporte; portanto, é importante não perder o controle ou ser visto como hesitante. “Seja diligente em monitorar a si mesmo e sua ansiedade”, aconselha Kevin J. Bailey, Reitor Assistente de Marketing/Comunicações e CIO da Martin J. Whitman School of Management, escola de negócios da Universidade de Syracuse, no estado de Nova York. Não deixe sua ansiedade levar ao microgerenciamento. “Pode ser muito desmotivador para a sua equipe ter a sensação de que você não confia nela para fazer o trabalho”, diz ele.

Mesmo quando o caos global reina, é importante promover ambientes de trabalho estáveis e remotos no local. “Todo mundo está lidando com questões pessoais em relação a essa pandemia, por isso é importante tentar manter uma sensação de calma e fornecer às equipes instruções para ajudá-las a se adaptar a uma força de trabalho móvel”, diz Sheila Carpenter, CIO do provedor de serviços de segurança de e-mail Zix. “No lado comercial, ter um plano de crise e garantir a continuidade dos negócios é fundamental”.

“As equipes de TI devem instituir um processo de triagem para os problemas mais críticos do usuário final”, sugere Tim Bowers, Fundador e Sócio-Gerente do escritório virtual VLP Law Group. “Nossa equipe de TI também usa um método específico para rastrear e documentar o progresso de tickets e tarefas, para que uma pessoa possa repassar uma tarefa e outra possa seguir diretamente de onde parou a última pessoa”.

3. Mantenha-se próximo do seu time

Seja deliberado e regular sobre o check-in em equipe. A unidade de TI da Whitman School of Management tem uma reunião de equipe agendada no mesmo horário todos os dias pela manhã. “Todo mundo está com a câmera ligada, por isso temos um horário de trabalho um com o outro”, diz Bailey. “É hora de todos obterem respostas para as perguntas de que precisam para começar o dia da melhor maneira possível”.

Bailey diz que se esforça para manter uma rotina regular projetada para promover a produtividade, o profissionalismo e outros comportamentos positivos. “Defino a expectativa de que minha equipe esteja diante das câmeras em todas as reuniões”, afirma. Além de permitir que a equipe e a gerência estabeleçam e acompanhem metas, discutam tarefas e resolvam problemas, a videoconferência também incentiva os participantes a pentear os cabelos e usar roupas decentes. “Isso os ajuda a se preparar psicologicamente para ‘ir trabalhar'”, observa Bailey.

4. Mantenha-se coordenado

Com as prioridades de negócios em um estado de fluxo, os líderes de TI devem trabalhar para garantir que todos os membros da equipe estejam cientes de suas tarefas e saber como e quando devem trabalhar nelas.
“As prioridades mudaram e você não deve assumir que o seu grupo sabe o que é importante durante essa transição”, diz Jason Viera, CTO da Carousel Industries, um provedor de serviços gerenciados e serviços de nuvem. “Delineie claramente as prioridades e informe a todos como o progresso – e o sucesso – serão medidos”. Ele também recomenda manter os funcionários atualizados sobre o trabalho concluído, bem como sobre as tarefas futuras. “Isso mantém todos focados nos objetivos certos”, explica Viera.

O CTO também enfatiza a importância de limitar os grupos de trabalho a tamanhos gerenciáveis. “Se sua plataforma de conferência possui um recurso de sala de reuniões, use-o para que as pessoas possam conversar em grupos menores sobre questões específicas, sem atrapalhar a conversa mais ampla”, aconselha ele. Os membros da equipe também devem ser solicitados a não realizar tarefas paralelas, como enviar e-mail ou enviar mensagens de texto, durante as reuniões do grupo. “Ao focar na discussão, todos conseguirão mais”, observa Viera.

5. Estabelecer processos eficientes

Crowe, da Ingenico, diz que acredita firmemente no uso de uma abordagem de suporte em camadas, que combina as tarefas mais difíceis aos membros da equipe de TI que possuem as habilidades de mais alto nível. “Consultas de instruções e questões recorrentes realmente devem ser suportadas por meio de breves, mas relevantes, auxílios de trabalho ou infográficos, ou até breves vídeos de treinamento, facilmente acessados por meio de uma base de conhecimento”, observa ela. “Deixe os membros da equipe de TI investigarem os difíceis problemas de solução de problemas – é o que a maioria de nós gosta de tecnologia de qualquer maneira”.

Embora um sistema de bilheteria bem projetado otimize a produtividade de TI em horários comuns, ele realmente prova seu valor quando os membros da equipe estão remotos. “O sistema ou aplicativo não precisa estar no topo da linha; ele só precisa ter a capacidade de rastrear solicitações, ser visível a todos os membros da equipe, designar a equipe de TI para o trabalho e atualizar o status do trabalho à medida que flui através do processo “, sugere Ilona Davis, Diretora de Negócios e Tecnologia da empresa de contabilidade e consultoria Baker Newman Noyes.

Rich Gilbert, Vice-Presidente Sênior e Diretor de Informações Digitais da provedora de seguros Aflac, diz que a crise atual o forçou a reinventar a maneira como suas equipes ágeis funcionam. “Para equipes de TI ágeis, isso significa usar ferramentas de colaboração como Microsoft Teams e Slack para manter o ritmo de nossos projetos”, explica ele. “Apesar da interrupção da pandemia, a produtividade, de maneira geral, se manteve em ritmo, em termos do que vimos em nossas entregas”.

A automação é outra maneira de os líderes de TI maximizarem a produtividade sem contar com o pessoal local. “A automação de tarefas e correções comuns e o monitoramento e gerenciamento remotos de máquinas resultam em aumentos drásticos de eficiência”, diz Bowers. “Com nossa equipe, se um laptop remoto tem um alerta de pouco espaço em disco, ele abre um ticket automaticamente e inicia um script para limpar arquivos temporários desnecessários”, diz ele. O VLP também usa automação com script para desinstalar aplicativos herdados e instalar substituições novas. “Isso permite que nossa equipe implante novos aplicativos no fim de semana, com menos impacto nos usuários finais”.

6. Reconhecer e recompensar conquistas

O reconhecimento de conquistas, grandes e pequenas, incentiva a produtividade, afirmando que o trabalho individual e em equipe é importante e apreciado. “Esse tipo de comunicação tem um papel importante na manutenção de funcionários engajados e na produtividade geral”, aconselha Gilbert.

Com quase todos os membros da equipe trabalhando remotamente, Gilbert admite que teve que criar algumas maneiras criativas de manter o envolvimento dos funcionários e aumentar o ânimo. “Tivemos alguns happy hours virtuais por videoconferência e enviei mensagens de vídeo para toda a minha divisão”, observa ele. “Eu também faço check-ins pessoais com minha equipe”.

Bowers sugere oferecer micro bônus aos membros da equipe por vários tipos de conquistas. “Por exemplo, se um usuário final atribui uma boa classificação a um técnico de suporte, ele ganha alguns dólares de bônus”, explica ele. Bowers também gosta da ideia de permitir que os membros da equipe deem uns aos outros pequenos prêmios em dinheiro por fornecer assistência “além da cota” a um colega ou cliente. “Esses prêmios podem ser trocados por cartões-presente ou outros prêmios”, diz ele.

7. Seja solidário

Salientar a importância de manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal permite que os membros da equipe se sintam apoiados e apreciados. “Oferecer flexibilidade e simpatia pela mudança de horários ou prioridades da vida doméstica durante esse período difícil ajudará os funcionários a permanecerem produtivos”, recomenda Carpenter.

Considere as circunstâncias únicas de cada membro da equipe. Pode ser necessário, por exemplo, agendar turnos para acomodar as demandas da vida pessoal, como quando há crianças em casa, diz Davis. “Os líderes de TI devem adotar a flexibilidade oferecida pela tecnologia que suporta o ambiente de trabalho remoto e ajustar as expectativas de acordo”, observa ela.