Solução da iPlace poupa até 40% das despesas em viagem corporativas
Plataforma promove automação, compliance, gestão, mobilidade e sustentabilidade ao gerenciamento do controle de deslocamento de colaboradores
A administração das despesas de viagens é um processo complexo dentro das organizações, porém, como quase tudo nas empresas, também está passando por disrupção. Com o uso inteligente da tecnologia, já é possível controlar esses custos de maneira prática e altamente automatizada utilizando o Expense Mobi, oferecido pela iPlace para empresas de todo o Brasil.
O sistema permite controlar com facilidade e precisão as despesas de viagens corporativas com aplicativo especialmente desenvolvidos para dispositivos Apple. Os gastos incluem alimentação, estacionamento, pedágio e quilometragem rodada, entre muitos outros. Além disso, a plataforma tem integração com cartões de crédito e diversos ERPs, desta forma, é possível gerar relatórios personalizados automaticamente.
“A solução Expense Mobi reduz ou mesmo elimina as complexidades inerentes ao processo tradicional para controle de despesas de viagem. Entre as empresas que já adotaram esse sistema, a economia alcançada salta aos olhos, chegando a 40% em muitos casos”, afirma Felipe Dresch, gerente da iPlace Corporativo.
Além do controle propriamente dito, que requer a apresentação de notas e recibos pelo colaborador, há ainda o procedimento interno. O que pode consumir horas de trabalho para que o departamento responsável consiga analisar e reembolsar cada gasto.
A gestão dos comprovantes de viagem e seu posterior encaminhamento promovem uma escalada de custos, seja com rubricas (como os quilômetros rodados de carro), que são mais difíceis de registrar com precisão, ou ainda, porque recibos em geral estão sujeitos a extravio pelo colaborador ou rasuras. Isso obriga as empresas a desprender o tempo do setor fiscal ou controladoria, gerando ainda mais gastos.
Com o Expense Mobi, as empresas ganham visibilidade das informações em tempo real. Dessa forma, é possível conferir gastos de departamentos, projetos ou indivíduos a qualquer momento. Além disso, a ferramenta oferece gráficos e alertas de consumo fora da política da empresa aos aprovadores, quando identificada alguma inconformidade.
Todas as linhas de despesas de viagem passam também por um “workflow de aprovação”. Facilmente configurável, é uma ferramenta que automatiza tarefas e simplifica a gestão dos pagamentos.
