Projeto de TI da Kroton Educacional mira objetivo de longo prazo

Como explica Ailton Brandão, CIO da instituição, tecnologia é um dos eixos estratégicos para melhoria de processo, criação de produtos e, claro, redução de custo. “É parte da estratégia da companhia o uso da TI para ganho de escala. A empresa percebeu que sem uma TI organizada e preparada não seria possível esse crescimento”, resume. E crescer virou algo da rotina quando se avalia todo o histórico desse grupo educacional que ganhou vida em 1966, mas que, a partir de 2007, quando abriu capital, o avanço veio em forma de salto. Eles saíram, por exemplo, de cerca de 20 mil alunos naquela ocasião para mais de 1 milhão atualmente, em grande parte, é verdade, em função da fusão com a Anhanguera Educacional, ocorrida em 2013 e que contribuiu para a criação de um dos maiores grupos educacionais do mundo.

O histórico de aquisições invejável e a taxa de crescimento bastante elevada trouxe também desafios. No caso específico da TI, chegaram com essas operações diversos sistemas e bases de dados que precisavam trabalhar integrados e de maneira inteligente. E aí começa um trabalho árduo sob a liderança de Brandão. Uma das principais iniciativas nesse sentido é o que ele chama de K-Hub, que acelera a integração tecnologias legadas e dados e também a implantação de novas soluções. “Em educação não tem ERP monolítico que gera tudo, é um conjunto de sistemas que pede integração entre eles e com qualidade dos dados”, comenta.

Mas conviver com 50 sistemas e diferentes bases de dados não é fácil, por isso, a iniciativa trouxe diversos ganhos, inclusive financeiro. De acordo com Brandão, existem projetos de integração que, por conta do K-Hub, tiveram redução de custo apurada em 75%. No que se refere à base de dados, a TI trabalha neste momento na integração de dados de todos os alunos em um único ponto. No modelo antigo, eram quatro bases e qualquer alteração precisaria ser atualizada nas quatro instâncias. Depois de um forte trabalho de integração e melhorias de infraestrutura, tudo está integrado.

Como TI se converteu em um eixo estratégico na Kroton, os projetos são aprovados e priorizados em reunião de board, com grande ajuda de um escritório de PMO que responde para a presidência. Embora isso seja um facilitador para a área, traz também desafios em relação à venda de projetos, sobretudo, os de cunho mais técnico como o K-Hub.

“Esse caso foi mais complexo, quando você tem um projeto de TI que a base é o processo de negócio, ele é aprovado em função do benefício do processo à companhia, nesse caso os ganhos não eram tão visíveis e viriam em até três anos”, relembra Brandão. Em casos como esse, o exe-cutivo afirma que o ideal é recorrer ao intangível para convencer. Como mostrar que vale aportar dinheiro em algo que não se vê e que o retorno demora? “Trabalhamos muito a imagem do projeto, bolamos uma marca, mostramos que tipo de problemas ele resolveria, mapeamos fluxos de informação que eram caóticos antes do projeto e estavam no dia a dia das pessoas. Mostramos cenários e apontamos como seria no futuro quando o projeto estivesse implantado.”

O que Brandão fez, na essência, foi traduzir a linguagem técnica que dominaria qualquer tipo de apresentação em uma TI tradicional, para algo palatável, com exemplos e com um forte trabalho de marca e visão de futuro. Isso não significa, entretanto, que o trabalho está todo feito. O CIO sabe que o esforço é contínuo, mas ressalta que tem contribuído muito para mudar a imagem da TI. Se antes o departamento era visto pelo atraso nas entregas, hoje o cenário é diferente. “Minha meta era criar uma infraestrutura robusta para garantir crescimento e fiz um trabalho grande com cada diretor e vice-presidente da empresa. Fizemos um trabalho de longo prazo para construir soluções e colocamos bons interlocutores na TI para atender as áreas, eles vivem a realidade da empresa para mostrar uma TI propositiva e não reativa.”