O mundo está pronto para o fim do Excel?

Quando o microcomputador apareceu, o Visicalc e o Lotus 1-2-3 foram as “killer applications”  que estimulavam as vendas de computadores pessoais e levaram os computadores pessoais do mundo dos geeks e acadêmicos para o mundo dos negócios.

Hoje existem dezenas de diferentes aplicativos de planilha disponíveis. Mas, ao longo dos anos, os fundamentos das planilhas e como as pessoas os utilizam permanecem estáticos. Não é hora de as coisas mudarem para que as pessoas possam trabalhar de maneira mais inteligente?

O que há de errado com o Excel?
O Excel está arraigado nos negócios. É onipresente em computadores que executam o Windows – e em alguns Mac também. Todos sabem como, pelo menos, fazer o básico, e as pessoas muitas vezes podem estar relutantes em mudar.

Mas as planilhas se tornaram uma vítima de seu próprio sucesso. Empresas inteiras – mesmo as incrivelmente grandes – geralmente confiam em fazer tudo no Excel, e em produtos semelhantes. Embora sejam ótimas para muitas coisas, os impérios corporativos não foram feitos para serem criados em tabelas Excel.

“Desenvolvedores criaram planilhas para processar números – não para gerenciar projetos colaborativos, processos ou relatórios”, diz Gene Farrell, vice-presidente sênior de produtos da SmartSheet, uma ferramenta de gerenciamento de produtividade baseada em SaaS. “Embora não haja nada de errado com as planilhas tradicionais, elas têm enormes limitações quando aplicadas ao trabalho colaborativo de hoje.”

“Quando o volume de trabalho cresce e mais partes interessadas começam a contribuir, é como acender um fósforo próximo ao querosene. O alastramento da planilha assume o controle e os membros da equipe perdem a certeza sobre quais dados são mais atuais à medida que novas versões continuam a surgir e os formatos, a mudar. ”

Além do tipo de erro – cerca de 88% das planilhas contêm erros – que podem literalmente custar às empresas milhões de dólares, há muita coisa errada com uma empresa que confia inteiramente em planilhas simples para administrar o negócio. A questão sempre presente da segurança é apenas uma delas. É possível proteger com senha um documento do Excel, mas, na realidade, é provável que poucos façam isso manualmente.

E, embora você possa provavelmente enviar um monte de dados automaticamente para o Excel, é difícil automatizar as tarefas quando estiver lá. Além disso, dado que os dados são estáticos, obter informações em tempo real é quase impossível.

Outro grande problema são o silos. As planilhas muitas vezes permanecem ocultas nos desktops das pessoas quando deveriam estar abertas e acessíveis a todos.

“O Excel tem seus usos para uma única pessoa e não para colaboração. Não acho que você deva passar relatórios de uma pessoa para outra no Excel ”, afirma Jeff Brobst, vice-presidente de finanças da Seagate Technology .

Essa falta de compartilhamento e colaboração resulta em todos os tipos de problemas. A falta de supervisão significa que as pessoas podem usar os dados de maneira errada e chegar a conclusões incorretas. Várias pessoas podem trabalhar independentemente umas das outras, apesar de trabalharem com o mesmo conjunto de dados, o que pode levar a atrasos como resultado da correção das diferenças – tentando descobrir quem estava trabalhando em qual versão de um conjunto de dados pode ser um pesadelo – se não completamente verdadeiros erros e problemas se a disparidade não for detectada em breve.

“Ainda vamos a organizações em que a gestão depende basicamente de planilhas”, diz Karen Clarke, Vice-Presidente Regional do Norte da Europa da Anaplan , uma provedora de software de planejamento baseada na nuvem e conhecida como uma “Excel Killer” na imprensa.

Karen diz que as equipes que trabalham dessa maneira podem gastar até 90% do tempo consolidando dados dessas planilhas distintas e apenas 10% do tempo analisando o que os dados contam, tomando decisões e fazendo coisas que realmente criam valor.

No mínimo, você provavelmente deve considerar uma variante SaaS do que você usa atualmente para reduzir problemas com controle de versão e colaboração. Não importa se você usa planilhas básicas – de orçamento, vendas, RH, gerenciamento de projetos, agendamento – provavelmente há uma alternativa nova e melhor com mais opções e maior flexibilidade.

O Host Analytics, o SugarCRM, o Salesforce, o Coda, o Anaplan, o SmartSheet, o Asana e vários outros adotaram casos de uso específicos de como as pessoas usam o Excel e os expandiram em ferramentas poderosas e flexíveis.

Mudança cultural é mais importante que tecnologia
Um exemplo de uma empresa que abandonou o Excel é a Autodesk, após vários problemas ao tentar trabalhar inteiramente dentro do Excel; ‘tamanho, arquivos corrompidos, perguntas aparentemente simples não sendo respondidas porque os dados estavam em centenas de arquivos do Excel em várias regiões geográficas’, e por aí vai.

A Autodesk substituiu sua dependência do Excel por um planejamento inicial do Anaplan.

Nick Hanson, Director of Sales Finance da Autodesk, diz que a empresa foi capaz de mudar de planilhas para algo mais eficiente através de uma “mentalidade de gerenciamento de mudanças”. Ele admite que houve alguns desafios, mas estes eram mais parecidos com o fato de as pessoas estarem fazendo dieta, pois as pessoas podem relutar em mudar mesmo sabendo que deveriam.

Muitas vezes, livrar-se de planilhas não é realmente sobre as planilhas ou sobre a tecnologia. Trata-se de mudar culturas e processos da empresa.Hanson diz que a Autodesk foi capaz de mudar de planilhas para algo mais eficiente através de uma “mentalidade de gerenciamento de mudanças”. Ele admite que houve alguns desafios, mas estes eram mais parecidos com o fato de as pessoas estarem fazendo dieta, pois as pessoas podem relutar em mudar mesmo sabendo que deveriam.

“As pessoas estão abertas a novas ferramentas, mas geralmente recorrem às planilhas depois de perceberem que qualquer nova ferramenta alternativa que estejam usando é muito rígida”, diz Farrell, da SmartSheet. “Para aumentar a adoção e agregar valor ao negócio, é preciso haver um equilíbrio entre fornecer aos funcionários uma plataforma familiar que ofereça suporte a diferentes estilos de trabalho e casos de uso com os requisitos apropriados de funcionalidade, visibilidade, segurança e conformidade da empresa”.

“As pessoas querem trabalhar de maneira mais inteligente, você só precisa ajudar as pessoas a ver os casos de uso e descobrir o momento ‘Ah-Ha’”, disse Hanson.

Frank Calderoni, CEO da Anaplan, diz que livrar-se da excessiva dependência de planilhas em silos diz respeito à superação da cultura individual do “eu”.

“Sou um analista financeiro e tenho uma planilha por um ano ou dois, e os dados se tornam poder para mim; eles mostram o patrimônio líquido dizendo “posso mostrar essa análise?”

“E o que eu tento dizer a eles é: não deixe os dados serem o que descreve o seu valor. Os dados devem estar lá, o seu valor precisa vir de outra coisa, caso contrário você pode facilmente se tornar dispensável ”.

“Os dados não devem ser sua identidade. Compartilhe os dados; se todos tiverem o mesmo conjunto de dados, ótimo. Faça algo mais que possa demonstrar que você está trazendo valor ”.