Whiteboards digitais: a próxima ferramenta obrigatória para equipes híbridas?

O escopo das ferramentas de colaboração no local de trabalho disponíveis para as equipes hoje vai muito além de qualquer coisa que os funcionários pudessem imaginar há dois anos e meio. Quando os pedidos de home-office varreram o mundo no início de 2020, a maioria das organizações estava focada em garantir que tivessem plataformas viáveis de vídeo e bate-papo. Agora, como uma proporção significativa de funcionários decidiu trabalhar fora do escritório por pelo menos parte da semana de trabalho, ferramentas que fazem mais do que apenas apoiar as necessidades básicas de comunicação dos trabalhadores estão se tornando mais procuradas.

Um produto que teve uma explosão de crescimento este ano foi o whiteboard digital. Também conhecido como plataformas de colaboração visual ou aplicativos de tela compartilhada, essas ferramentas permitem que as equipes híbridas colaborem visualmente por meio de uma interface on-line.

Entre março e maio de 2022, Box, ClickUp, Mural, BlueJeans e Zoom fizeram anúncios relacionados ao lançamento de um novo produto de whiteboard ou atualizações significativas em uma ferramenta de whiteboard existente. Por que a agitação da atividade?

Conectando uma força de trabalho híbrida

Dados publicados pela Forrester em maio de 2022 mostram que 62% dos profissionais de negócios e tecnologia que migraram pelo menos parte de sua força de trabalho para trabalho remoto em tempo integral devido à pandemia de Covid-19 antecipam que manterão uma taxa permanentemente mais alta de funcionários remotos em tempo integral, mesmo em setores tradicionalmente presenciais. Como resultado dessas mudanças abrangentes na força de trabalho, muitas organizações estão procurando maneiras de criar uma experiência de colaboração mais unificada para uma força de trabalho geograficamente dispersa.

Os fornecedores de lousas digitais dizem que suas plataformas atendem a essa necessidade. Normalmente acessados via navegador da Web, os aplicativos de colaboração visual criam espaços de trabalho persistentes onde os membros da equipe podem colaborar de qualquer dispositivo, em tempo real ou de forma assíncrona. Além de ferramentas de desenho e escrita, os aplicativos oferecem aos usuários a capacidade de adicionar imagens, vídeos, diagramas, notas adesivas e outros elementos. Diversas plataformas oferecem integrações com ferramentas corporativas como Slack, Trello, Jira, Dropbox, Google Drive e Microsoft Teams.

Andrew Hewitt, Analista Sênior da Forrester, disse que os whiteboards virtuais fornecem uma maneira para as organizações reduzirem o atrito entre trabalhadores híbridos e remotos. Mas, ele observou, como muito poucas pessoas consideravam um whiteboard físico uma peça-chave para sua configuração de trabalho antes da pandemia, é improvável que os trabalhadores que não precisavam de uma ferramenta de brainstorming on-line três anos atrás estejam pressionando por sua adoção hoje.

Historicamente, a base de clientes para ferramentas de whiteboard digital é composta por desenvolvedores ou por pessoas que trabalham em funções criativas, como design, e não por usuários de negócios em geral. Assim, ao contrário das ferramentas de colaboração mais tradicionais, como plataformas de videoconferência e bate-papo, que têm uma taxa de adoção corporativa de quase 80%, as ferramentas de whiteboard digital ainda precisam se espalhar no mundo corporativo.

“Assim como em qualquer tecnologia, fazer com que as pessoas implantem essas ferramentas e aprendam a usá-las de forma eficaz é muito importante para sua adoção geral – especialmente neste mercado em que você está pedindo às pessoas que colaborem de uma maneira que talvez não estejam acostumadas”, disse Hewitt.

As ferramentas de whiteboard não são apenas para trabalho de “trabalho”

Em novembro de 2021, a Research Nester estimou que o mercado de colaboração visual deverá valer US$ 1,67 bilhão até 2028. Uma empresa que opera nesse espaço é a Figma, que oferece uma ferramenta colaborativa de design de interface baseada em navegador. A solução de whiteboard FigJam do fornecedor foi lançada em abril de 2021 e agora conta com Stripe, Twitter, Airbnb e Netflix como clientes. A Adobe acaba de anunciar um acordo de US$ 20 bilhões para adquirir a Figma.

Emily Lin, Gerente de Produto da Figma, disse que, mesmo antes de 2020, a empresa estava vendo uma tendência entre os clientes da Figma que usavam a ferramenta para tornar o processo de design mais colaborativo. Engenheiros e gerentes de projeto que não eram usuários tradicionais da Figma estavam começando a usar a ferramenta para colaborar com as equipes de design de uma forma que a empresa nunca tinha visto antes.

“Vimos que as pessoas estavam começando a empurrar a plataforma além de coisas como o design clássico da interface do usuário e, em vez disso, começando a usar o Figma para coisas como idealizar o que deveriam projetar”, disse Lin.

Como resultado, a empresa decidiu lançar uma ferramenta dedicada que permitiria que todas essas equipes diferentes se reunissem em um só lugar e colaborassem. Quando o FigJam chegou ao mercado, Lin disse que tinha dois casos de uso principais, um sendo ideação e brainstorming e o outro fluxos de usuários e diagramas básicos.

No entanto, após o lançamento do FigJam, a empresa viu um aumento nos clientes usando a plataforma como meio de socialização com as equipes. Os usuários começaram a compartilhar seus casos de uso exclusivos do FigJam no Twitter e a desenvolver rituais de equipe, como um bate-papo com café na sexta-feira ou uma noite de jogos.

Agora, a plataforma oferece recursos mais divertidos, incluindo uma cabine de fotos que tira fotos polaroid digitais dos participantes da sessão de whiteboard, além das opções tradicionais.

Desenvolvedores externos que usam o FigJam de forma profissional também ampliaram os recursos de socialização da plataforma. Lin disse que a empresa está vendo muitos desenvolvedores individuais e empresas parceiras criarem complementos que impulsionaram esse objetivo final de ajudar as equipes a se sentirem mais conectadas e engajadas.

“Alguém criou um widget que tinha diferentes quebra-gelos e jogos que você pode jogar com as pessoas, e há até coisas como Pedra, Papel e Tesoura. Agora existem todos os tipos de atividades que são realmente divertidas e ficam ao lado de seus widgets tradicionais do JIRA e Asana”, disse ela.

Embora o Figma seja uma plataforma projetada especificamente para designers, Lin disse que 70% dos novos usuários do FigJam são pessoas de outras partes da empresa.

A empresa de serviços financeiros e software Stripe é um dos clientes da FigJam. Embora a empresa tenha se recusado a nomear as ferramentas que estava usando antes do FigJam entrar em cena, Talia Siegel, Designer de Produtos da Stripe, disse que as outras ferramentas não ofereciam modelos que facilitassem o brainstorming ou o trabalho ao lado de muitos colegas ao mesmo tempo.

Como a maioria dos clientes, Stripe originalmente começou a usar a plataforma para brainstorms em equipe, mas com o tempo adotou o que ela descreve como o “lado lúdico” do FigJam. “Ilustrações, adesivos e emojis preenchem nossos documentos de brainstorming agora. Também usamos o FigJam para criar atividades para a união de toda a equipe enquanto trabalhamos remotamente”, disse ela.

Qual é o futuro do mercado de whiteboards?

Apesar da onda de lançamentos de produtos no início do ano, Hewitt disse que o mercado ainda está relativamente insaturado. Mas, à medida que a popularidade dessas ferramentas continua a crescer, provavelmente veremos mais fornecedores entrando no espaço – em meados de agosto, por exemplo, a plataforma de design gráfico Canva se tornou a mais recente empresa a lançar um produto de whiteboard.

“[Para os fornecedores] sempre há essa pergunta: ‘Eu construo nativamente? Eu integro ou adquiro alguma coisa?”, disse Hewitt. “Há também muitos pequenos fornecedores que estariam prontos para aquisição neste espaço… mas atualmente, existem apenas cerca de seis fornecedores no total que estão realmente avançando”.

E onde a FigJam viu seus casos de uso se expandirem além de seu propósito original, Hewitt disse que muitos fornecedores nesse espaço não querem ser vistos apenas como uma solução de whiteboard, concentrando-se no aspecto de colaboração visual mais amplo dessa tecnologia que permite vários tipos de colaboração, como criação de conteúdo, gerenciamento de projetos, mapeamento mental, sprints de design, entre outros.

À medida que o mercado continua a crescer, Hewitt disse que podemos esperar ver essas plataformas se integrarem a outras tecnologias, incluindo AR, VR e o metaverso. “É muito, muito cedo para isso agora, (…) mas isso é definitivamente algo que as pessoas estão hipotetizando, que o mercado se moverá na direção e veremos uma melhor integração entre as tecnologias AR e VR e as próprias ferramentas de colaboração visual”.

No entanto, ele alerta que, embora os funcionários possam ter começado a ver os benefícios de ter acesso a uma ferramenta de colaboração visual, as plataformas independentes podem ter dificuldades para aumentar sua base de clientes em um clima econômico difícil. Se as empresas forem forçadas a tomar decisões orçamentárias difíceis, uma plataforma de colaboração visual única pode não se justificar economicamente, em comparação com uma ferramenta de whiteboard mais simples incluída no custo de licenciamento de uma plataforma de comunicação unificada maior que aborda a estratégia geral de colaboração de uma empresa.

“[As ferramentas de whiteboard são] um recurso adicional, mas não é o caso de que, se você não tiver esse produto, você falhará como organização”, disse Hewitt.