O BPO (Business Process Outsourcing) vem se tornando uma prática comum de mercado e as empresas estão amadurecendo a cultura de terceirização da execução de rotinas operacionais internas com soluções sob medida e equipes especializadas. A competitividade cada vez maior do mercado tem colaborado para este amadurecimento, com as empresas buscando concentrar seus esforços em seu core business, direcionando tempo e energia para inovar, melhorar produtos e aumentar suas vendas.
A área fiscal tem muitas particularidades e exige muita atenção para evitar pesadas multas. Dessa forma, a terceirização da área fiscal vem se mostrando como uma solução segura para pequenas, médias e grandes empresas, descomplicando fluxos e integrando processos. Entre as vantagens do BPO na área fiscal estão a utilização de especialistas sempre atualizados com as inovações do mercado, aumento de produtividade, otimização de processos, economia de recursos próprios, agilidade e redução de ocorrência de erros.
Mas antes de tomar a decisão pelo BPO é preciso levar em conta alguns pontos fundamentais:
1. Definição de quais processos serão terceirizado – Será uma área inteira ou apenas um trabalho específico? Para que haja uma negociação efetiva, os contratantes precisam deixar claro quais são suas reais necessidades. Somente dessa forma o fornecedor dos serviços poderá traçar um diagnóstico e oferecer uma solução mais adequada.
2. Comunicação – Toda a empresa deve estar ciente sobre a necessidade de ter uma comunicação assertiva em um serviço de BPO. Reter informações importantes pode impactar de forma negativa no sucesso da terceirização.
3. Cultura – O trabalho em parceria só funciona quando há colaboração de ambas as partes. Excluir os colaboradores terceirizados de decisões que envolvam suas rotinas operacionais, pode gerar conflito e stress. A flexibilidade deve fazer parte da cultura da empresa.
4. Evolução constante – Sabemos que o projeto SPED está em constante desenvolvimento e longe de ser estático. A cada ano que passa são mais obrigações impostas pelo Fisco e mais dados a serem cruzados. É importante que a empresa fornecedora do serviço de BPO tenha a capacidade evolutiva de manutenção, e que a cada atualização da legislação sejam mapeados todos os impactos nos processos e sistemas. As novidades devem ser levadas para dentro da empresa colaborando assim para o correto andamento das atividades
5. Metas e indicadores – Antes da implementação, é fundamental a definição de metas e indicadores de sucesso. Esse processo geralmente é permeado por um “guia” estabelecido entre a empresa cliente e a prestadora de serviço que alinha as expectativas com relação a prazos, metas e desempenho.
6. Suporte – Na hora de escolher um software fiscal, verifique quem são os responsáveis pela implementação, o suporte e o pós-venda. Dê preferência a empresas com equipes especializadas e que participem do início ao fim do projeto. Dessa forma, na hora da dúvida, empresas que estão em todas as fases do processo, podem te orientar melhor e não ser apenas um técnico.
*Carlos Kazuo é Gerente Geral da Avalara Brasil
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