Em um mundo híbrido, o que acontece com todos os espaços de escritório?

Com trabalho híbrido, apenas 11% das empresas usam todo espaço de escritório que possuem; Quase 45% usam apenas metade do espaço disponível ou menos

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10:45 am - 15 de agosto de 2022

Os escritórios estão ficando menores – ou pelo menos as empresas que possuem ou alugam espaço de escritório agora estão usando menos espaço, de acordo com o ‘2022 Office Space Report’, desenvolvido pelo fabricante de software de gerenciamento de local de trabalho Robin Powered.

A empresa entrevistou 247 empresários, gerentes de instalações e responsáveis por escritórios para ter uma ideia melhor do que as empresas planejam fazer com todos os seus cubículos, salas de reunião e escritórios após as mudanças no local de trabalho provocadas pela pandemia de Covid-19, a mudança para o trabalho remoto e híbrido e a Grande Demissão.

Atualmente, 46% das empresas pesquisadas em julho não usam mais da metade de seu espaço de escritório disponível e apenas 11% utilizam todo o espaço de escritório. Quase metade (48%) de todos os entrevistados dizem que usam menos do que antes da pandemia.

“O que torna isso ainda mais significativo é que 60% daqueles que atualmente utilizam metade de seu espaço de escritório ou menos já reduziram seu espaço original antes da pandemia”, relatou o estudo.

Quando perguntados se planejam reduzir o espaço de escritório em 2023, 46% das empresas pesquisadas disseram que sim – com 59% relatando que reduzirão seu espaço atual pela metade ou mais.

E entre as empresas que atualmente operam com um modelo de trabalho híbrido, 83% estão fazendo isso para economizar dinheiro e 73% mudariam para as despesas de corte de trabalho híbrido antes de considerar medidas de economia de custos, como demissões.

As taxas de ocupação de edifícios entre as 10 cidades mais populosas dos EUA permanecem abaixo dos níveis pré-pandêmicos – em cerca de 43,6%, de acordo com a Kastle Systems, fornecedora de segurança gerenciada para mais de 10.000 empresas em todo o mundo.

“Houve algumas mudanças na atividade de locação durante a pandemia”, disse David Smith, Chefe de Pesquisa de Ocupantes da Cushman & Wakefield, corretora global de imóveis comerciais. A duração média de um novo arrendamento, por exemplo, caiu de 10% a 15% desde o início de 2020, embora a duração média do arrendamento de renovação tenha crescido um pouco no ano passado, de acordo com Smith.

Outra ruga que afeta a forma como as empresas veem o espaço de escritório: a perspectiva de uma recessão. As desacelerações econômicas normalmente levam os ocupantes de edifícios a repensar seu portfólio, e a atual desaceleração não é exceção, de acordo com Smith.

“Não existe uma solução única para todos”, disse ele. “Em alguns casos, os ocupantes expandiram suas pegadas [em relação à metragem] porque estão contratando e veem isso como uma oportunidade de garantir espaço de alta qualidade a preços atraentes de longo prazo. Em outras situações, os ocupantes reduziram o tamanho de seus escritórios, muitas vezes melhorando a qualidade do edifício e do espaço no processo”.

O estudo de Robin Powered mostrou que o trabalhador médio precisa entre 100 e 150 pés quadrados [equivalente a cerca de 9 a 14 m²] de espaço de escritório. Para um escritório usado por 250 a 500 funcionários, reduzir esse espaço pode gerar uma economia de US$ 625.000 a US$ 3 milhões por ano.

Uma virada para a ‘otimização de espaço’

Amy Loomis, Diretora de Pesquisa do serviço mundial de pesquisa de mercado Future of Work do IDC, disse que sua pesquisa não está mostrando uma redução geral no metro quadrado, mas disse que mais empresas podem sublocar espaço não utilizado ou reconfigurá-lo para melhor se adequar ao trabalho híbrido.

A palavra-chave é “otimização do espaço”, que está sendo feita para atrair novos funcionários e para a sustentabilidade ambiental. Na América do Norte, 34% das empresas pesquisadas pelo IDC disseram que esse foi um fator-chave nos investimentos imobiliários.

“O que estamos vendo é o reaproveitamento do espaço de escritório”, disse Loomis. “As organizações estão investindo em espaços de escritório e tornando-os o mais dinâmicos, reconfiguráveis e sustentáveis possível.

“Então, sim, eles deixaram aquele prédio durante a pandemia e foram predominantemente remotos e híbridos, mas à medida que as pessoas avançam para o novo espaço de escritório, é mais provável que ele seja multifuncional, multipropósito, multilocatário”, acrescentou Loomis.

Muitos promotores imobiliários agora veem o valor em reaproveitar os espaços para incluir não apenas espaço para uso comercial, mas também espaço para varejo e até habitação residencial.

Criando um escritório flexível e tecnologicamente atualizado

De acordo com o estudo da Robin Powered, 37% dos funcionários das empresas pesquisadas trabalham no escritório em período integral e 61% são híbridos. A maioria dos funcionários híbridos (87%) passa dois dias por semana ou mais no escritório.

Daqueles em um espaço novo ou menor, 81% mudaram o layout ou design do escritório para atender às novas demandas do escritório. Essas adições foram feitas com flexibilidade em mente, com áreas para hot-desking e socialização como elementos básicos do novo local de trabalho. De acordo com os entrevistados, os espaços que estão sendo adicionados incluem:

  • Salas de colaboração (69%);
  • Centros de bem-estar (60%);
  • Salas silenciosas (55%).

“A antiga modalidade de amontoar pessoas em cubículos está mudando”, disse Loomis. “É mais sobre maximizar o valor do espaço para uso. Trata-se de paredes flexíveis, telas e câmeras para pessoas que não estão no local, para que possam se sentir conectadas e engajadas com as pessoas que estão no local”.

“Os espaços estão sendo usados de forma diferente, tanto do ponto de vista imobiliário quanto do ponto de vista tecnológico. É uma mistura de espaço físico e digital”, disse ela. “Há muita experimentação acontecendo. Cada empresa, dependendo da indústria vertical ou de como ela funciona, [está] encontrando o equilíbrio certo”.

A pesquisa da Cushman & Wakefield também observou uma grande mudança na forma como os ocupantes dos edifícios organizam seu espaço. “Como trabalhar em casa se mostrou uma maneira eficaz de focar no trabalho, os layouts de escritório estão se movendo para um espaço mais colaborativo, com maior ênfase nas equipes interagindo umas com as outras”, disse Smith. “Além disso, o espaço de escritório também oferece mais espaço e comodidades de bem-estar”.

As comodidades mais valorizadas pelos funcionários vão desde a flexibilidade de entrar no escritório para “conversas à beira da lareira” com seu CEO até creche para pets filhotes da pandemia com ansiedade devido à separação e até massagens no local. Os funcionários querem amenidades e vantagens que demonstrem que são vistos, valorizados e apreciados no escritório, de acordo com um estudo da Cushman & Wakefield.

Para atender às crescentes demandas, quase todos os setores estão recorrendo a propriedades com inúmeras comodidades para atrair e atender melhor a força de trabalho de escritório, observou o estudo.

Foco na sustentabilidade

A sustentabilidade também se tornou um grande impulsionador na reutilização e reconfiguração do espaço do escritório, já que a consciência ambiental é uma das razões mais citadas pelas quais os funcionários escolhem um novo empregador. Em suma, reduzir a pegada de carbono de uma empresa aproveitando ao máximo o espaço que possui ou aluga é importante para os trabalhadores.

Na Europa, as empresas estão mudando para um modelo mais “hub-and-spoke” de locais de escritórios, com uma sede centralizada e escritórios menores irradiando para acomodar um deslocamento mais curto para os trabalhadores, de acordo com Loomis.

“A situação na Ásia é completamente diferente. Há investimento na reforma de edifícios para torná-los o mais modernos possível – também, tornando-os multiuso e multipropósito. Você está vendo muito isso nos Estados Unidos também”, disse ela.

Em abril, o IDC realizou uma pesquisa global e pediu às empresas que descrevessem sua abordagem de suporte ao trabalho no local. A principal resposta (50%) em todo o mundo é que eles estão “reimaginando as instalações como locais para treinamento, reunião e colaboração”, disse Loomis.

As corporações também estão investindo em novas propriedades de escritórios — em muitos casos, escritórios federados menores e localizados para uma força de trabalho remota mais dispersa. O IDC descobriu que 39% dos entrevistados na América do Norte estão investindo em novas propriedades satélites. “Não posso dizer se são maiores ou menores, mas são para apoiar um modelo de negócios mais localizado e federado. Na EMEA [Europa, Oriente Médio e África], 30% estão investindo em novas propriedades e 28% estão arrendando novos digs no mercado da Ásia-Pacífico.

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Os fatores externos são tão importantes quanto os internos. Quando perguntado quais foram os principais impulsionadores de negócios para as organizações que redesenharam seus locais de trabalho, o primeiro foi a colaboração aprimorada (55%), com economia de custos em segundo lugar (34%).

Desde janeiro de 2020, a Alphabet, controladora do Google, gastou quase US$ 100 milhões expandindo seu portfólio de imóveis comerciais nos EUA, incluindo um escritório de US$ 28,5 milhões que comprou em Sunnyvale, Califórnia, no auge da pandemia.

Mais recentemente, a Alphabet anunciou que gastaria US$ 1 bilhão em um escritório semelhante a um campus, em Londres.

“Vamos apresentar novos tipos de espaços de colaboração para trabalho em equipe pessoalmente, além de criar mais espaço geral para melhorar o bem-estar”, escreveu Ronan Harris, Diretor Administrativo do Google UK, em um post no blog. “Apresentaremos os pods de equipe, que são novos tipos de espaço flexíveis que podem ser reconfigurados de várias maneiras, suportando trabalho focado, colaboração ou ambos, com base nas necessidades da equipe. A nova reforma também contará com espaços de trabalho cobertos ao ar livre para permitir o trabalho ao ar livre”.

“Há muita experimentação acontecendo”, disse Loomis. “Cada empresa, dependendo da indústria vertical ou de como ela funciona, [está] encontrando o equilíbrio certo”.

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