Como fazer do local de trabalho híbrido um sucesso

À medida que a Covid-19 continua sua disseminação errática ao redor do mundo, com vacinações ajudando a diminuir os casos em algumas áreas, enquanto as variantes geram picos em outros lugares, muitas organizações estão ocupadas fazendo planos para que seus funcionários retornem ao escritório. O que era normal para o escritório 18 meses atrás, no entanto, dificilmente será a realidade para a qual a maioria dos funcionários voltará.

Os funcionários de escritório experimentaram os benefícios do trabalho remoto e muitos não desejam retornar ao trabalho diário, embora a maioria gostaria de passar parte da semana de trabalho no escritório. Ao mesmo tempo, as empresas perceberam que os funcionários são mais produtivos trabalhando em casa e perceberam que há grandes economias de custo ao reduzir o tamanho do espaço de escritórios em cidades grandes e caras.

Algumas organizações já tomaram a medida drástica de fechar todos os seus escritórios e tornar seus funcionários trabalhadores domiciliares permanentes. Muitas outras estão planejando adotar um modelo de local de trabalho híbrido, onde alguns funcionários podem estar totalmente remotos, alguns podem trabalhar no escritório em tempo integral e a maioria vai dividir seu tempo de trabalho entre o escritório e a casa (ou outro local remoto) de alguma forma que seja adequado para eles e seu empregador.

Muitas empresas provavelmente nunca tiveram uma política oficial de home office não induzida pela pandemia em vigor, muito menos uma estrutura de trabalho híbrida estabelecida. Mas implementar uma política de trabalho remoto não precisa ser assustador, diz Darren Murph, chefe de Controle Remoto do GitLab. Na verdade, ele observa, muitas grandes empresas já estavam no meio do caminho antes da pandemia.

“Se você olhar para uma empresa com 5.000 pessoas em um prédio, as pessoas no terceiro andar já estão distantes das pessoas no oitavo andar”, diz ele. “Eles quase nunca se veem; eles também podem estar em um continente diferente. Mas muitas empresas não deram voz a isso ou reconheceram isso”.

É hora de parar de improvisar

O que os trabalhadores de colarinho branco experimentaram no ano passado não é igual ao trabalho remoto intencional, diz Murph, que trabalhou em organizações que apoiam o trabalho híbrido por 14 anos antes de ingressar na GitLab, uma empresa totalmente remota, em 2019.

“Trabalho de casa induzido por quarentena definitivamente não é o mesmo que trabalho remoto intencionalmente projetado, mas muitas empresas os estão considerando exatamente a mesma coisa”, diz ele. “Quando você é intencional sobre isso, a colaboração é mais fácil, a construção de equipes é mais fácil, a construção de cultura é mais fácil”.

Angela Ashenden, analista principal em Transformação do Local de Trabalho da CCS Insight, ressalta esse ponto. Ela diz que grande parte da mudança na forma como as pessoas trabalham durante o último ano ou depois foi tática e localizada, com organizações organizando tudo ad hoc e equipes individuais frequentemente encontrando seus próprios caminhos. “Mas agora é importante tentar construir alguma estrutura, consistência e previsibilidade, para garantir que todo o negócio esteja funcionando no ritmo por meio de uma liderança forte e progressiva”.

Ashenden diz que os líderes da empresa precisam perceber que o trabalho híbrido não é apenas ter algumas pessoas no escritório e algumas pessoas trabalhando em casa. “Isso tem enormes consequências para a forma como as pessoas trabalharão de forma independente, como trabalham de forma colaborativa, como a cultura da empresa se desenvolverá, como você pensa sobre a tecnologia do local de trabalho e a experiência dos funcionários e para as políticas de que você precisa para garantir um trabalho justo e inclusivo, e um ambiente de trabalho saudável”, diz ela.

Para a TI, isso significa oferecer suporte aos usuários de inúmeras maneiras, incluindo equipamentos de provisionamento que permitem que os funcionários, onde quer que estejam, façam seu trabalho com conforto e sucesso, fornecendo a tecnologia de colaboração certa, digitalizando e automatizando processos de trabalho e protegendo dispositivos e dados. Mais fundamentalmente, significa coordenar-se com outros líderes da empresa para mudar a cultura corporativa e as políticas de criação para garantir um local de trabalho híbrido de sucesso.

Então, como os líderes de TI podem implementar políticas híbridas e remotas que beneficiam funcionários e empregadores a longo prazo? Aqui estão os conselhos de especialistas sobre como as organizações podem acertar desde o início.

Pense ‘primeiro remotamente’

“Você precisa de igualdade de condições”, diz Penny Pullan, especialista em Liderança de Trabalho Virtual e Híbrida e autora de livros como Virtual Leadership: Practical Strategies for Getting the Best Out of Virtual Work and Virtual Teams. “Quando você tem alguns [funcionários] no escritório e alguns remotos, as desigualdades podem começar a se infiltrar. Ao longo de muitos anos, ouvi pessoas dizerem: ‘Se eu estiver remoto e todo mundo estiver no escritório, é quase como se eu não existisse’”.

Murph ecoa esse pensamento. “Quando você olha para quem é elogiado e promovido em uma organização híbrida, é mais provável que aqueles que permanecem remotos por padrão tenham menos oportunidades de progressão na carreira por causa desse tipo de mentalidade ‘longe da vista, longe da mente’”, ele diz.

A abordagem totalmente virtual que a maioria das empresas adotou durante a pandemia nivelou temporariamente o campo de jogo, mas isso mudará quando alguns trabalhadores voltarem ao escritório, observa Pullan, que possui um PhD em nanotecnologia pela Universidade de Cambridge.

A melhor maneira de promover a igualdade entre equipes híbridas, diz ela, é ter o pensamento “remote-first” ao estabelecer normas de negócios e interações entre os funcionários. “Para tentar minimizar o potencial de preconceito inconsciente, sempre pare e diga: ‘O que estamos fazendo para o [grupo] remoto?’ Se estamos escolhendo uma nova forma de trabalhar, temos que ter sempre essa mentalidade ‘remote-first’”.

Murph aconselha as empresas a pensarem primeiro nos princípios do ‘remote-first’, não em termos de onde as pessoas trabalham, mas de como trabalham. Se você for ao escritório e fizer uma reunião, ele postula, “você basicamente faz essa reunião de maneira diferente no escritório, em comparação com o que faria se estivesse em casa?” As organizações precisam auditar seus processos e garantir que funcionem nos dias em que toda a força de trabalho não está no escritório; dessa forma, eles também funcionarão quando qualquer número de funcionários estiver no escritório, diz ele.

As interações com gerentes e entre colegas de trabalho também são importantes. “Provavelmente, você precisará de mais check-ins com pessoas remotas, porque não está esbarrando com elas da mesma forma que faria se estivesse no escritório”, diz Pullan. “Algo muito útil é ter horários em que todos estejam disponíveis e acessíveis. Seu funcionário pode não estar no escritório, mas você sabe que entre este e aquele horário na terça-feira, ou talvez algumas vezes por semana, todos estarão abertos para um bate-papo”.

As empresas também precisam pensar em como acomodar de forma justa as solicitações de agendamento dos funcionários para dias no escritório em comparação com os dias de casa, bem como medir o desempenho dos funcionários, diz Pullan. “Existem algumas histórias horríveis de empresas que usam aplicativos que monitoram os computadores de seus funcionários ou têm webcams que tiram fotos deles para ver se eles estão lá. Tudo isso apenas destruirá a confiança e a motivação. Você precisa medir as coisas importantes – que o trabalho seja feito”.

Uma das melhores maneiras de os trabalhadores remotos se sentirem envolvidos é perguntando o que pensam sobre como fazer o local de trabalho híbrido funcionar. “Obtenha a opinião de seus funcionários ao definir essas diretrizes e políticas”, diz Pullan. “Obviamente, haverá algumas políticas em toda a empresa que você precisará levar em consideração, mas para sua equipe, peça a opinião das pessoas. Descubra quais são suas preferências e comece a partir daí”.

A gestão deve dar o exemplo

Garantir que uma mentalidade remota priorize começa no topo, diz Murph. Os executivos devem trabalhar em casa pelo menos parte do tempo para estabelecer e reforçar a cultura da empresa que abraça o trabalho remoto tanto quanto o trabalho no escritório.

Murph relembra uma experiência com um antigo empregador: “Eu nunca sabia quando a equipe executiva estaria no escritório, e isso foi intencional … Isso significava que todos os nossos fluxos de trabalho tinham que funcionar nos dias em que eles também não estavam lá”.

Quando os executivos trabalham fora do escritório com frequência, “é um sinal de que você não precisa ir ao escritório para progredir na carreira e que há inclusão e flexibilidade reais”, diz Murph. Isso é um enorme alívio para cuidadores de idosos, pais que trabalham, cônjuges de militares e outros que podem se sentir pressionados a priorizar o tempo face a face no escritório em vez da família. “Se os executivos estão [trabalhando remotamente], você também pode. É um grande sinal, e não acho que muitos executivos apreciem isso”.

Tanto Murph quanto Pullan acreditam que o escritório não deve mais ser o epicentro do poder. “Se todas as pessoas seniores estão tendo reuniões cara a cara ou trabalhando pessoalmente em um prédio, então esse escritório é visto como o centro para a tomada de decisões, e as pessoas vão querer estar perto dele – enquanto que, se as pessoas seniores estão trabalhando remotamente, essa é outra maneira de superar esse preconceito, porque as pessoas simplesmente se esquecem de tentar ser vistas pela liderança sênior”.

Empresas em todo o mundo descobriram no início da pandemia que várias tecnologias de colaboração eram essenciais para a capacidade de suas equipes de se comunicar e trabalhar em conjunto de forma produtiva. Enquanto o software de videoconferência viu o maior aumento e atraiu mais atenção, as ferramentas de colaboração de todos os tipos se mostraram importantes.

Sem surpresa, Ashenden diz que a tecnologia de colaboração continuará a ser crucial, porque ela acredita que os trabalhadores híbridos serão padrão na maioria das organizações. Como resultado, o ambiente de colaboração digital inevitavelmente se tornará a única constante que garante que todos estejam conectados e atualizados com o progresso, estejam eles no escritório, em casa, no campo ou em viagem.

“Os processos que foram automatizados e digitalizados não voltarão a ser manuais e a nova onda de processos que surge à medida que as pessoas aprendem as cordas em um ambiente de trabalho híbrido será digitalmente nativa”, diz ela. “Isso em si é uma grande mudança e ajudará a impulsionar mais ideias transformacionais e inovações”.

Ashenden também observa que, embora possa ser tentador para os executivos se concentrarem na redução de custos por não ter uma mesa permanente para todos, eles não devem ignorar os investimentos em áreas como tecnologia e treinamento para garantir que as necessidades dos funcionários sejam atendidas e a empresa continue a ser um local agradável e produtivo para trabalhar.

Pullan instiga os líderes da empresa a considerarem o uso de ferramentas e plataformas de colaboração que apoiem as pessoas que trabalham juntas de forma assíncrona. “Embora vocês possam fazer as coisas ao mesmo tempo – reunir-se em uma videochamada agendada, por exemplo – deixar as pessoas trabalharem no horário que for melhor para elas é muito importante. Ser capaz de trabalhar em um documento de forma colaborativa, ou talvez colocar ideias em um quadro branco virtual, algo onde as pessoas possam fazer em seu próprio tempo, pode muitas vezes ser muito mais produtivo”, diz ela.

Ajude os funcionários remotos a vivenciar um pouco da vida no escritório

Incluir funcionários remotos em celebrações e outras ocasiões sociais nem sempre é fácil, mas ajuda muito a fazer com que se sintam parte da equipe. “Se você vai ter uma equipe social, pelo amor de Deus, não faça apenas uma reunião padrão do Zoom!”, diz Pullan. “Algo que as pessoas têm feito e que tem funcionado muito bem é o envio de caixinhas selecionadas de guloseimas” para trabalhadores remotos nessas ocasiões, diz ela.

Os trabalhadores remotos também apreciam quando as vantagens do escritório são oferecidas a eles, diz Pullan. Embora os trabalhadores não possam tirar proveito de uma academia no local ou lanchonete subsidiada, eles podem desfrutar de uma associação de academia local patrocinada pela empresa ou a entrega ocasional de almoço.

Melhor ainda, traga funcionários remotos para o escritório (quando for seguro fazer isso). Em um empregador anterior, Murph lembra: “Quando tínhamos grandes celebrações, digamos que atingimos esse marco importante ou se tivéssemos uma festa de fim de ano, por exemplo, a equipe faria um orçamento para levar todas as pessoas remotas para o escritório. Isso significa que as pessoas remotas sempre se sentiram apoiadas, como se houvesse a intenção ou orçamento dado para alavancar as viagens como um ponto de construção de cultura.

“Isso foi tão importante. Todos realmente gostavam do escritório, porque não era o lugar onde você ficava até tarde trabalhando em um projeto; era o lugar onde você podia ver as pessoas e perguntar sobre suas famílias e suas vidas”.

Quando trabalhadores remotos vierem ao escritório, torne-os especiais, aconselha Pullan. “Talvez você diga, em vez de sentar em uma sala escura olhando para o PowerPoint, que é o que muitas reuniões de equipe foram no passado, vamos gastar o tempo limitado que temos juntos e criar esses laços saindo e tendo um longo almoço em vez disso”.

Mude sua mentalidade ou fique para trás

No local de trabalho pós-pandemia, as empresas em todo o mundo terão que descobrir como evoluir e se tornar mais inclusivas de onde as pessoas trabalham, diz Murph.

“O que você vai ver saindo disso são empresas que permitem trabalho remoto e aquelas que oferecem suporte ao trabalho remoto”, diz ele. O primeiro grupo não fará nenhum esforço para tornar o trabalho remoto eficaz ou eficiente, enquanto o segundo grupo garantirá que as pessoas tenham ótimas experiências de trabalho onde quer que estejam. Eles investirão em equipamentos, ferramentas de software, treinamento e programas de desenvolvimento para garantir que seus funcionários tenham ótimas experiências de trabalho e resultados bem-sucedidos onde quer que estejam.

“Os melhores talentos escolherão as empresas que apoiam [o trabalho híbrido]”, diz Murph. “Prevejo uma mudança bastante significativa de talento decorrente disso, porque não há como colocar o gênio de volta na garrafa. Os funcionários agora sabem o que podem esperar e o que podem exigir”.

Para garantir que suas organizações não fiquem para trás, os líderes de TI não podem mais adiar a implementação de políticas bem pensadas e permanentes para trabalho remoto e híbrido.

“Aprenda lições de toda a empresa, compartilhe as melhores práticas, comemore os sucessos e encontre seus campeões”, diz Ashendon. “Há mais de um ano que estamos conversando sobre o que vem a seguir, mas esperamos que em breve possamos chegar ao ponto em que possamos sair desta crise mais fortes”.