Atualmente, dois terços dos colaboradores de empresas no mundo acreditam que mais da metade das reuniões que participam não são produtivas e tomam muito tempo das agendas já concorridas de todos os diferentes níveis de cargos dentro da empresa, de acordo com uma pesquisa realizada pela join.me em parceria com a consultoria Ovum.
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A questão é: por que as pessoas continuam participando de reuniões se as consideram ruins? O mundo mudou, mas, para muitos, os encontros corporativos são os mesmos. Enquanto o trabalho se torna cada vez mais flexível e virtual, as reuniões presenciais ainda representam 62% dos encontros corporativos no mundo.
É certo que as reuniões não podem ser dispensadas, afinal muitos brainstorms e direcionamento de processos são discutidos e avaliados em reuniões. Mas é possível deixá-las mais produtivas e quem sabe até menores. Veja as dicas dadas pela equipe de especialistas da join.me.
Comece cedo e termine logo
As reuniões são um mal necessário dentro das empresas, mas essa não é uma boa justificativa para perder tempo. Comece a reunião no horário e siga à risca o período estipulado anteriormente, mesmo que ocorram atrasos dos outros participantes. Esta é uma maneira eficaz de fazer com que as pessoas sejam objetivas nos temas discutidos e tomem as decisões mais rapidamente.
Siga o roteiro da reunião
É impossível preparar um roteiro sempre, mas tenha em mente quais são os objetivos daquela conversa e se atenha a eles. Outra boa estratégia é delimitar previamente por quanto tempo cada um dos assuntos será debatido e por quais participantes: é surpreendente descobrir que praticamente todas as discussões podem ser solucionadas em 10 minutos. Caso seja possível preparar um roteiro, não se esqueça de compartilhar com todos os envolvidos.
Foco no futuro
Reuniões são feitas por um motivo e quase sempre ocorrem para falar sobre os próximos passos a serem tomados a partir de uma situação. No final do encontro, faça um resumo do que foi discutido e alinhe as próximas etapas com a equipe, definindo responsabilidades e prazos. Usar ferramentas que gravem a conversa e enviem o arquivo para os participantes também ajudam a retomar tópicos que não foram bem definidos.
Escolha bem os participantes
Boas reuniões são aquelas que têm pessoas informadas e dispostas a colaborarem para solucionarem um problema ou darem novas ideias. Por isso, reduza ao máximo o número de participantes. Dessa forma, todos terão oportunidade de se expressarem e não se sentirão intimidados por falar em público.
Seja flexível na escolha do lugar
Nem sempre é possível agendar uma sala grande e arejada, com café da manhã à disposição. Explore a empresa em busca de cantinhos silenciosos e espaços de fácil acesso aos demais participantes. Ambientes nos quais todos fiquem em pé podem ser estrategicamente interessantes, pois a tática faz com que as pessoas sejam mais objetivas. Outra boa alternativa são as reuniões virtuais, nas quais a sala sempre está disponível e ainda permite conectar pessoas de diversas partes do mundo.
Experimente o ambiente virtual
Atualmente, um colaborador ou um parceiro não necessariamente tem que estar na mesma sala, cidade ou até mesmo país para uma reunião efetiva. O tempo de deslocamento de todos é precioso e nada melhor do que se reunir com os demais participantes sem precisar sair da própria mesa. Além de economizar tempo e recursos que seriam gastos com o transporte, as reuniões online tendem a ser mais objetivas.
Escolha bem suas ferramentas
Se a reunião for virtual, tenha certeza de que você está usando a ferramenta adequada para as suas necessidades, já que todos os colaboradores têm muito a fazer e não podem perder tempo com problemas de conexão ou downloads. Existem plataformas no mercado para reuniões on-line que não exigem instalações, o que facilita sua adoção.