A chegada do People Portal

Sergio Hartenberg

Certamente os funcionários de sua empresa não têm dificuldades para obter informações, nem sofrem daquele raro problema de procurar “quem entende daquele assunto”. O conhecimento está devidamente armazenado e disponibilizado. Tampouco o processo de solicitação de passagens e o reembolso de despesas é um ritual. Sua empresa passou por um processo de redução de custos e de recursos humanos, e os funcionários remanescentes estão preparados para realizar suas tarefas – atuais e novas, acumuladas após a demissão de alguns colegas e de seu “empowerment”. Se sua empresa não se enquadra nesta descrição, temos um boa notícia: vocês não são a exceção, e sim a regra.

Os maiores desafios organizacionais hoje estão relacionados ao processo de transformação da empresa. As mudanças estruturais são imperativas para o sucesso de qualquer um que queira sobreviver. Mas como realizá-las de forma tão abrangente e em tão pouco tempo?

O que a maioria das empresas não visualizou ainda é que, da mesma forma que a matéria prima “flui” dos fornecedores para a fábrica, é transformada, vendida e distribuída, o fluxo de informações da empresa deve acompanhar esse processo.

Isso é estratégico, na medida que mantém informadas diversas áreas sobre fatos relevantes, seja sobre a cadeia produtiva, seja sobre aspectos corporativos, e até mesmo sociais. Além disso, possibilita que as informações provenientes do mercado sejam absorvidas mais rapidamente, dando mais agilidade na resposta. O fluxo de informações, aliado ao de produtos, constitui um dos maiores desafios organizacionais da atualidade.

Uma das estratégias que mais têm sido utilizada atualmente para viabilizar a integração corporativa é a criação de um espaço “virtual”, baseado na Internet. Esse espaço ganha o nome de “portais corporativos” ou “intranets”.

Em seu estágio inicial, são disponibilizadas apenas listas de ramais, cardápio do restaurante e algumas informações corporativas. Tudo isso de forma simples, sem grandes processamentos, pesquisas complexas ou acessos a bancos de dados ou plano de contas. O segundo estágio inclui características mais “dinâmicas”, como pesquisa, metas e desempenho de cada área, e alguns resultados. Esta evolução leva a um estágio onde informações e serviços profissionais, pessoais, sociais e familiares podem ser encontrados no mesmo ambiente, criando assim o conceito de “People Portal”.

Estes “Portais de Pessoas” são a forma mais corporativa – e mais individual – de disponibilizar e incentivar a troca de informações. A utilização destes portais para fluxos de documentos certamente representa redução de custos, maior agilização nos processos e que os profissionais dediquem seu tempo a atividades que geram valor. Da mesma forma, pode-se obter economia com treinamento e viagens, utilizando-os para cursos não-presenciais.

Os portais de pessoas constituem uma forma rápida e eficaz de garantir a integração entre a empresa, seus funcionários e parceiros, ampliando ainda a troca de informações com clientes ou fornecedores, obtendo-se ganhos de produtividade ou melhor relacionamento com os clientes.

* Sergio Hartenberg é consultor de negócios e de TI

|Computerworld – Edição 352 – 17/10/2001|