Gerenciar o BYOD: não há certo ou errado, caro ou barato

Estudos globais apontam que mais da metade das organizações começou a aderir ao movimento Bring Your Own Device (BYOD). A campanha do BYOD nasceu com o fenômeno da consumerização e prega que os empregados trabalhem com os aparelhos que utilizam para fins pessoais, acabando com a distinção entre os usos pessoal e corporativo. É um sinal de que a convergência está indo além das tecnologias e passa a ser mais presente na vida das pessoas.

O BYOD libera os empregados para usar os dispositivos que mais os agradam durante a realização das tarefas profissionais. Como os consumidores finais estão sempre à frente da vanguarda tecnológica, as companhias perceberam que é muito mais negócio abraçar essa ideia do que proibir. Afinal, elas não podem fechar os olhos para a tendência, que segundo analistas de mercado, é impossível de brecar. 

Muitas corporações têm entendimento de que é melhor aceitar a consumerização de devices multiplataformas no ambiente corporativo do que barrá-la. A adesão ao movimento está acontecendo nas mais variadas formas. Há as que se anteciparam e decidiram subsidiar planos de serviços móveis dos funcionários para evitar dor de cabeça na aquisição e controle de equipamentos. Agora, a questão deixou de ser “permitir ou não permitir”, e passou a ser “como gerenciar esse mar de aparelhos”.

Algumas organizações, especialmente as do governo, saúde e defesa, questionam juridicamente: quem, na verdade, precisa ter um dispositivo? Não há ainda uma resposta clara para essa questão, mas a pergunta fundamental é quando a propriedade é necessária para ganhar o controle da gestão. As corporações mais conservadoras decidem, muitas vezes, que precisam ter a posse legal do aparelho.

Como resultado dessa discussão, consultores recomendam três diferentes abordagens para a gestão da propriedade, por ordem de popularidade. A primeira é compartilhada e estabelece que se os recursos corporativos forem acessados por um dispositivo pessoal, a empresa tem o direito de controlar e bloquear o device. Para colocar em prática essa política, é necessário criar normas por escrito e responsabilidades para ambas as partes.

O segundo modelo de gestão é a de propriedade das empresas pela qual a organização compra o dispositivo e permite seu uso para fins particulares. Os funcionários que não gostam do serviço em tais aparelhos (não podem ganhar minutos gratuitos ao telefonar para familiares e amigos) ficam livres para usar o equipamento pessoal, entretanto, sem acesso corporativo.

O terceiro é a transferência legal do dispositivo. Em alguns casos, essa propriedade é permanente. Mas há também a situação em que a organização compra o aparelho por um valor simbólico e dá ao profissional o direito de usá-lo para fins pessoais, comprometendo-se a vendê-lo de volta pelo mesmo preço quando o empregado deixar a empresa. Esse formato tem mais chances de obter aceitação. Uma das companhias que está praticando esse modelo no Brasil é a Hapvida Saúde, que entrega os devices aos seus empregados pelo regime de comodato.

“As empresas deverão aplicar o modelo de gestão que mais se adequa à sua cultura. Não há certo ou errado nem mais barato ou mais caro”, afirma a analista da IDC Brasil Célia Sarauza. Ela observa que a consumerização é um movimento muito forte no mercado externo e que as companhias locais têm de se preparar para abraçá-la de forma organizada.

Reembolsar um valor fixo pelo uso dos dispositivos na empresa pelos empregados pode limitar as despesas mensais por usuário e reduzir a probabilidade de aparelhos inativos passarem despercebidos. Além disso, pode-se eliminar a necessidade de lutar com as operadoras sobre problemas na fatura ou terceirizar essa atividade a uma companhia de gestão de despesas de telecomunicações (TEM).

Mas a mudança para um plano subsidiado, de um smartphone ou tablet de propriedade do funcionário, talvez traga economias, segundo avaliação de Michael Voellinger, vice-presidente-executivo da Telwares, consultoria e serviços de telecomunicações.

Pelos cálculos do consultor, nem sempre um plano desses é mais barato do que ativar e gerir um contrato para toda a empresa. Há muitas particularidades nos pacotes que precisam ser esclarecidas. Por exemplo, quando um funcionário viaja para fora do Brasil e acumula despesas de roaming, quem paga essa despesa? Caso ele ultrapasse a cota de dados por razões de trabalho, como se determina a parte desse gasto? Assim, o maior custo acaba sendo o tempo da equipe para descobrir e processar essas exceções e não os próprios gastos dos serviços. Caso os custos dos dispositivos sejam tratados como uma despesa reembolsável, torna-se difícil quantificar despesas de comunicações em toda a organização.

Gestão eficiente 
Muitas empresas que oferecem dispositivos móveis aos empregados não fazem monitoramento nem controle de forma eficiente, o que pode elevar os custos de comunicações. Muitas vezes, a companhia tem gastos de aparelhos “fantasmas”, que ela nem sabe. É o caso de pacotes de serviços que continuam sendo pagos mesmo depois que o empregado deixou a organização.

Voellinger aconselha as corporações a traçarem uma radiografia sobre o perfil de uso dos dispositivos móveis antes de aderirem ao movimento BYOD. Caso seja constatado que a utilização dos aparelhos para fins profissionais é limitada, um plano de subsídio, no qual o device é propriedade do funcionário, pode fazer sentido – uma vez que traz comodidade a um custo previsível.

Essa abordagem é útil também para organizações distribuídas geograficamente, especialmente as que abrangem múltiplos países, quando é possível se beneficiar dos descontos das operadoras para contratos de grandes volumes.
Para algumas empresas, o custo da consumerização não será fator decisivo: auditorias rigorosas ou normas de conformidade podem exigir que os sistemas pessoais e empresariais sejam mantidos em ambientes separados.

Embora Voellinger aconselhe as organizações a oferecer e administrar os dispositivos dos funcionários. Ele acredita que algumas vão acabar cuidando dos aparelhos que entram na companhia incentivados pelo movimento BYOD. Por isso, devem ser incluídos nas políticas de segurança.

Dispositivos protegidos
Um argumento para a prática do BYOD é possibilitar que os funcionários carreguem apenas um dispositivo. Hoje, é comum levarem para a empresa dois aparelhos com linhas diferentes. Tratam de questões pessoais nos seus telefones corporativos e recebem chamadas de trabalho em casa no smartphone particular.

É possível usar um mesmo aparelho para as duas finalidades. Mas as capacidades de transferência de dados representam um novo desafio. O fato de os dispositivos dos funcionários poderem armazenar e receber informações da empresa – como e-mails, contatos, calendários e documentos – é suficiente para fazer muitos CIOS e gestores de segurança da informação torcerem o nariz em relação à dupla utilização.

O instituto de pesquisas Gartner estima que mais de 15% das empresas de médio porte permitem que os funcionários usem seu próprio notebook no trabalho. Além disso, alguns usuários verificam contas de e-mail pessoais, acessam o iTunes ou Windows Media Player no trabalho para ouvir músicas nos computadores de trabalho. “A atenção está toda na mobilidade, mas o problema é universal”, constata Voellinger, da Telwares. “O risco ainda é o mesmo”, observa.

É por isso que o “segredo” da gestão dos dispositivos é “tratar os empregados como adultos” e usar um “modelo de confiança e verificação para o controle de políticas”, diz Ted Schadler, analista da Forrester. “É necessário parar de tratar a questão como se fosse um problema de policiamento, e abordá-la como gestão de risco.”

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