Seis dicas para superar as barreiras de comunicação e colaboração

CIOs e gerentes de negócios falharão em seus esforços para aprimorar o desempenho de resultados por meio de gerenciamento de processos de negócios (BPM). Isso acontecerá caso não consigam superar as principais barreiras para a comunicação interfuncional e colaboração, acredita o Gartner.

O instituto de pesquisas afirma que os líderes de negócios podem evitar essas falhas implementando colaboração extrema, um novo modelo operacional e um estilo extremo de colaboração.

“A colaboração é uma atividade crítica em muitos processos operacionais de negócios. E o modelo de colaboração extrema é essencialmente uma sala virtual ou um centro de crise para as pessoas se unirem e trabalhar em cooperação”, explica Janelle Hill, vice-presidente e analista do Gartner.

A seguir veja as seis melhores práticas para implementar uma cultura de colaboração extrema.

1. Promova a utilização de espaços virtuais e colaboração baseada na web
O Gartner afirma que uma forma de estimular novas formas de colaboração é selecionar uma atividade atualmente tratada por meio de métodos tradicionais, como encontros pessoais ou e-mail, e incentivar sua execução virtual por meio da web, por exemplo. Ambientes virtuais podem incluir redes sociais ou ferramentas de colaboração.

2. Explore o valor da comunicação em tempo real
A urgência da comunicação em tempo real, ou quase em tempo real, por meio de mensagens de texto, Twitter, Facebook, não é apenas uma moda passageira e as empresas devem abraçar e incentivar tal comportamento. Estabelecer hábitos de comunicação em tempo real no ambiente de trabalho permite um fluxo mais livre de informações e notificações mais pró-ativas, de modo que as pessoas possam responder rapidamente a eventos inesperados e interrupções de negócios.

Isso pode resolver o problema comum da informação atrasada enviada a partir de canais formais de comunicação. Comunicação em tempo real pode quebrar comportamentos de contar com a hierarquia de gestão para distribuir informação de forma adequada e, assim, ajudar a superar alguns dos desafios relacionados à comunicação organizacional.

3.  Utilize crowdsourcing e ferramentas de mídia social populares para facilitar a dinâmica de comunidades e colaboração
Uma boa maneira de iniciar a mentalidade de colaboração extrema é desencadear uma comunidade dinâmica para discutir sobre um problema. Isso envolve definir um tema e incentivar as pessoas a participar e começar a trabalhar.

Ao contrário de uma conversa em uma sala de reuniões, toda a comunicação é capturada. Por isso, há um claro registro do que foi discutido, o que contribuiu com ideias e resolução de problemas. Crowdsourcing também está provando ser eficaz para reunir pessoas que muitas vezes não se conhecem previamente para resolver desafios comuns.

4. Mudar sistemas de recompensa para incentivar a colaboração
Métodos atuais de gerenciamento de desempenho são ineficazes para processos centrados em organizações, pois eles desencorajam a colaboração ao premiar os esforços individuais em vez de apoiar a colaboração que oferece recomepensas e os esforços da equipe.

De acordo com o Gartner, as organizações que adotam colaboração extrema influenciam o comportamento colaborativo por recompensa que contribui para a resolução de problemas complexos, além de premiar resultados individuais.

O uso de tecnologias de colaboração também torna mais fácil acompanhar o comportamento colaborativo e alinhá-lo aos resultados alcançados.

5. Use análise de redes sociais para medir o comportamento de colaboração entre equipes
Outra maneira de medir e recompensar o comportamento colaborativo é rastrear como as pessoas interagem. Análise de redes sociais (SNA) monitora a influência social de uma pessoa. Uma cultura de colaboração extrema é construída com base em respeito, confiança e abertura. SNA é uma técnica para melhorar processos de negócios e identificar líderes fortes nas mídias sociais.

6. Como sair da zona de conforto
O Gartner lista alguns passos para que empresas, de fato, ingressem na era da colaboração. Veja abaixo.

• Designar participantes virtuais móveis nas reuniões. Ferramentas de vídeo móvel permitem que as pessoas participem em reuniões por meio de seus dispositivos móveis. Trata-se de um avanço dramático em comparação com a videoconferência, que requer instalações especializadas. Embora talvez não seja apropriado para grupos maiores, o modelo é eficaz para incluir especialistas-chave na conversa quando necessário.

• Use jogos para estimular novas formas de colaboração e interação criativa. Gamification é uma ótima maneira de estimular o engajamento na resolução de problemas coletivos. Experiências com técnicas baseadas em jogos podem levar pessoas a trabalhar em conjunto de novas maneiras.

• Considere desligar o e-mail por um período de tempo. Correio eletrônico é o principal meio de comunicação de negócios, mas é uma ferramenta colaborativa pobre. Para quebrar o hábito, as organizações devem tentar desativar o e-mail por um intervalo de tempo. Tais experiências vão forçar as pessoas a usar as redes sociais e comunicação em tempo real.