Consumerização: 9 coisas que é preciso saber

O BYOT (Bring Your Own Technology), estratégia para deixar os funcionários escolherem e comprarem os dispositivos que desejam usar para fazer o seu trabalho, desde PCs e laptops a smartphones e tablets, vem ganhando impulso no mercado corporativo. As máquinas pertencem aos empregados, que as levam junto com eles ao saírem da empresa.

CIOs que já começaram a implantar políticas para BYOT estão dando início a uma nova era no consumo de TI. Eles procuram cortar custos e mudar a maneira de interação entre a equipe de TI e os demais funcinários da comapnhaia. Eles também esperam melhorar a produtividade da equipe de TI recém-libertada de algumas tarefas típicas de suporte.

Além disso, o BYOT pode elevar o moral, reconhecendo a crescente demanda de funcionários para usar a tecnologia que eles gostam mais, diz Leslie Jones, CIO da Motorola Solutions.”O BYOT é um grande reconhecimento da realidade”, diz ela.

Alguns CIOs, no entanto, dizem que a liberdade de uso de tecnologias pessoais no ambiente corporativo é uma ideia vazia que não promove redução de custos, porque cria problemas de segurança potencialmente caros, além de problemas de controle da TI. Por isso, embora em crescimento, empresas que oferecem programas de pleno direito de BYOT ainda são minoria. Em um levantamento exclusivo com 476 líderes de TI, a revista CIO americana descobriu que 69% não permite que os funcionários comprem seu próprio equipamento para o trabalho, enquanto apenas 24% o fazem.

Entre as 131 empresas que permitem que BYOT, a maioria apenas sugerem os equipamentos que os funcionários devem usar, deixando a decisão final para cada um deles. Apenas 22% exigem que os empregados escolham os dispositivos de uma lista específica. Outros 38% permitem que os funcionários escolham qualquer dispositivo.

Mas qual a melhor política e como medir o verdadeiro valor da BYOT? Na opinião de Mike Cunningham, diretor de tecnologia da Kraft Foods, é necessário adotar un planejamento cuidadoso e e testes metódicos para saber o que precisa ser controlado e que pode ser liberado.

Algumas regras que já governam o uso da tecnologia corporativa pode ajudar diretamente os programas de BYOT, como proibir os funcionários de utilizarem um dispositivo usado para o trabalho para ter acesso a sites notoriamente inseguros como dos de jogos de azar ou pornografia. Mas o BYOT requer outros cuidados que vão além do senso comum. Entre eles:

1. Não proibir o BYOT por questões de segurança.

Afastar o BYOT por questões de segurança é uma reação instintiva, diz Doug Caddell, CIO de um escritório de advocacia onde 400 iPads estão em uso como parte de um programa BYOT que começou em fevereiro. “Você ouve muito sobre por que você não pode fazer algo em vez de por que você pode fazer algo”, diz ele. Caddell orienta seus usuários a protegerem seus iPads com senhas. Também orienta os advogados, que trabalham com materiais sensíveis, a não armazenarem documentos nos dispositivos pessoais, mas nos servidores da empresa. “Problemas de segurança não são insuperáveis”, diz ele.

Como os dispositivos pessoais ficaram mais inteligentes e capazes de armazenar e fazer mais com os dados corporativos, eles também se tornaram um grande alvo para hackers. Portanto, smartphones e tablets que não tiverem antivírus e anti-malwares instalados para protegê-los não podem se conectar à rede da empresa. E é a rede corporativa que pode se tornar a maior aliada para fazer cumprir a política de segurança, detectando dispositivos que estão rodando o antivírus e anti-malware, negando acesso aos que não estão rodando esses programas.

2. Virtualizar primeiro.

Para ter certeza de que os dados da empresa usados nos dispositivos pessoais estão minimamente seguros a solução mais indicada é permitir o acesso a eles somente através de aplicações móveis baseadas no ambiente virtual da empresa, disponíveis através de uma rede segura. Os usuários devem também concordar em não armazenar dados em seus dispositivos. Os laptops, tablets, netbooks ou smartphones atuam apenas como uma interface que permitem ao usuário trabalhar com as informações corporativas.

A arquitetura tem que ser o primeiro no lugar trabalhado pelo CIO que pretende implementar políticas de BYOT. A Whirlpool está testando BYOT com 200 funcionários e pretende fazer com que pelo menos metade dos funcionários da empresa trabalhe em um ambiente virtual, independentemente de usar seu próprio dispositivo ou o fornecido pela companhia.

Muitas empresas estão virtualizando aplicações de qualquer maneira, para economizar em custos de servidores e dispositivos, entre outros motivos. A virtualização faz todo o sentido também em uma situação BYOT. Não há sentido em permitir que BYOT sem primeiro ter criado aplicações empresariais para que possam ser facilmente acessadas por dispositivos móveis.

3. Cuidar melhor da infraestrutura disponível.

Com a virtualização e a mobilidade, mais e mais dados serão transferidos de e para os servidores centrais. Poder de processamento, tempo de resposta dos servidores e  Interrupções de conectividade passam a ser  preocupações fundamentais.  Se as pessoas não estão conectados à central,  não podem trabalhar.

Por outro lado, na Kraft, por exemplo, o CTO tem notado uma melhora no throughput da rede. Há muito menos dados fluindo para fora dos servidores do que em uma configuração cliente-servidor, diz ele, tornando a rede mais rápida.

4. Decidir quem fará o quê.

Desde o início, os líderes de TI devem transmitir aos participantes de programas de BYOT que eles, e não a equipe de TI, são responsáveis ​​por cuidar de seu smartphones,  tablets ou laptops, diz Jared Mittleman, CTO da AG Semiconductor. E alguns dispositivos podem ser mais difíceis para conectar à rede corporativa que outros.

Por exemplo, BlackBerrys estão entre os dispositivos mais comumente utilizados na AG. Portanto, alguns dos mais fáceis de suportar. Mas o chefe Mittleman comprou um iPhone no ano passado. Mittleman explicou a ele que o acesso a algumas aplicações corporativas poderia apresentar problemas de incompatibilidade com o iOS. Também estipulou que seu chefe tinha que ajudar a trabalhar com qualquer problema técnico.

5. Saiber quando dizer não.

Na Kraft Foods, só 800 funcionários participam do programa no BYOT. Nas fábricas, por exemplo, os trabalhadores têm de usar computadores específicos para controlar a produção de cereal ou macarrão, fornecidos pela empresa. “Nós não vamos ter alguém aparecendo na fábrica com um dispositivo pessoal  e tentar instalá-lo na nossa linha de produção.”

6. Doutrinar – educadamente, é claro.

Treinamento cuidadoso é uma obrigação antes que alguém conecte um dispositivo pessoal à rede corporativa. Usuários ansiosos por usarem suas  novas máquinas devem primeiro entender os prós e contras da política de BYOT, diz Mittleman.

“Seus usuários são seu elo mais fraco”, diz ele. “Eles têm o controle físico do dispositivo e acesso lógico a dados corporativos. Eles são a linha de frente contra ataque”, afirma Cunningham, da Kraft Foods.

7. Decidir quem paga e quanto.

A Whirlpoolestá oferecendo reembolso de algumas centenas de dólares para dispositivos adquiridos pessoalmente por seus funcionários. A empresa ainda não definiu o montante total por empregado ainda. Também ainda não sabe se fará o reembolso em um pagamento único ou em um ciclos atualização todos os anos, semelhante a um ciclo tradicional de upgrade dos PCs.

O escritório de advocacia Foley e Lardner oferece reembolso de até 3.800 dólares a cada três anos. Mas muitas empresas não oferecem nenhum subsídio de tecnologia, de acordo com a pesquisa da CIO. Das 131 empresas que disseram ter um programa BYOT, uma em cada quatro cobre o custo integral de um dispositivo pessoal e 36% fornecem alguma ajuda financeira. Mas 60% entrevistados não fazem qualquer reembolso.

No caso de optarem pelo reembolso, os CIOs devem definir com o departamento de contabilidade sobre a melhor forma de administrar os fundos para os programas de BYOT.

8. Saber se você pode ou não economizar dinheiro ….

Quando o programa da Whirlpool for totalmente implementado nos próximos 18 meses, a empresa espera economizar dinheiro em compras e suporte. A empresa também espera melhor engajamento dos funcionários, medido em um levantamento anual a partir de perguntas como: “Você tem as ferramentas certas para fazer o seu trabalho?” E “Você é parte de uma força de trabalho verdadeiramente móvel?”

No entanto, entre participantes da nossa pesquisa há algumas dúvidas sobre economia de custos. Trinta e um por cento afirmaram ter registrado econoias em hardware e suporte, enquanto 43% não relatam qualquer economia.

9. … ou se você vai mudar a cultura da empresa.

Passado mais de um ano da implantação do programa de BYOT da Kraft, Cunningham diz que ele contribuiu par redução dos cutsos com suporte de hardware. Mas que esse não foi o ganho mais relevante. Ele está no fato das pessoas terem se tornado mais produtivas e melhorado o equilíbrio trabalho-vida. Ao permitir que os funcionários escolhessem a tecnologia que mais gostam de usar, a empresa passou a atrair novas contratações também. “Eles pensam: ‘eu posso trabalhar com esta empresa, que não tem regras draconianas”.

Um subproduto de libertar os funcionários para comprar e tentar a sua própria tecnologia é que eles podem descobrir ferramentas de produtividade que o departamento de TI, por uma questão ou outra, pode ter ignorado.