Cinco dicas para aumentar a produtividade no Google Apps

Todo mundo quer trabalhar com menos aborrecimentos, por isso algumas atualizações do Google podem dar uma mão para alcançar exatamente isso. Aqui damos algumas dicas de como você pode usar o Gmail de forma mais eficiente, colaborar melhor com as pessoas que não são usuários do Google Apps, definir lembretes localizações móveis e muito mais.

1 . Envie e visualize documentos sem fazer cadastro

Se alguém lhe enviou um documento do Google, slide ou desenho, você geralmente tem que entrar na sua conta do Google para visualizá-lo. Se você não possuir uma conta Google você não estava com sorte: ou você teria que criar um ou não conseguiria acessar o arquivo. Mas o Google mudou esse processo na segunda-feira, tornando mais fácil para os usuários visualizarem documentos, mesmo se eles não estão assinados ou possuem uma conta do Google.

Por não ser mais necessário fazer o cadastro, o Google agora gera um link de compartilhamento que permite a qualquer pessoa ver o conteúdo em questão. Se essa pessoa, em seguida, cria uma conta Google, acontecem duas coisas: em primeiro lugar, o link de compartilhamento não funcionará mais para novos usuários acessarem o arquivo e a caixa de diálogo de compartilhamento dirá o convite foi aceito. Então, qualquer usuário que acessou o arquivo usando o link de compartilhamento, enquanto ele estava em modo aberto em sua conta Google, será adicionado à lista de compartilhamento de arquivo e o acesso será mantido.

Usuários sem uma conta do Google serão capazes somente de visualizar o arquivo; uma conta do Google será exigida para que a pessoa possa editá-lo. Os administradores do Google Apps podem evitar esse recurso no painel de controles desativando o compartilhamento de fora do domínio.

2. Obtenha gratuitamente o Quickoffice

O Google anunciou no mês passado que iria tornar o Quickoffice acessível a todos gratuitamente. O Quickoffice é um aplicativo que permite que você edite documentos do Microsoft Office em todos os seus dispositivos. Ele também funciona com o Google Drive para que você possa acessar os arquivos de qualquer lugar.

Quickoffice também vem com alguns novos recursos: v pode criar pastas ZIP e visualizar gráficos em Excel e PowerPoint. O aplicativo funciona em todos os dispositivos, por isso você não precisa se preocupar em instalar versões separadas quando passa a editar do seu telefone para o seu tablet. Você pode baixar o aplicativo Quickoffice para Android e iOS no Google Play e na App Store.

3. Componha e-mail em modo tela cheia

O design mais recente do Gmail apresenta uma janela pop -up menor para mensagens que nem todo mundo gosta. O Google lançou recentemente uma atualização que permite utilizar o modo tela cheia para composição de mensagens. Para acessá-lo, clique no botão Escrever, em seguida, clique no ícone de seta dupla no canto superior direito da janela de composição. Para tornar esta opção o seu modo de exibição padrão, vá para o menu de opções no canto inferior direito de compor e escolher “Padrão para tela cheia”. Ambos os tipos de telas de redação pode ser minimizadas, clicando na barra preta na parte superior.

4 . Responda e-mails sem abri-los

Os botões rápidos do Gmail permitem agir em um e-mail de sua caixa de entrada sem ter que abrir a mensagem individual. Por exemplo,  você pode confirmar presença de um convite enviado por um amigo, seguir de volta alguns usuários do Twitter e até mesmo ver os tweets sem ter de abrir a mensagem. Esses botões aparecem ao lado de certos tipos de mensagens em sua caixa de entrada e ainda estão sendo disponibilizados para usuários.

5. Use os lembretes do Google Keep

O Google Keep é um serviço de anotações que permite definir lembretes, inserir imagens e adicionar novas listas. O Google anunciou esta função no início deste ano para Android, Web e Chrome. Sua última atualização, no entanto, trabalha com o Google Now, um serviço de localização móvel, para lembrá-lo de tarefas e recados enquanto estiver na hora e lugar certa certos.

Por exemplo, você pode criar uma lista de compras no Google Keep, em seguida, definir um lembrete para o tempo e lugar. Quando chega a hora – ou quando você está perto do supermercado – Google irá lembrá-lo. Para começar, selecione o botão “Lembrar-me” na parte inferior de qualquer nota e escolher o tipo de lembrança que você deseja adicionar: Você pode adicionar lembretes baseados em tempo de uma data e hora específica ou um tempo mais amplo do dia, como “amanhã à tarde”. Você pode adicionar locais, também. Se os seus planos mudarem e você não estiver pronto para completar uma tarefa, você pode adiá-la e escolher um melhor momento ou lugar. Você pode baixa-lo no Google Play ou na Web.