Primeiras impressões sobre os aplicativos do Office 365

É justo dizer que a Microsoft inventou a Web 2.0 com o serviço de e-mail original Outlook Web Access. Foi a primeira implementação proeminente de um front-end web com links em tempo real com dados de back-end e interface de usuário que se aproximava de uma interface de uso gráfico do desktop. Hoje, parece primitivo e, de fato, até o Office 365, a Microsoft fez pouco para aprimorar a interface. Pior, funcionava muito melhor no Internet Explorer do que em outros navegadores – e muitos usuários passaram a evitar o Internet Explorer.

Os aplicativos web estão muito melhores agora. Minha experiência com eles faz-me sentir bem sobre minha decisão de, em algum momento, deixar para trás a edição do Office 365 que inclui o software para desktop. Eu não vejo muito que poderia querer fazer e não posso. Eu posso até mesmo imprimir em impressoras locais, uma coisa que o Google Apps não permite, pelo menos não diretamente. O vídeo da Microsoft abaixo mostra o aplicativo PowerPoint Web rodando em dois sistemas separados, ambos editando a mesma apresentação. As mudanças feitas por um são refletidas no outro. Por mais brilhante que parece, não é invenção da Microsoft. O Google Apps fazia isso desde o começo, em 2006. Os aplicativos do Google Apps, especialmente a planilha, começaram bem primitivos e quase inúteis. Pelo o que vi recentemente, eles melhoraram muito. Agora as planilhas suportam pivot table e pude até mesmo importar planilhas que, há alguns anos, eram complexas demais para as planilhas do Google. Pelo o que pude notar, o principal ponto fraco é o layout, em que o Office tem muito mais funções. Dito isto, é mais difícil dispensar o Google Apps ultimamente. Apenas olhe para a comparação entre as planilhas do aplicativo Excel e do Google Apps, mostradas aqui.

Mas, talvez a questão seja irrelevante. Para um negócio, a habilidade de usar o Excel, incluindo a versão para desktop, é uma grande vantagem. Com o Google Apps, negócios maiores estão destinados a encontrar limitações. Eu não encontrei, especialmente ao lidar com documentos legados.

Eu deveria ter me planejado melhor

Qualquer administrador se preparando para uma migração significativa entre sistemas sabe disso: você precisa se preparar para o que pode dar errado, porque geralmente alguma coisa dá errado. Eu planejei começar minha migração em uma sexta-feira à noite, como um negócio deve fazer, para concentrar interrupções em momentos menos cruciais. Quase imediatamente, me deparei com dois obstáculos, que foram absolutamente culpa minha.

O primeiro: o domínio para onde estava migrando estava configurado de forma complicada, registrado em uma registrar, mas com o DNS de autorização em outra diferente. Além disso, o domínio estava preso na registrar. Eu tive de fazer mudanças nos dois registrar, mas para destravar o domínio tive de preencher um formulário e envia-lo via fax, junto com um documento com foto, para a registrar. Pior, era uma sexta à noite e grandes chances de que ninguém veria até segunda de manhã. (Esse processo pode parecer absurdamente primitivo e inconveniente, mas é parte de um esforço para proteger domínios de roubo e abuso, e eu aprecio a necessidade de impedir velocidade, a fim de que os ladrões não realizem seus crimes). Felizmente, havia duas coisas que eu podia fazer enquanto esperava.

Assim que o domínio foi destravado, eu me deparei com o problema número dois, que foi o endereço de e-mail que eu iria utilizar como administrador do meu domínio Office 365 ser o mesmo que eu havia usado por muitos anos como meu Windows/Live/Passport ID. Os sistemas da Microsoft ficaram tão confusos com isso que levaram boas 24 horas trabalhando com um engenheiro de suporte para solucionar.

A barreira final foi a migração dos dados em si, que também já expliquei aqui.

Se eu tivesse os recursos e o tempo, talvez tivesse conseguido fazer parte do trabalho antes de mudar a estrutura do domínio, mas isso não teria mudado a lição geral: É preciso saber o que esperar quando realmente se começa o processo de migração. Eu também deveria ter planejado melhor, antecipadamente, e investigado cada estágio do processo.

Um bônus inesperado

Muitas pessoas amam o Gmail e muitas odeiam o Outlook. Eu não. Acho o Gmail ok, mas não é tão poderoso e utilizável quanto o Outlook desktop ou o aplicativo web. Esta foi a principal impressão que tive depois da migração: estou muito feliz por estar usando o Outlook de novo.

No processo, obtive um bônus inesperado, embora, em retrospecto, eu deveria ter esperado por isso: O Outlook é um excelente leitor de RSS. Ele trata os feeds como pastas normais e você le os artigos que chegam como lê um e-mail.  Eles aparecem como mensagens não lidas e você pode, facilmente, encaminha-los como e-mail, edita-los ou fazer anotações. E, ao colocar os feeds na conta do Exchange, você mantem sua leitura atualizada mesmo que leia de diversos dispositivos. Agora que migrei, o fato de o Google encerrar o Google Reader já não aflige.

Daqui alguns anos, talvez eu fale sobre os problemas que, inevitavelmente, encontrarei no Office 365, mas espero que a Microsoft dê mais atenção a ele do que Google dá ao Apps.

A Microsoft parece mais faminta e mais comprometida com seus produtos, por isso eles parecem tão bons e os do Google parecem velhos, sem graça e cansados. Por enquanto, a sensação é boa.