Aflito com o Dropbox? WatchDox tenta aliviar o medo dos CIOs

Seria mais fácil para os CIOs apoiar a estratégia bring yor own device se a mesma não fosse para todos aqueles usuários sem limite. Dê-lhes uma polegada e eles agarram uma milha. “Há uma expectativa do usuário de acesso a todos os seus dados em todos os seus dispositivos”, disse Ryan Kalember, diretor de produto da WatchDox. “A parte mais difícil de provisionar o acesso é a sensibilidade dos documentos.”

Há um tesouro prontamente disponível, ferramentas de fácil uso para possibilitar o acesso e a colaboração entre os funcionários. Mas as preocupações de segurança levaram a IBM a dizer não para algumas dessas aplicações em sua rede, tais como Dropbox. Kalember pontua uma razão básica: mesmo plataformas que investem pesadamente em nível de segurança empresarial não abordam a fundamental falta de controle. Se um funcionário pode acessar um arquivo com segurança, mas, em seguida, envia email a qualquer pessoa, em qualquer lugar, já não tem qualquer poder sobre ele.

“Mesmo se você esta seguro de mover arquivos do ponto A ao ponto B, você realmente não deve fazer ao menos que esteja realmente controlando como eles são usados”, disse Kalember. “Todo mundo recebe email de cliente e todo mundo pode facilmente conectar um PDF e enviá-lo em qualquer lugar do mundo.”

Kalember é um pouco tendencioso: WatchDox é colocar o controle de volta nas mãos da TI, de modo a permitir que as empresas aproveitem os lados positivos da mobilidade, da nuvem e várias iterações da tendência BYOD. A plataforma permite que os usuários corporativos acessem, modifiquem e compartilhem arquivos através de qualquer dispositivo, seja na rede corporativa ou não. A TI, por outro lado, pode acompanhar e controlar os arquivos e tudo o que um usuário faz com eles. Os administradores podem revogar o acesso, tanto do usuário quanto ao nível do dispositivo, mesmo depois que um arquivo foi transferido para um iPad pessoal, laptop ou qualquer outro hardware. Regras de TI podem ser emitidas automaticamente, policiadas e executadas. Em julho, a empresa vai expandir o WatchDox Sync para incluir espaços de trabalho compartilhados por equipes, além de pastas individuais.

Se tudo isso soa um pouco Big Brother virtual, bem, isso é. Esse nível de controle e visibilidade permite que os profissionais de TI durmam à noite. Mas os usuários finais não parecem se importar muito, desde que eles possam usar seus iPads e outros dispositivos para o trabalho, sem muita bagunça e barulho.

Esse tem sido o caso da Blackstone, empresa de investimento de bilhões de dólares. A companhia começou a testar o WatchDox como uma ferramenta para o estabelecimento de comunicações com investidores sensíveis. Grande parte dessa informação é enviada via PDF; o CIO da Blackstone, Bill Murphy, estava altamente incomodado com a falta de visibilidade sobre o que aconteceu com esses dados. A implementação foi um sucesso e Blackstone decidiu por estender o WatchDox para outros casos de uso interno e externo.

“É, pegou como fogo”, disse Murphy em uma entrevista. “Nós começamos em janeiro, com 50 usuários, estamos já em mais de 500.” Isso é apesar do fato de que os funcionários não são obrigados pela TI a usar o WatchDox. “Nós não empurramos a solução neles”, disse Murphy. Em vez disso, Blackstone posicionou o produto internamente como o melhor método de se comunicar de forma segura com as partes externas e também para ter acesso aos ficheiros de trabalho a partir de qualquer dispositivo, a qualquer momento. Murphy é mais um pouco tendencioso: após testar a plataforma WatchDox, Blackstone não se satisfez como um cliente, tornou-se um investidor.

Murphy credita parte da adoção viral para a facilidade de uso. “A maioria das soluções de segurança vem com um imposto, que é performance ou usabilidade”, disse ele.

WatchDox deu aos empregados da Blackstone mais liberdade para fazer o que quiserem em termos de dispositivos e de dados. A empresa não teve nenhum método uniforme de permitir – e muito menos garantir ? acesso a qualquer hora, em qualquer lugar, principalmente em dispositivos móveis.
Blackstone aprova uma forma limitada de BYOD; funcionários são convidados a utilizar os seus próprios dispositivos IOS, mas Android e outras plataformas não são bem vindas. Como outras organizações, a empresa havia obtido uma combinação de aplicativos provisionados “fora da cadeia de aprovação corporativa”, segundo Murphy. Hoje, Blackstone proíbe Dropbox, os funcionários podem usar Box.net se as partes externas escolherem compartilhar arquivos por meio dessa plataforma, mas não faz provisão em suas próprias contas.

Para Murphy, o lançamento WatchDox tem mudado esse cenário para o ar rarefeito, onde os usuários finais e a TI obtém exatamente o que eles querem de uma implantação de tecnologia. Os funcionários têm acesso irrestrito – pelo menos a partir de sua perspectiva – para todas as suas coisas, seja em seus iPads, laptops emitidos pela empresa ou quaisquer outros dispositivos. A TI tem acesso irrestrito, também – da mesma forma definida pela sua perspectiva sobre essa frase.

“Todo mundo diz que eles estão seguros, mas é certos níveis de segurança”, disse Murphy. “Depois que você adquire, o pessoal de auditoria e compliance passam a amar o WatchDox porque eles sabem exatamente o que está acontecendo com todos os documentos.”