Por que você deve considerar a adoção do Office 365 ou do Google for Work o quanto antes

Projetos de migração tecnológica são sempre delicados. Muitos
gestores adiam esse tipo de iniciativa ao máximo. A nuvem, porém, veio
como um imperativo e trouxe mudanças profundas no contexto de TI.

O conceito avança e ganha cada vez mais espaço nas organizações.
Algumas ferramentas em nuvem, aos poucos, deixam de ser a exceção e se
tornam o padrão em uso pelas companhias. Sistemas de colaboração se
enquadram nesse grupo.

Levar o e-mail, as planilhas, o editor de textos, o calendário, etc
para a nuvem ajuda a reduzir esforços consideráveis dos times de TI e, na grande maioria dos casos, a gerar ganhos de produtividade. Isso ocorre porque os fabricantes investiram pesado na
criação de ferramentas mais modernas rodando na nuvem.

A seguir, listamos quatro dicas para quem quer adotar as ferramentas
de colaboração mais comuns nas empresas hoje: o Microsoft Office 365
e o Google For Work.

1. Abrace a dinâmica da nuvem
Enquanto os times de TI, tradicionalmente, se encarregam de realizar
as atualizações e a entrega de novas aplicações em trabalhos que exigem
grande esforço, os serviços em nuvem fazem isso de forma praticamente
automática.

A velocidade, no final das contas, é um dos princípios da nuvem.

O modelo usa também a premissa de ser mais simples para adição (e
retirada) de usuários dos serviços, além de ser mais intuitivas e
adaptável a novos dispositivos.

Bob Davis, vice-presidente responsável pelo Office 365, aconselha que
gestores de TI promovam uma mudança de mindset nos serviços de TI para
abraçar a dinâmica da cloud.

“A grande diferença da nuvem para on-premises é o acesso contínuo às
inovações proporcionadas pela nuvem”, reforça o executivo da Microsoft,
sinalizando que as empresas precisam se abrir para essa vantagem.

Para Patrick Schablitzki, líder do Google For Work, os serviços em
nuvem oferecem a oportunidade de uma inovação continua. A ideia é que as
empresas usem isso para encorajar os usuários a otimizarem seus
processos de negócios.

2. Desenvolva um plano com objetivos específicos
Muitas empresas avaliam serviços em nuvem sem antes ter um plano ou
uma visão completa de como aquilo pode, de fato, trazer melhorias aos seus
negócios.

Cabe aos CIOs assumir papel de protagonistas na definição dos
objetivos e serem hábeis para medir os resultados trazidos por suítes de
produtividade em nuvem.

Definir os ganhos a serem atingidos e medir o avanço do
projeto permite uma migração mais suave e a identificação mais clara dos
benefícios trazidos pela nova plataforma.

3. Quantifique os impactos de maneira ampla, não apenas os custos
As empresas devem encontrar o ponto de equilíbrio entre os riscos e
os ganhos gerados a partir da transição para a nuvem. “É mais simples
quantificar custos, mas muito difícil mensurar ganhos em agilidade”,
comenta Liz Herbert, vice-presidente da Forrester.

“Tenha certeza que os impactos de negócio trazidos com a nuvem são
igualmente, senão mais, importantes que as economias trazidas pelo
conceito”, adiciona a especialista.

Os CIOs também devem assumir a responsabilidade de compartilhar com a
organização a visão que levou a empresa a adotar serviços em nuvem,
aconselha Schablitzki.

O executivo da Google afirma que isso considera a criação de uma
mensagem sobre as vantagens trazidas pelo modelo e o valor que adicionará às operações.

4. Pise fundo no acelerador
A maioria das empresas (com razão) é bastante cautelosa com relação a
mudanças. Já os líderes de TI tendem a evitar transições muito rápidas.
Muitas empresas recomendam ir com calma. 

Contudo, os executivos da Microsoft e da Google rechaçam essa ideia e
defendem que implementar um serviço em nuvem de cada vez pode acarretar  perda da essência do movimento.

“A soma de soluções é maior do que a adoção de serviços em partes”,
avalia Davis, para adicionar: “Em vez de fazer múltiplas transições
para diferentes serviços, faça o máximo possível de uma só vez e faça
direito”.

“A chave para vencer o receio e a resistência é um patrocinador forte
e argumentos claros do benefício de levar essas aplicações para a nuvem”,
enfatiza Schablitzki.